Los líderes verdaderamente grandes entienden que el éxito se logra eliminando los problemas antes de que sucedan. Aquí es donde un análisis de causa raíz puede resultar invaluable.

¿Qué es el Análisis de Causa Raíz?

El análisis de la causa raíz (RCA), es un proceso utilizado para determinar la causa subyacente de un problema. Cuando se identifica y se comprende la causa subyacente o la raíz de un problema, se puede remediar y evitar en el futuro.

La forma más fácil de comprender el análisis de causa raíz es pensar en problemas comunes. Si estamos enfermos, iremos a un médico y le pediremos que busque la causa de nuestra enfermedad. Si nuestro automóvil deja de funcionar, le pediremos a un mecánico que encuentre la causa raíz del problema.

Objetivos del Análisis de Causa Raíz

El primer objetivo del análisis de causa raíz es descubrir la causa raíz de un problema o evento.

El segundo objetivo es comprender completamente cómo solucionar, compensar o aprender de cualquier problema subyacente dentro de la causa raíz.

El tercer objetivo es aplicar lo que aprendemos de este análisis para prevenir sistemáticamente problemas futuros o repetir éxitos.

Metodología para el Análisis de Causa Raíz

El análisis de causa raíz se puede realizar con una colección de principios, técnicas y metodologías que se pueden aprovechar para identificar las causas raíz de un evento o tendencia. Mirando más allá de la causa y efecto superficial, RCA puede mostrar dónde fallaron los procesos o sistemas o causaron un problema en primer lugar.

La clave para descubrir la causa raíz de un problema particular es preguntar "¿por qué?" ¿Por qué falló ese equipo? ¿Por qué ese empleado tomó esa decisión? Y así sucesivamente. Cada pregunta de "por qué" debería conducir a una pregunta adicional hasta que, eventualmente, se identifique una causa raíz.

Reunión para el Análisis de Causa Raíz

Una reunión de análisis de causa raíz tiene un problema claro, un líder y partes interesadas. La directriz más importante para la reunión en sí es que el propósito es aprender y mejorar, no asignar culpas ni desahogarse. Hay que suponer que cualquier problema es prevenible y vale la pena prevenirlo. Los problemas son causados por sistemas insuficientemente robustos en lugar de la incompetencia individual. Incluso en el caso de que una persona cometa un error, debemos preguntarnos "¿por qué nuestras herramientas hacen que ese error sea tan fácil de cometer?"

La persona que dirige la reunión debe liderar al equipo en una lluvia de ideas para cada uno de los problemas seleccionados. Es importante que el líder esté capacitado para elegir una y sólo una solución para cada problema, y luego asignarla a alguien para que lo solucione.

El costo de las soluciones es proporcional al problema causado. Esto debería facilitar la aceptación de otros gerentes o ejecutivos. Después de todo, si se trata de un problema grave como la interrupción del servicio del sitio, ¿realmente quieren ser vistos como la persona que se interpone en la solución? Y si es un problema menor, ¿realmente se opondrán a unas horas de trabajo extra aquí y allá, si es por una buena causa?

Principios básicos

Existen algunos principios básicos que guían el análisis eficaz de la causa raíz. Esto no solo ayudará a la calidad del análisis, sino que también ayudará al analista a ganar la confianza y la aceptación de las partes interesadas

Concentrarse en corregir y remediar las causas raíz en lugar de solo los síntomas.

No ignorar la importancia de tratar los síntomas para el alivio a corto plazo.

Tener en cuenta que puede haber, y a menudo hay, múltiples causas raíz.

Concentrarse en cómo y por qué sucedió algo.

Ser metódico y encontrar evidencia concreta de causa y efecto para respaldar las afirmaciones de causa raíz.

Proporcionar suficiente información para informar un curso de acción correctivo.

Considera cómo se puede prevenir (o replicar) una causa raíz en el futuro.

Cuando analizamos problemas y causas profundos, es importante adoptar un enfoque integral y holístico. Además de descubrir la causa raíz, debemos esforzarnos por proporcionar contexto e información que resulte en una acción o una decisión.

El Enfoque de los 5 Por Qués

Una de las técnicas más comunes para realizar un análisis de causa raíz es el enfoque de los 5 Por Qués. También podemos pensar en esto como el enfoque del niño molesto. Por cada respuesta a una pregunta Por Qué, debemos seguir con un "Ok, pero ¿Por Qué?" La sabiduría común sugiere que alrededor de cinco preguntas de Por Qué pueden llevarnos a la mayoría de las causas fundamentales.

Podemos pensar en un ejemplo relacionado con una conmoción cerebral.

Primero, un jugador de rugby, sujeto del inconveniente, presentará un problema: ¿Por qué tengo un dolor de cabeza tan fuerte? Este es nuestro primer Por Qué.

Primera respuesta: porque no puedo ver bien.

Segundo por qué: ¿por qué no puedes ver bien?

Segunda respuesta: Porque mi cabeza golpeó el suelo.

Tercero por qué: ¿Por qué tu cabeza golpeó el suelo?

Tercera respuesta: me golpearon en el suelo y me golpeé la cabeza con fuerza.

Cuarto por qué: ¿Por qué golpear tanto el suelo?

Cuarta respuesta: porque no llevaba casco.

Quinto por qué: ¿Por qué no llevabas casco?

Quinta respuesta: porque no teníamos suficientes cascos en nuestro vestuario.

Identificando la Causa Raíz en 5 sencillos pasos

Siguiendo estos cinco pasos podrás identificar no sólo lo que salió mal, sino también por qué, y usar esa comprensión para garantizar que se eviten problemas y errores similares en el futuro.

Darse cuenta del problema

Primero, debe identificar qué salió realmente mal. ¿Qué problema esperas resolver emprendiendo un proceso de análisis de causa raíz? Por lo general, hay tres tipos básicos de problemas:

Problemas basados en material: estos problemas se producen cuando un elemento de material específico ha fallado de alguna manera, como una pieza de maquinaria.

Problemas basados en personas: Un problema basado en personas ocurre cuando el error humano es la causa del problema actual. A menudo, un problema de personas conducirá a un problema material. Por ejemplo, una pieza de maquinaria falla porque un empleado no realizó el mantenimiento regular en ella.

Problemas basados en la organización: un problema de la organización surge de un proceso o política de la empresa que hace que ocurra un problema. Siguiendo con nuestro ejemplo , el mantenimiento de la pieza defectuosa de la maquinaria se produjo porque el proceso de la empresa para asignar tareas de mantenimiento es defectuoso.

Decidimos cuál de estos problemas es el culpable del problema actual y los síntomas del problema con los que está lidiando.

Recopilar una cantidad suficiente de datos

Ahora que sabemos cuál es el problema de la superficie y los síntomas que está causando, debemos recopilar la mayor cantidad de datos posible.

Al respecto, debemos hacer preguntas como: "¿Cuánto tiempo ha existido este problema?" y, "¿Qué impacto está teniendo en las operaciones diarias?"

Es beneficioso obtener una multitud de opiniones en esta etapa. Hay que pedirle  opinión a las personas que se ocupan de esta área problemática específica de manera regular. Su perspectiva será valiosa a medida que trabajemos para identificar y eliminar la causa raíz de un problema.

Identificar los factores causales asociados

Ahora el aspecto de análisis del análisis de causa raíz, realmente entra en escena con toda su fuerza. Comencemos este paso reconstruyendo una línea de tiempo de evento

¿Qué llevó a este problema actual?

¿Qué otros problemas coexisten con el actual con el que está lidiando?

Identificar una línea de tiempo y hacer este tipo de preguntas te permitirá comenzar a darse cuenta de factores causales específicos.

Consejos para realizar un análisis de causa raíz efectivo

Debemos hacer preguntas para aclarar la información y acercarnos a las respuestas.

Cuanto más podamos profundizar e interrogar sobre cada causa potencial, más probable es que encontremos una causa raíz.

Una vez que creemos que hemos identificado la causa raíz del problema (y no solo otro síntoma), podemos hacer aún más preguntas: ¿Por qué estamos seguros de que esta es la causa raíz en lugar de eso? ¿Cómo podemos solucionar esta causa raíz para evitar que el problema vuelva a ocurrir?

Use preguntas simples como "¿por qué?" "¿cómo?" y "¿qué significa eso aquí?" para tallar un camino hacia la comprensión.

Trabajar en equipo

Ya sea un socio o un equipo completo de colegas, cualquier ojo adicional nos ayudará a encontrar soluciones más rápido y también servirá como un control contra el sesgo. Recibir aportes de otros también ofrecerá puntos de vista adicionales, lo que nos ayudará a desafiar nuestras suposiciones.

Conocer a fondo el análisis de causa raíz

A medida que realizamos un análisis de causa raíz, es importante conocer el proceso en sí. Debemos averiguar si una determinada técnica o método funciona mejor para sus necesidades y entornos empresariales específicos.

Realizar análisis de causa raíz no sólo para la problemas sino para los éxitos

El análisis de causa raíz es una gran herramienta para descubrir dónde salió algo mal. Por lo general, utilizamos RCA como una forma de diagnosticar problemas, pero puede ser igual de efectivo para encontrar la causa raíz de un éxito. Si encontramos la causa de un éxito, rara vez es una mala idea averiguar la causa raíz de por qué las cosas van bien. Este tipo de análisis puede ayudar a priorizar y proteger preventivamente los factores clave y podríamos traducir el éxito en un área de negocios al éxito en otra área.

Conclusiones

Es importante que las organizaciones compartan estratégicamente los resultados de sus RCA a través de elementos de acción de capacitación y seguimiento con los departamentos apropiados para prevenir errores futuros y reducir los costos asociados con el riesgo de errores.

Además de compartir los resultados del RCA, se espera que las organizaciones proporcionen los recursos y fondos para implementar las intervenciones para la prevención de errores que se recomiendan del análisis del RCA.

Cuando el personal vea que estos planes de acción están completamente implementados, es más probable que acepten informar incidentes, participen en el proceso RCA y cambien su percepción de la cultura en la organización, acercándolos a cero daños.

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Referencias Bibliográficas

Foster, P. (2018). 5 Root Cause Analysis Tools for More Effective Problem-Solving. Beacon Quality.  https://www.beaconquality.com/blog/5-root-cause-analysis-tools-for-more-effective-problem-solving

“What is Boolean logic?” Lotame. https://www.lotame.com/what-is-boolean-logic/

What is a Fault Tree Analysis? (2002). Quality Progress. http://asq.org/quality-progress/2002/03/problem-solving/what-is-a-fault-tree-analysis.html

 

Análisis de Causa Raíz

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