Cuaderno de Investigación Electrónico

Un Cuaderno de Investigación Electrónico (ERN por sus siglas en inglés) es un sistema de software para documentar su trabajo de investigación. En su forma más básica, puede ofrecer simplemente una interfaz similar a la de un procesador de textos. Así se replica el modo en que se utiliza actualmente un cuaderno de papel, pero con ventajas adicionales como la posibilidad de compartir, buscar, proteger con contraseña y hacer copias de seguridad.

Muchos paquetes de ERN ofrecen también una gran cantidad de otras funciones, como la gestión de datos, la colaboración, la integración con otros programas informáticos, la gestión de la información de laboratorio (LIMS) y muchas más. Sin embargo, la complejidad de estos productos y sus diferentes diseños y conjuntos de características, así como el nivel de compromiso que exigen, pueden dificultar la tarea de elegir un producto. Los ERN también se denominan a veces cuadernos electrónicos de laboratorio o ELN, pero su uso no tiene por qué limitarse a un entorno de laboratorio, ya que son útiles para registrar notas de investigación en todas las disciplinas.

Una nota sobre los sistemas de documentación

Muchos individuos y grupos están utilizando con éxito combinaciones de herramientas de productividad fácilmente disponibles y bien establecidas (por ejemplo, Evernote, OneNote, Dropbox, OneDrive) para operar sistemas que proporcionan la mayoría de las características básicas de un cuaderno electrónico “real”. Es una opción atractiva, económica, accesible y de bajo impacto que utiliza herramientas de software que ya son familiares para la mayoría de los usuarios. Sin embargo, requiere un enfoque disciplinado y bien organizado, y, dado que los productos no están diseñados pensando en las aplicaciones de ERN, los usuarios deben ser conscientes del riesgo de interrupción causado por actualizaciones de software poco amigables.

Productos de ERN gratuitos

La mayoría de los proveedores comerciales de ERN ofrecen un servicio gratuito basado en la nube para uso individual o académico. Esto puede parecer tentador y una forma ligera de experimentar con un producto de ERN, pero tenga cuidado: la mayoría de los usuarios acaban viéndose incentivados a actualizar a un plan de pago, por razones de rendimiento o para aumentar la capacidad de almacenamiento.

ERN frente a LIMS

Un sistema de gestión de la información de laboratorio (LIMS) es un sistema de base de datos para la gestión de los recursos de investigación de un laboratorio (por ejemplo, existencias de congeladores y muestras, reactivos, etc.), que a menudo incluye funciones de adquisición y pedido. Su función básica es, por tanto, distinta de la de un Cuaderno Electrónico de Investigación, pero no es raro que las funciones se solapen en áreas como la gestión de protocolos, por ejemplo.

Muchos productos de ERN han comenzado su andadura y se han desarrollado como parte integrante de un LIMS, para luego convertirse en un producto independiente, y en algunos casos la herencia del LIMS sigue siendo evidente en la compleja interfaz de la ERN, muy parecida a una base de datos. Si le atrae la funcionalidad de un LIMS además de una ERN, considere detenidamente si prefiere la comodidad de un único producto, grande y complejo, que lo haga todo, o un par de productos que puedan ofrecer un enfoque más claro e interfaces más racionalizadas.

Notas frente a datos

Los cuadernos de investigación electrónicos deben utilizarse de la forma que mejor se adapte a ti y a tu investigación, siguiendo las directrices de las mejores prácticas. Si está generando nuevos datos, debe considerar si su cuaderno es el mejor lugar para almacenar estos datos o si debe utilizarse exclusivamente para notas y observaciones sobre los datos. Muchos investigadores consideran que los cuadernos no son adecuados para guardar sus datos porque los archivos son demasiado grandes, demasiado numerosos o no pueden abrirse directamente en el cuaderno.

En su lugar, guardan los archivos de datos en otro lugar, como un servidor del departamento, y los enlazan desde el cuaderno. Si se enlaza a los archivos, hay que tener cuidado con el uso de hipervínculos: esto sólo funcionará mientras los archivos permanezcan en sus ubicaciones originales.

El Cuaderno de Investigación Electrónico y tus datos

Algunas estrategias sugeridas para crear conexiones entre tu cuaderno y tus datos son:

Copiar el nombre del archivo en el cuaderno junto con la información de los metadatos, como la fecha en que se crearon los datos, quién los generó, qué tipo de archivo es.

Copiar la estructura de directorios de los archivos en el cuaderno. Esto es útil porque incluso si los datos se mueven de la carpeta activa de nivel superior a una carpeta de archivo, la raíz debajo debería seguir siendo la misma y, por lo tanto, el archivo se puede encontrar aunque cueste un poco de búsqueda. Por ejemplo, la estructura del archivo podría comenzar como

C:\Documentos\Nnombre del proyecto\Nnombre de la carpeta\Nnombre del archivo

Y más tarde ser archivados por lo que la estructura del archivo se convierte en

C:\Archived\Nnombre del proyecto\Nnombre de la carpeta\Nnombre del archivo

La parte en negrita se ha mantenido igual, lo que le ayudará a encontrar el archivo.

Utilice una buena convención para nombrar los archivos y asegúrese de que el nombre del archivo está en el cuaderno. Esto facilitará la búsqueda de información si no recuerda dónde se encuentra el archivo.

Herramientas especializadas

Las herramientas especializadas pueden ser cruciales para tu investigación y su disponibilidad en los cuadernos puede no ser estándar. Funciones como los caracteres especiales, el dibujo o el marcado de tiempo pueden ser importantes para el registro de tu trabajo. Si las herramientas o las funciones no están disponibles en el cuaderno, puede ser posible integrarlas con otra herramienta, por ejemplo, a través de una API.

Funciones de confianza

La integridad de la investigación y la capacidad de demostrarla pueden ser muy importantes en su trabajo. Algunos cuadernos tienen funciones que permiten elegir los tipos de acceso que tienen los individuos (por ejemplo, “sólo lectura” o “lectura y escritura”). Es posible que necesites un cuaderno con un buen historial de ediciones o una forma de rastrear cuándo se hicieron los cambios y por quién. Puede que necesites un cuaderno que te permita “bloquear” páginas para evitar que se sigan editando. Considera si alguna de estas características es importante para tu trabajo.

Funciones de colaboración

Los controles de acceso a tu cuaderno, especialmente si trabajas en un grupo de investigación, pueden ser muy importantes. Es posible que desees compartir sólo secciones específicas de tu cuaderno con determinadas personas y que esta capacidad no esté presente en todos los cuadernos. Si eres el líder de un grupo, es posible que desees poder configurar nuevos cuadernos para ciertos miembros del grupo o cuadernos compartidos para todos. Disponer de funciones claras que le permitan hacer esto podría reducir la tarea administrativa asociada a ello. También es posible que tengas que considerar cómo se puede dar acceso a las libretas a personas ajenas a tu grupo; por ejemplo, ¿tendrán que crear una cuenta con el proveedor de libretas o será mejor que exportes la información pertinente y se la envíes?

Interoperabilidad

La interoperabilidad entre tu cuaderno y otros sistemas que utilices puede ser clave para una experiencia fluida que mejore el proceso de investigación. Lo ideal es que todo el trabajo que realices se lleve a cabo en formatos de código abierto, es decir, tipos de archivo que puedan ser abiertos por una serie de programas diferentes, ya que los formatos propietarios que dependen de un programa concreto pueden suponer un problema para otros que intenten abrir los archivos. Si no tiene más remedio que utilizar software propietario en su investigación, compruebe cómo trataría el cuaderno este tipo de archivo o la información que contiene. También debes saber en qué formatos puedes sacar la información o los datos del cuaderno y si éstos son propietarios o de código abierto.

Funcionalidad de datos abiertos

Algunos proveedores de cuadernos pueden ofrecer una funcionalidad adicional que le permita practicar la investigación abierta sin problemas. Por ejemplo, algunos cuadernos se integran con repositorios para que pueda crear fácilmente una versión pública de una sección de su cuaderno que pueda ser necesaria para la reproducibilidad y que desee compartir.

Almacenamiento y seguridad

Nube o servidor local

La mayoría de los proveedores se inclinan ahora por un servicio en la nube en lugar de la instalación de un servidor local, y para la mayoría de los usuarios los beneficios de este enfoque superan las preocupaciones. La opción de la nube no requiere infraestructura ni soporte local; no hay que preocuparse por las actualizaciones; los estándares de privacidad suelen ser muy altos; y el cumplimiento del GDPR (si se requiere) puede lograrse utilizando el almacenamiento de Amazon: es una buena opción para individuos y grupos de investigación. Para el despliegue institucional, en el que puede ser necesaria la integración con los sistemas locales (por ejemplo, la autenticación), puede ser más apropiado un servidor local de ERN.

Copias de seguridad

Al igual que con cualquier pieza de información digital, el trabajo en un cuaderno electrónico debe tener una copia de seguridad para minimizar cualquier riesgo potencial de pérdida de datos. Es muy probable que el proveedor de la plataforma del software del cuaderno realice copias de seguridad automáticas; sin embargo, no debe dar por sentado que éstas se producen o son adecuadas para su trabajo. Si no lo son, deberías considerar la posibilidad de implementar una estrategia de copia de seguridad que se adapte a tus necesidades, como harías con tu portátil personal.

La frecuencia de las copias de seguridad es un aspecto a tener en cuenta. ¿Con qué frecuencia se toman instantáneas del portátil? ¿Cuánto trabajo podrías perder si la plataforma del portátil se estropeara? Algunas plataformas toman instantáneas cada pocos minutos, lo que significa que se pierden muy pocos datos, mientras que otras pueden tomar una instantánea una vez al día.

Otro aspecto a tener en cuenta es el tiempo que se conservan las copias de seguridad. Algunas plataformas pueden almacenar las copias de seguridad durante un año o más, lo que le permitiría encontrar versiones anteriores de su trabajo si lo necesita. Otras pueden considerar que esto es innecesario.

Seguridad de los datos

La ubicación de la información contenida en tu cuaderno, así como la de las copias de seguridad, puede ser de suma importancia en tu investigación. Debe averiguar dónde se guardan físicamente sus datos, es decir, dónde se encuentra el servidor que utiliza el proveedor de la plataforma. Si tu trabajo debe cumplir con los requisitos del GDPR (es decir, trabajas con información personal o sensible) o tienes que guardar tu información bajo ciertas condiciones (por ejemplo, tu socio industrial requiere un determinado nivel de seguridad), entonces es vital que entiendas los aspectos de seguridad de tu portátil.

Todos los investigadores que utilicen un portátil deben leer los términos y condiciones de uso de la plataforma elegida para asegurarse de que están satisfechos con la forma en que la plataforma maneja y accede a sus datos.

Conservación de datos

La copia de seguridad y la conservación de datos no son necesariamente lo mismo. Mientras que la plataforma de portátiles puede hacer una copia de seguridad de tus datos según un calendario definido, también puede conservar copias de tus datos incluso después de que los hayas eliminado de la plataforma. Esto es especialmente importante si hay restricciones en cuanto al tiempo que se pueden conservar los datos; por ejemplo, puede que tengas un acuerdo con otro proveedor de datos o con los entrevistados para que sus datos se conserven sólo durante un periodo definido.

Para toda la información relacionada con la investigación, también debe considerar cuánto tiempo necesitará conservarla después de que su proyecto haya terminado. Algunos financiadores exigen la conservación de los datos y la Universidad tiene directrices de buenas prácticas para conservar los registros relacionados con la investigación. Puede decidir conservar la información en el cuaderno, pero considere si su acceso a la plataforma coincide con el calendario de conservación y si mantener la información “antigua” allí ocupará demasiado espacio de almacenamiento.

Costos

Muchas opciones de bloc de notas son gratuitas, pero hay opciones de pago si se necesitan más funciones o espacio. Una opción de pago puede ser una buena idea para algunos investigadores o grupos, pero habrá que considerar cuidadosamente cómo se pagará. No todos los financiadores apoyarán los costes asociados a la suscripción de un cuaderno. Lo ideal es que las suscripciones a los cuadernos se realicen a través del sistema de compras de la Universidad, y su departamento debería poder ayudarle en este sentido.

Utilidad y apoyo al usuario

La cantidad de apoyo disponible y la facilidad de uso de las plataformas varían y pueden marcar una gran diferencia en la eficacia del uso del portátil elegido. Muchas plataformas ofrecen una base de conocimientos con guías de ayuda, tutoriales en vídeo o proporcionan asistencia a través de chats en línea o correo electrónico. La facilidad de uso de los ordenadores portátiles, sin necesidad de soporte, varía entre las plataformas y también entre los usuarios, por lo que hay que tener en cuenta si te sientes cómodo navegando por nuevos productos o buscando ayuda. También hay que tener en cuenta cuánto tiempo hay que invertir en aprender a usar un producto, ya que se sabe que esto es una barrera para la adopción exitosa de un cuaderno electrónico.

Duración de la plataforma

Un cuaderno hecho a medida con características específicamente dirigidas a su disciplina puede parecer una solución ideal, pero debe tener en cuenta que no hay garantías de que las plataformas vayan a existir a largo plazo. Las empresas o productos bien establecidos pueden ofrecer garantías de longevidad (aunque no son inmunes a ser descatalogados o a quedarse sin soporte en el futuro), mientras que puede haber más incertidumbre en torno a los productos más nuevos. Puede ser un riesgo con el que estés dispuesto a vivir, pero es muy importante que sepas cuáles son tus opciones para sacar tus datos si la plataforma deja de funcionar en el futuro.

A prueba de futuro

Intente tener en cuenta el futuro a la hora de seleccionar un producto: en concreto, cuáles podrían ser sus necesidades futuras y qué probabilidad hay de que la plataforma responda a los cambios tecnológicos o a las necesidades de los usuarios. Esto se aplica no sólo a las nuevas funciones, sino también a las actualizaciones generales de la plataforma y a la corrección de errores. El rendimiento de su plataforma puede tener un gran impacto en su experiencia de uso.

¿Qué ERN sería la mejor para mí/mi grupo?

Unas cuantas preguntas básicas pueden ayudarle a definir sus necesidades y filtrar las opciones:

¿Tiene un presupuesto?

Decida cuánto le gustaría gastar. Si encuentra un producto que se adapte a usted y a su equipo, y tiene la intención de confiar en ese servicio para guardar de forma segura toda la documentación de su investigación, durante años, probablemente merezca la pena pagar un precio razonable. Consulte también la nota sobre los productos gratuitos de ERN que aparece más arriba.

¿Va a utilizar este software de forma independiente o en grupo?

Hay algunos paquetes muy útiles, autónomos y baratos para usuarios individuales que no necesitan todas las campanas y silbatos de un sistema completo de ERN.

¿Quiere desplegarlo a nivel departamental o institucional?

Si la implantación de un solo producto en todo el centro es esencial, tendrá que reconocer que, lamentablemente, no podrá complacer a todo el mundo. En lugar de esforzarse por ofrecer el conjunto de características más completo posible, su institución puede estar mejor servida con un conjunto básico de funciones “esenciales” que sean más relevantes a nivel universal.

¿Qué sistemas operativos se utilizarán?

La mayoría de los productos de la ERN se basan en el navegador y, por lo tanto, son independientes del sistema operativo, pero, como ocurre con muchos otros servicios en línea complejos, puede que no sean totalmente compatibles con TODOS los navegadores. Existen en el mercado algunas aplicaciones específicas para cada plataforma, que podrían ser de interés, o podrían excluirse rápidamente de su búsqueda.

¿Qué dispositivos se utilizarán para manejar el software de la ERN?

Muchas personas necesitan crear o actualizar registros “en vivo” en el banco o en otras áreas experimentales, así como en otros dispositivos dentro y fuera del laboratorio. Otros pueden preferir utilizar herramientas de reconocimiento de voz, o seguir garabateando notas escritas a mano y transcribirlas posteriormente en un registro más ordenado y organizado en un solo ordenador. Tenga en cuenta que algunos proveedores pueden cobrar tarifas adicionales por las aplicaciones para ejecutar su software en diferentes tipos de dispositivos.

¿Sus acuerdos de financiación exigen medidas específicas de seguridad de datos/cumplimiento?

Algunos organismos de financiación exigen que todos los datos se almacenen de forma segura, en una ubicación geográfica que garantice el cumplimiento de la normativa local de protección de datos (por ejemplo, el GDPR). Sin embargo, algunos sistemas de ERN están diseñados para almacenar contenidos y datos únicamente en sus propios servidores (es decir, en “la nube”). Los grandes grupos/departamentos pueden negociar instalaciones locales a medida que cumplan plenamente la normativa, pero si usted es un grupo pequeño sin suficiente poder de negociación, es posible que tenga que buscar la orientación/aprobación de su organismo de financiación, o restringir su elección de productos de ERN a los que permiten el almacenamiento local.

Evaluación del producto

Al experimentar con el software, tenga en cuenta la siguiente lista de funciones y características.

Diseño de la interfaz

¿Le gusta el “aspecto” del software? ¿Es fácil e intuitivo de usar? ¿Parece eficiente y bien diseñado?

Adecuación del flujo de trabajo

¿El software le permite describir bien sus métodos de trabajo habituales? ¿Se adapta a sus experimentos?

Herramientas de creación de contenidos

Pruebe todas las herramientas de escritura y dibujo, las funciones de anotación, etc. ¿Admite el software lenguaje de marcas, ecuaciones matemáticas, estructuras químicas, etc.?

Gestión/almacenamiento de datos

¿Puede cargar archivos del tipo/formato/tamaño habitual? Si hay un límite de tamaño de archivo, ¿cómo se gestionan los archivos más grandes? ¿Se pueden cargar varios archivos al mismo tiempo? ¿Te gusta cómo el software almacena/presenta el catálogo de archivos cargados? ¿Te parece que el manejo de los archivos es lo suficientemente rápido? ¿Cómo se hace una copia de seguridad de los datos?

Integración con otros programas y/o servicios en línea

Algunos productos de ERN ofrecen integración con aplicaciones de Office, software de estadística, almacenamiento institucional, repositorios de datos, etc. ¿Le parecen estas características bien diseñadas y útiles?

Funciones de colaboración. ¿Puede compartir recursos/comentarios con los miembros de su grupo? ¿Puede invitar a personas ajenas a su grupo a ver o contribuir a su ERN?

Funciones de IP/supervisor. ¿Proporciona la plataforma una supervisión adecuada de las actividades de su grupo y herramientas para que usted pueda dar su opinión? ¿Puede controlar los niveles de acceso a los recursos para los miembros de su grupo?

Funciones de exportación. ¿Puedes exportar páginas, secciones o todo el cuaderno en un formato útil? ¿Puede exportar de manera que devuelva los archivos de datos en sus formatos originales?

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