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Después de haber trabajado duro en el diseño de su encuesta y de haber conseguido unos resultados excelentes, querrá maximizar su valor con aquellos que son importantes.

Aunque un informe de encuesta descargable o enviado por correo electrónico es la forma más tradicional de presentar los resultados de la encuesta, hay formas mejores y más atractivas. Y una de las mejores es una presentación en vivo y en directo.

Tanto si se presenta a su grupo de estudio como a algún otro grupo de interés, la comunicación de los resultados de la encuesta mediante una presentación en directo ayuda a conseguir un mayor compromiso y colaboración. Posteriormente, esto puede ayudar a mejorar la toma de decisiones y las acciones resultantes.

Sin embargo, antes de hacer cualquier otra cosa, hay que pensar en la estructura y la realización de la presentación, si se quieren alcanzar los objetivos. Eso es lo que veremos a continuación.

Cómo analizar los resultados de las encuestas

Comprenda los cuatro niveles de medición.

Antes de analizar los datos, debe comprender los cuatro niveles de medición. Estos niveles determinan cómo deben medirse las preguntas de la encuesta y qué análisis estadístico debe realizarse. Los cuatro niveles de medición son escalas nominales, escalas ordinales, escalas de intervalo y escalas de proporción.

Escala nominal

Las escalas nominales clasifican los datos sin ningún valor cuantitativo, de forma similar a las etiquetas. Un ejemplo de escala nominal es: "Seleccione la marca de su coche de la siguiente lista". Las opciones no tienen ninguna relación entre sí. Debido a la falta de significación numérica, sólo puede llevar la cuenta de cuántos encuestados eligieron cada opción y cuál fue la más seleccionada.

Escala ordinal

Las escalas ordinales se utilizan para representar el orden de los valores. En esta escala, hay un valor cuantitativo porque un rango es más alto que otro. Un ejemplo de escala ordinal es: "Ordene las razones para usar su computadora portátil". Se puede analizar tanto la moda como la mediana de este tipo de escala, y las escalas ordinales se pueden analizar mediante un análisis de tabulación cruzada.

Escala de intervalo

Las escalas de intervalo representan tanto el orden como la diferencia entre los valores. Estas escalas tienen valor cuantitativo porque los intervalos de datos siguen siendo equivalentes a lo largo de la escala, pero no hay un verdadero punto cero. Un ejemplo de escala de intervalo es el de un test de CI. Puede analizar la moda, la mediana y la media de este tipo de escala y analizar los datos mediante ANOVA, pruebas t y análisis de correlación. El ANOVA comprueba la importancia de los resultados de la encuesta, mientras que las pruebas t y los análisis de correlación determinan si los conjuntos de datos están relacionados.

Escala de proporción

Las escalas de proporción representan el orden y la diferencia entre los valores, pero a diferencia de las escalas de intervalo, tienen un verdadero punto cero. Con las escalas de proporción, hay un valor cuantitativo porque la ausencia de un atributo puede seguir proporcionando información. Por ejemplo, una escala de proporción podría ser: "Seleccione la cantidad media de dinero que gasta en compras en línea". Se puede analizar la moda, la mediana y la media con este tipo de escala y las escalas de proporción se pueden analizar también mediante pruebas t, ANOVA y análisis de correlación.

Analice primero los datos cuantitativos.

Los datos cuantitativos son valiosos porque utilizan la estadística para sacar conclusiones. Si bien los datos cualitativos pueden aportar ideas más interesantes sobre un tema, esta información es subjetiva, lo que hace que sea más difícil de analizar. Los datos cuantitativos, sin embargo, proceden de preguntas cerradas que pueden convertirse en un valor numérico. Una vez cuantificados los datos, es mucho más fácil comparar los resultados e identificar tendencias en el comportamiento de los clientes.

Es mejor empezar con datos cuantitativos cuando se realiza un análisis de encuestas. Esto se debe a que los datos cuantitativos pueden ayudarle a comprender mejor los datos cualitativos. Por ejemplo, si el 60% de los clientes dicen que no están satisfechos con su producto, puede centrar su atención en los comentarios negativos sobre la experiencia del usuario. Esto puede ayudarte a identificar los bloqueos en el viaje del cliente y corregir cualquier punto de dolor que esté causando la deserción.

Utilice la tabulación cruzada para comprender mejor a su público objetivo.

Analizar todas las respuestas en un solo grupo no es del todo eficaz para obtener información precisa. Los encuestados que no son sus clientes ideales pueden saturar sus datos y sesgar los resultados de la encuesta. En cambio, si segmenta las respuestas utilizando una tabulación cruzada, puede analizar cómo respondió su público objetivo a sus preguntas.

Dividir los datos por datos demográficos.

La tabulación cruzada registra las relaciones entre las variables. Compara dos conjuntos de datos dentro de un gráfico. De este modo, se obtienen datos específicos basados en las respuestas de los participantes a diferentes preguntas. Por ejemplo, es posible que tenga curiosidad por saber qué tipo de clientes de Boston, Massachusetts, defienden sus intereses. Puede utilizar la tabulación cruzada para ver cuántos encuestados dijeron que eran de Boston y que recomendarían su marca.

Al reunir múltiples variables en un gráfico, podemos limitar los resultados de la encuesta a un grupo específico de respuestas. De esta manera, usted sabe que sus datos sólo tienen en cuenta a su público objetivo.

Comprender la importancia estadística de los datos.

Como hemos mencionado en la última sección, no todos los datos son tan fiables como se espera. Todo es relativo, y es importante asegurarse de que los encuestados representan con exactitud a su público objetivo.

Por ejemplo, sus datos indican que el 33% de los encuestados recomendaría su marca a otras personas. El 75% tenía más de 40 años, pero su público objetivo tiene entre 18 y 29 años. En este caso, estos datos no son estadísticamente significativos, ya que las personas que respondieron a la encuesta no representan a su consumidor ideal.

El muestreo aleatorio, es decir, la selección de un grupo arbitrario de individuos de una población mayor, puede ayudar a crear una muestra más diversa de respuestas a la encuesta. Además, cuantas más personas se encuesten, más precisos serán los resultados.

Cuando se ejecuta un análisis en un software como el SPSS -como se muestra arriba- le dirá si un punto de datos es estadísticamente significativo utilizando un valor p. Si mira justo debajo de la tabla, dice "*. La correlación es significativa al nivel 0,05 (2 colas). **. La correlación es significativa al nivel 0,01 (2 colas)". Esto indica qué valores son estadísticamente relevantes en su análisis.

Si la significación estadística o el valor p de un punto de datos es igual o inferior a 0,05, tiene una significación estadística moderada, ya que la probabilidad de error es inferior al 5%. Si el valor p es inferior a 0,01, significa que tiene una importancia estadística alta porque la probabilidad de error es inferior al 1%.

Considere la causalidad frente a la correlación.

Otro aspecto importante del análisis de encuestas es saber si las conclusiones que se sacan son correctas. Por ejemplo, digamos que observamos una correlación entre las ventas de helados y los robos de coches en Boston. A lo largo de un mes, a medida que aumentan las ventas de helados también lo hacen las denuncias de robo de coches. Aunque estos datos pueden sugerir una relación entre estas variables, sabemos que probablemente no haya ninguna relación.

Que las dos estén correlacionadas no significa que una cause la otra. En casos como éste, suele haber una tercera variable -la variable independiente- que influye en las dos variables dependientes. En este caso, es la temperatura. A medida que aumenta la temperatura, más gente compra helados. Además, hay más gente que sale de casa, lo que hace que haya más oportunidades de delinquir.

Aunque se trata de un ejemplo extremo, nunca debes sacar una conclusión inexacta o insuficiente. Analiza todos los datos antes de suponer qué influye en que un cliente piense, sienta o actúe de determinada manera.

Compara los datos nuevos con los pasados.

Aunque los datos actuales son buenos para mantenerte actualizado, deben compararse con los datos que has recogido en el pasado. Si sabe que el 33% de los encuestados dijo que recomendaría su marca, ¿es mejor o peor que el año pasado? ¿Y el último trimestre?

Si este es su primer año de análisis de datos, convierta estos resultados en el punto de referencia para su próximo análisis. Compare los resultados futuros con este registro y realice un seguimiento de los cambios a lo largo de los trimestres, meses, años o el intervalo que prefiera. Incluso puede hacer un seguimiento de los datos de subgrupos específicos para ver si sus experiencias mejoran con sus iniciativas.

Ahora que ha reunido y analizado todos sus datos, el siguiente paso es compartirlos con compañeros de trabajo, clientes y otras partes interesadas. Sin embargo, la presentación es clave para ayudar a los demás a entender las ideas que está tratando de explicar.

Análisis de datos cualitativos

No importa lo que hayas investigado, a veces querrás mirar más allá de las estadísticas de primer nivel y obtener detalles más profundos sobre lo que la gente dice realmente.

El análisis de texto es una herramienta innovadora y útil que te permite hacerlo. Una vez activada, la función de análisis de texto permite examinar las respuestas de texto a las preguntas abiertas para buscar correlaciones o palabras clave populares que aparecen en los comentarios de los encuestados. Una vez reunidos, estos datos pueden mostrarse en una nube de palabras, lo que simplifica el examen y la interpretación por parte del público. Además, permite extraer más información de los datos.

Recuerde que está proporcionando información, no sólo datos. La clave que hay que recordar al presentar los resultados de la encuesta es que se trata de ofrecer una visión, no sólo datos.

En última instancia, tendrás un objetivo general que pretendes alcanzar y las acciones que quieres que realicen las partes interesadas. Y será más probable que lo hagan con una presentación interesante y atractiva de tus conclusiones.

Si examina e incorpora algunas de las orientaciones que hemos ofrecido en este artículo del blog, estará en mejores condiciones de ofrecer lo que usted y sus interesados necesitan.

Cómo redactar un informe de encuesta

Decide el resultado de la encuesta.

Lo creas o no, escribir la introducción de un informe de encuesta no siempre es el mejor primer paso. Para que tu informe se centre en un resultado concreto que quieras que el lector se lleve, empieza explicando el resultado en detalle. Esta sección del informe de la encuesta se incluirá en la parte central, pero es una buena manera de orientarse al escribir, especialmente con un informe más largo.

El resultado del informe de la encuesta debe revelar lo que podría suceder si las partes interesadas que leen el informe están de acuerdo con tu análisis. Algunas ideas de resultados podrían ser una nueva oferta de productos como resultado de las opiniones de los clientes, el ajuste del precio de un servicio para aumentar los ingresos o la entrada en un nuevo mercado que muestre el potencial de expansión de la organización.

Cuando redactes esta sección, asegúrate de que los datos que has recogido apoyan plenamente el resultado. Es mejor evitar las ideas que no puedan ser corroboradas por el resto de la información del informe.

Escribe el resumen de tu investigación.

A continuación, resume los resultados de tu investigación. En esta parte del informe de la encuesta, incluirás los resultados notables y cualquier información que se correlacione con otros estudios que tu empresa haya realizado en el pasado. Este resumen será la parte del informe de la encuesta en la que se centrará la gente, ya que es una versión condensada de todos los detalles que has comentado en otras partes del informe.

El resumen de la investigación no debe tener más de una página. Para que sea aún más fácil de leer, incluye encabezados sobre los párrafos para guiar al lector a través del contenido.

Crea un esquema para el informe.

Ahora que tienes el resultado y el resumen, es el momento de elaborar el esquema. Dado que el informe de la encuesta suele tener entre ocho y diez páginas, conviene utilizar un esquema conciso que incluya toda la información relevante que los interesados querrán conocer. Aquí tienes un ejemplo de esquema que puedes personalizar:

Introducción: establece el escenario para el informe.

Resumen: resume las conclusiones y los elementos clave de la investigación.

Metodología: explica cómo se ha llevado a cabo la investigación.

Resultados: descripción de lo que ha revelado la investigación.

Resultados: análisis de los resultados en el contexto de los objetivos de la organización.

Limitaciones: revelación de los descuidos de la investigación o de las áreas en las que hay que seguir investigando.

Conclusión - un resumen del análisis de la investigación y por qué el público debe interesarse por ella.

Elija un diseño.

Una vez completado el esquema, tendrás una idea de cuánto espacio necesitarás para cada sección. Los informes de las encuestas pueden publicarse en formato vertical u horizontal, según sus preferencias.

Cuándo utilizar el diseño vertical para un informe de encuesta

El formato horizontal vertical es el más adecuado cuando el informe tiene mucho texto. Los cuadros y gráficos con más filas que columnas también funcionan bien en diseños de estilo vertical. Evita dedicar páginas enteras a imágenes o infografías en esta disposición, ya que resta espacio al contenido importante basado en el texto.

Cuándo utilizar el diseño apaisado para un informe de encuesta

Utilice un diseño apaisado para el informe de la encuesta cuando el informe tenga mucho diseño. Las imágenes, los gráficos y las tablas de alta calidad funcionan bien en el formato apaisado porque hay más espacio para el contenido basado en texto a un lado de los elementos visuales. Demasiadas páginas con mucho texto pueden hacer que un informe apaisado parezca mucho más largo de lo que realmente es.

Incluya la metodología de su investigación.

La sección de metodología de tu informe debe explicar exactamente cómo se llevó a cabo tu encuesta, a quién se invitó a participar y los tipos de pruebas utilizadas para analizar los datos. Puedes utilizar tablas o gráficos para ayudar a comunicar estos datos.

Está bien ser detallado aquí: los lectores querrán saber que los resultados de la encuesta son válidos y se basan en métodos de investigación pertinentes. Incluye el número de participantes, cómo fueron seleccionados y cualquier dato demográfico que hayas recogido sobre ellos. Asimismo, incluya su proceso de selección de las preguntas de la encuesta y por qué eligió determinadas pruebas para los análisis.

Menciona las limitaciones de tu investigación.

Por mucho que te prepares antes de realizar tu encuesta, encontrarás en los resultados alguna información que podría haber sido más concluyente si hubieras tenido en cuenta otra variable. Lo mejor de la investigación es que puede continuar en el futuro. La sección de limitaciones sienta las bases para que los futuros investigadores puedan retomar el trabajo donde lo dejaste o corregir cualquier error que hayas cometido en la encuesta actual.

Añade apéndices si es necesario.

Si tienes la suerte de que todos los datos que presentas encajan perfectamente en un gráfico dentro del informe, puede que no necesites un apéndice al final de tu informe. Pero si los gráficos y cuadros que incluyes en las páginas son versiones truncadas de grandes conjuntos de datos que aportan contexto, debes incluirlos al final de tu informe en sus formas brutas. A lo largo del informe, haga referencia al apéndice para que el lector pueda revisarlo y comprender mejor su contenido.

Estructura de la presentación

Cuando se trata de presentar y comunicar los resultados de una encuesta, algunos de los mejores resultados son posibles cuando se presentan como una historia.

En última instancia, cuando cree una encuesta, tendrá un objetivo general que quiere que alcance. También tendrá en mente algunas acciones que querrá que realice su audiencia cuando le presente los resultados.

Si adoptas la siguiente estructura de presentación, podrás comunicar mejor los resultados clave a tu audiencia. Esto también ayudará a que puedan tomar las acciones más adecuadas como resultado.

¿Cuál es la cuestión más crucial?

Cualquiera que sea la pregunta candente a la que intente obtener respuestas con su encuesta, si te centras en ella y la conviertes en tu tema principal, tendrás más posibilidades de captar el interés de tu audiencia desde el principio.

¿Qué significan los datos para su público?

Además de pensar en el grado de detalle que necesitas, también tienes que considerar el impacto de los resultados de tus datos en tu audiencia.

Si bien es cierto que les gustará conocer los resultados de la encuesta, estarán más interesados en saber cómo pueden afectar al trabajo de investigación. Por lo tanto, al presentar los resultados de la encuesta, comunique lo que significan los datos para los distintos grupos de destinatarios y cualquier cambio que se proponga realizar posteriormente.

Comunica las medidas que necesitas que tome tu audiencia y los beneficios de tomarlas

Sea cual sea la audiencia a la que te dirijas, una vez expuestos los resultados de los datos y las conclusiones de tu investigación, es probable que haya acciones que necesites que lleven a cabo.

Cualesquiera que sean las acciones, hay que comunicarlas con claridad, junto con los beneficios más amplios, para fomentar su participación.

Utilizar elementos visuales para dar vida a los datos

Además de la estructura de la presentación, hay que pensar en los elementos visuales que ayudarán a dar vida a los datos y a la historia.

Gráficos y tablas personalizadas

Cuando se trata de ilustrar los resultados de una encuesta, ya sea con estadísticas, con un desglose visual de las respuestas de los distintos grupos a una pregunta o con una mezcla de ambos. Sea lo que sea, el uso de gráficos o diagramas personalizados, como los de barras, columnas, líneas, áreas o tarta, puede hacer que destaque. También puede hacerlo más atractivo y fácil de leer.

Poner el foco en los números

Dependiendo de su historia, de los datos que necesite comunicar y de la composición de su audiencia, puede que quiera poner más énfasis en los números y las estadísticas. Este será sin duda el caso si te presentas ante muchas personas en puestos de liderazgo, que querrán ver números duros y cuantificables en tu presentación.

Además de los métodos obvios de proporcionar el número de encuestados y los porcentajes de las respuestas, deberías considerar la posibilidad de incluir algunas métricas visibles y tangibles.

Imágenes en tiempo real

También hay que pensar en los elementos visuales de apoyo que se pueden utilizar para mostrar los resultados de los datos en tiempo real a medida que van llegando.

Desde PowerPoint y Google Presentations hasta Prezi y Empressr. Hay toda una serie de herramientas de presentación con funciones que incluyen gifs animados, que puedes utilizar para dar vida a tu presentación y a los datos. Estas herramientas son ideales para fomentar la colaboración y el debate entre el público.

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Fuentes Consultadas

MADGE, C. (2006). Exploring online research methods in a virtual training environment. University of Leicester.

SMEE, A.Y BRENNAN, M. (2000). Electronic Surveys: A Comparison of E-mail, Web and Mail. ANZMAC 2000 Visionary Marketing for the 21st Century: Facing the Challenge.

THE UNIVERSITY OF ARIZONA (2005). How design elements influence Web surveys.

Cómo presentar los resultados de la encuesta

Cómo presentar los resultados de la encuesta. Foto: Unsplash. Créditos: Gift Habeshaw

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