Brainwriting y Brainstorming

El Brainstorming

El Brainstorming o lluvia de ideas es un método para generar ideas y compartir conocimientos para resolver un problema técnico concreto, donde se anima a los participantes a pensar sin interrupción. Al final de la sesión, las ideas se clasifican y se ordenan para su seguimiento. Al igual que el Brainwriting es una herramienta que puede ser de gran ayuda al momento de realizar trabajos escritos en grupo o en el desarrollo de un proyecto.

Al planificar una sesión de Brainstorming es importante definir claramente el tema que se va a tratar. Un tema demasiado específico puede limitar el pensamiento, mientras que un tema mal definido no generará suficientes ideas directamente aplicables. La composición del grupo de Brainstorming también es importante. Debe incluir a personas vinculadas directamente con el tema, así como a quienes puedan aportar ideas novedosas e inesperadas.

Reglas del Brainstorming

La sesión de Brainstorming está dirigida por un facilitador que presenta el tema y las reglas. A continuación, el grupo comienza a generar y compartir ideas. Éstas se registran en pizarras blancas, rotafolios, notas Post-it®, etc. Esta parte de la reunión no suele durar más de treinta o cuarenta minutos. A continuación, el grupo clasifica y ordena las ideas. Se acuerdan las acciones de seguimiento y se cierra la reunión.

A continuación, las ideas deben recogerse de manera más formal y distribuirse al grupo para su revisión. Los mapas mentales electrónicos son especialmente útiles en este caso, ya que ayudan a visualizar cómo se interrelacionan las ideas. Una vez categorizadas y mapeadas, las ideas son más fáciles de evaluar y priorizar para la acción.

Para garantizar una sesión productiva y en la que todos los presentes contribuyan, hay varias reglas en una sesión de lluvia de ideas:

Fomentar las ideas novedosas e innovadoras, por muy extrañas que parezcan al principio

La cantidad de ideas es más importante que la calidad por lo que aunque las ideas se comparten con el grupo, no se discuten ni se critican en detalle. Esto se reserva para una fase posterior

Aprovechar las ideas presentadas por los demás

Cada persona y cada idea tienen el mismo valor

Cada idea generada pertenece al grupo y no al individuo que la ha concebido

Técnicas de análisis

Listado de ideas

Todas las ideas de una sesión de Brainstorming pueden enumerarse en una hoja de cálculo, un procesador de textos o herramientas especializadas como PathMaker® o Inspiration. Si has numerado los elementos secuencialmente a medida que se generaban, tu lista sería cronológica. Para facilitar el recuerdo días, semanas o incluso meses más tarde, cuando revises esta lista, puedes anotarla con aclaraciones y una breve explicación de cualquier término o abreviatura poco habitual.

Agrupar las ideas de la lluvia de ideas

El diagrama de afinidad o la organización de datos por similitud, puede utilizarse para revelar grupos de elementos relacionados. El número de grupos que surgen de un diagrama de afinidad se utiliza a veces como medida en la investigación de la lluvia de ideas.

Votación de las ideas del Brainstorming

Un grupo puede votar sobre qué elementos de la lluvia de ideas deben seguir considerándose colocando puntos adhesivos o marcas de tinta en los elementos, eliminando los elementos de la lista maestra o votando en línea utilizando herramientas como Excel, Google Spreadsheet o SurveyMonkey.

Evaluación basada en criterios

La evaluación basada en criterios utiliza una matriz de decisión para elegir las mejores ideas de la lluvia de ideas. Las personas encargadas de elegir las ideas que se tendrán en cuenta califican o clasifican cada una de ellas según una lista de criterios como el coste, la facilidad de programación, la novedad y la generalidad. Se hace una media de las puntuaciones de cada idea, se ordenan las ideas según el valor medio y se eligen las más valoradas para su consideración. La evaluación basada en criterios puede realizarse con herramientas de encuesta en línea si se desea ampliar el proceso de elección de las mejores ideas más allá de los participantes en la lluvia de ideas.

Matriz de decisiones

Una matriz de decisión (a veces llamada matriz de priorización) utiliza las ideas de Brainwriting y establece un conjunto de criterios para clasificar las ideas. Aquí las ideas se enumeran en un eje y los criterios en otro. Los participantes calificarán cada idea según el grado de cumplimiento de los criterios. Esto supone que se está razonablemente seguro de los criterios para decidir qué ideas se llevan adelante.

El Brainwriting

El Brainwriting (llamado también lluvia de ideas individual) es un método para generar ideas rápidamente pidiendo a los participantes que escriban sus ideas en papel (o en línea) en lugar de anunciarlas en las tradicionales sesiones de lluvia de ideas presenciales.

El Brainstorming tiene la ventaja de generar ideas en paralelo. En el Brainstorming grupal tradicional, sólo se puede presentar una idea a la vez (es un proceso en serie). En el Brainwriting, todo el grupo puede escribir ideas al mismo tiempo.

El Brainwriting también se conoce como sesión en cascada, escritura de ideas y brainstorming no oral.

Escritura cerebral

Una forma popular de Brainwriting se conoce como 6-3-5. Durante una sesión de 6-3-5, los ejercicios de escritura cerebral se dividen en varias rondas. En cada ronda, seis personas escriben tres ideas cada una en cinco minutos.

Después de la primera ronda, cada uno intercambia su papel con otro, lee lo que hay en él y escribe otras tres ideas. Pueden ser nuevas ideas o basarse en las que ya se han compartido.

Después de seis rondas, se recogen los trozos de papel, se discuten todas las ideas sugeridas y se acuerdan los siguientes pasos.

Aunque en este ejemplo se utilizan seis personas, puedes invitar a cualquier número de personas a tu sesión de Brainwriting. También puedes adaptar otros detalles a tus necesidades, como el número de rondas y el tiempo que se dedica a cada una. Pero la mayoría de la gente considera que el objetivo de tres ideas en cada ronda es el que da mejores resultados.

Calificación o clasificación de las ideas de la lluvia de ideas

El proceso de Brainwriting se centra en la generación de ideas. Para algunos propósitos, es posible que desee priorizar las ideas en función de criterios específicos. Un enfoque sencillo que puede utilizar para priorizar los datos es aplicar un criterio simple a cada idea y eliminar las ideas que no cumplan el criterio. Un criterio por ejemplo, podría ser incluir la palabra «debería» en cada una de las ideas: «la idea debería ser compatible con la interfaz de usuario existente», «la idea no debería ampliar el calendario», «la idea debería aprenderse fácilmente» y «la idea debería minimizar los errores».

Podrías calificar cada idea en una escala de 0 a 5, donde 0 significa «no cumple el criterio en absoluto» y 5 es «cumple el criterio bastante bien». Una vez que el equipo de brainwriting haya elegido los elementos que se van a seguir investigando, se podría asignar a individuos o a un equipo para que examinen los costos y beneficios de los elementos elegidos o se les asigne la evaluación de los mismos en dimensiones específicas (costos, beneficios para los usuarios, tiempo de implementación, etc.).

Cómo llevar a cabo una sesión de Brainwriting

Designa a alguien como moderador

El moderador se encarga de que todo el mundo se mantenga en el buen camino durante la sesión. En primer lugar, debe repartir copias de la plantilla de lluvia de ideas. Esta es una buena manera de asegurarse de que todo el mundo sabe lo que hay que conseguir.

Decida la duración y el número de rondas

Procura dar a los participantes el tiempo suficiente para que aporten sus propias ideas y respondan a las de los demás. Pero no dejes que las cosas se alarguen demasiado. Piensa en el tiempo que la gente podrá concentrarse y haz que cada ronda sea lo suficientemente rápida como para que todo el mundo se concentre y se anime.

Comienza la ronda 1

El moderador pone en marcha el cronómetro y pide a todos que escriban tres ideas en los tres espacios previstos para la ronda 1. En esta fase no es necesario debatir.

Intercambien las hojas de trabajo

Cuando se acabe el tiempo, el moderador recoge todas las hojas de trabajo y las redistribuye al azar. Enumerar las hojas de trabajo puede facilitar que se repartan de forma diferente cada vez, para evitar que la gente reciba la misma hoja de trabajo.

Repita el proceso, ronda tras ronda

En cada ronda posterior, los participantes escriben tres ideas más. Pueden ser ideas nuevas o pueden basarse en ideas que otras personas ya han sugerido en la hoja de trabajo. Después de cada ronda las hojas de trabajo se intercambian de nuevo a ser posible con una persona diferente.

Discutir todas las ideas

Después de la última ronda, el moderador recoge las hojas de trabajo de todos los participantes y expone y comenta todas las sugerencias que se han hecho. Utiliza una pizarra para ello o, si te reúnes en línea, prueba una herramienta de colaboración en línea como Mural o Jamboard. A continuación, todo el mundo puede debatir las ideas planteadas y tomar una decisión en grupo sobre las que se llevarán a cabo.

Brainwriting en línea

Las sesiones de Brainwriting también pueden celebrarse en línea en una reunión remota o virtual.

En primer lugar, el moderador debe enviar a todos por correo electrónico una copia de la plantilla. Etiquete cada una de las que envíe con un número diferente en el nombre del archivo («Hoja de trabajo de redacción de ideas 1», por ejemplo). A continuación, pida a los participantes que escriban sus ideas en las casillas previstas para cada ronda.

Al final de cada ronda, cada persona debe guardar su hoja de trabajo y etiquetarla claramente («Hoja de trabajo de redacción de ideas 1 después de la segunda ronda», por ejemplo), antes de enviarla de nuevo al moderador. A continuación, se pueden redistribuir de nuevo entre los participantes, listas para la siguiente ronda.

Es probable que una sesión requiera más tiempo. Incluso puede que haya que considerar la posibilidad de realizar la actividad durante varios días, para que las personas que se encuentran en diferentes lugares y zonas horarias puedan exponer sus ideas.

También puede ser más difícil mantener el anonimato y evitar que la gente reciba la misma hoja de trabajo más de una vez. Pero, siempre que el moderador dé instrucciones claras y ayude a todo el mundo a mantener el rumbo, puede ser una forma eficaz de trabajar virtualmente en un problema creativo.

Reuniones durante el Brainwriting

Es aconsejable organizar una reunión después del último paso para poder discutir todas las ideas que se han agrupado. El Brainwriting pasa entonces de ser un método cuantitativo a uno cualitativo: sólo se eligen las mejores ideas.

A partir de ahí, los participantes elaboran un plan paso a paso para intentar resolver el planteamiento del problema previamente identificado. Como todos contribuyen a la solución del problema, existe una gran base de apoyo entre los participantes.

Ventajas del Brainwriting

El Brainwriting tiene una serie de ventajas. En primer lugar, no sólo los participantes extrovertidos pueden expresarse, sino que también ofrece oportunidades a los participantes más introvertidos para ser escuchados.

Como los participantes trabajan en silencio, no hay participantes dominantes y todos tienen el mismo tiempo para pensar en el planteamiento del problema. La tarea del presidente es mantener el silencio y dirigirse inmediatamente a los participantes cuando hablan o susurran.

Lo mejor del Brainwriting es la sinergia que evoca. Al leer las ideas de los demás participantes que se han anotado en la parte superior del papel, se anima a cada participante a aportar ideas creativas por sí mismo. Cada idea es, por tanto, una fuente para una nueva idea o una ampliación de la misma.

Un efecto secundario agradable es que facilita el trabajo a distancia, lo que significa que los formularios pueden enviarse por correo electrónico. Sin embargo, el facilitador necesita una mano firme en esto y debe asegurarse de que todo se racionalice bien, de modo que se aprovechen al máximo los conocimientos y la creatividad de todos los participantes.

Los miembros tímidos o introvertidos del equipo pueden ser reacios a hablar en las sesiones de brainstorming en grupo. El Brainwriting supera estas limitaciones permitiéndoles escribir sus ideas en su lugar, dando a todos la misma oportunidad de participar. También anima a las personas a tomarse más tiempo para formular sus pensamientos y les permite desarrollar las ideas que ofrecen los demás.

Brainwriting versus Brainstorming

La lluvia de ideas tradicional, en la que todo el mundo ofrece sugerencias en voz alta, es una forma probada de generar nuevas ideas. Si todo el mundo tiene confianza para participar y está dispuesto a considerar las sugerencias de los demás, puede ser una forma enérgica, emocionante y eficaz de abordar los retos creativos.

Sin embargo, no todo el mundo se siente lo suficientemente seguro como para contribuir a una sesión de brainstorming. Puede que les preocupe recibir comentarios negativos o que sus ideas sean inadecuadas.

Algunas personas pueden necesitar más tiempo que otras para aportar ideas, lo que puede limitar su capacidad para participar en las sesiones tradicionales de brainstorming. Esto es especialmente cierto si las personas que hablan primero acaban dirigiendo la discusión, ya que esto puede significar que sus ideas se convierten en las únicas opciones sobre la mesa.

En cambio, en la lluvia de ideas todos están en igualdad de condiciones. Todos los participantes pueden contribuir al mismo tiempo y todas las sugerencias son anónimas. La gente también tiene más tiempo para pensar en sus ideas y desarrollarlas. Esto puede ayudar a impulsar la creatividad, ya que permite a los participantes proponer ideas que, en una sesión normal de Brainstorming, podrían considerar demasiado arriesgadas.

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Referencias Bibliográficas

Heslin, P. A. (2009). Better than brainstorming? Potential contextual boundary conditions to brainwriting for idea generation in organizations. Journal of Occupational and Organizational Psychology, 82(1), 129-145.

Linsey, J. S., & Becker, B. (2011). Effectiveness of brainwriting techniques: comparing nominal groups to real teams. In Design Creativity 2010 (pp. 165-171). Springer, London.

VanGundy, A. B. (1984). Brain writing for new product ideas: an alternative to brainstorming. Journal of Consumer Marketing, 1(2), 67-74.

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