Los datos de la investigación puede estar en un documento de Word, un cuaderno, un montón de papeles en una carpeta, un programa como EverNote o OneNote o un software bibliográfico como EndNote.
Una buena gestión ddatos le permite identificar, localizar y utilizar eficazmente sus datos. Puede:
Gestionar grandes cantidades de diversos archivos de datos.
Localizar y buscar archivos fácilmente.
Distinguir diferentes archivos y versiones de archivos dentro de una carpeta.
Evitar confusiones al trabajar en equipo o compartir archivos.
Evitar la pérdida de datos por sobrescritura o eliminación accidental de archivos.
Proporcionar un contexto para la recuperación y el almacenamiento de datos.
Qué abarca la Gestión de los Datos en la Investigación
La gestión de archivos abarca:
Estructurar la organización jerárquica de las carpetas de archivos de forma lógica y clara;
Planificar la sintaxis y el vocabulario de los nombres de los archivos individuales;
Utilizar de forma coherente las convenciones acordadas.
Formatos propietarios frente a formatos abiertos
Siempre que sea posible, debe guardar los datos en un formato de archivo no propietario (abierto). Si la conversión a un formato de datos abierto va a suponer alguna pérdida de datos de sus archivos, puede considerar la posibilidad de guardar los datos tanto en el formato propietario como en un formato abierto. Tener al menos una parte de la información disponible más tarde será mejor que no tener ninguna disponible.
Cuando sea necesario guardar los archivos en un formato propietario, considera la posibilidad de incluir un archivo readme.txt en tu directorio que documente el nombre y la versión del software utilizado para generar el archivo, así como la empresa que lo creó. Esto podría ayudarle en el futuro si necesita averiguar cómo abrir estos archivos de nuevo.
Pautas para elegir los formatos
A la hora de seleccionar los formatos de archivo, lo ideal es que sean
No propietarios
Sin cifrar
Sin comprimir
De uso común por parte de la comunidad investigadora
Adheridos a una norma abierta y documentada, como la descrita por el Estado de California (véase AB 1668, 2007)
Interoperable entre diversas plataformas y aplicaciones
Totalmente publicado y disponible sin derechos de autor
Implementable de forma completa e independiente por múltiples proveedores de software en múltiples plataformas sin ninguna restricción de propiedad intelectual para la tecnología necesaria
Desarrollado y mantenido por una organización de estándares abiertos con un proceso inclusivo bien definido para la evolución del estándar.
Algunos formatos de archivo preferidos
Contenedores: TAR, GZIP, ZIP
Bases de datos: XML, CSV
Geoespacial: SHP, DBF, GeoTIFF, NetCDF
Imágenes en movimiento: MOV, MPEG, AVI, MXF
Sonidos: WAVE, AIFF, MP3, MXF
Estadísticas: ASCII, DTA, POR, SAS, SAV
Imágenes fijas: TIFF, JPEG 2000, PDF, PNG, GIF, BMP
Datos tabulares: CSV
Texto: XML, PDF/A, HTML, ASCII, UTF-8
Archivo web: WARC
Versionado de datos
El control de versiones se refiere a guardar nuevas copias de los archivos cuando se realizan cambios, de modo que se pueda volver atrás y recuperar versiones específicas de los archivos más adelante.
Nombrar las versiones
Cuando cree nuevas versiones de sus archivos, registre los cambios que se realizan en ellos y dé a los nuevos archivos un nombre único. Siga los consejos generales del sitio para nombrar los archivos, pero tenga en cuenta también lo siguiente:
Incluya un número de versión, por ejemplo «v1», «v2» o «v2.1».
Incluya información sobre el estado del archivo, por ejemplo «borrador» o «final», siempre que no acabe con nombres confusos como «final2» o «final_revisado».
Incluya información sobre los cambios realizados, por ejemplo, «recortado» o «normalizado».
Versiones sencillas de archivos
Una forma sencilla de versionar los archivos es guardar manualmente nuevas versiones cuando se realizan cambios significativos. Esto funciona bien si:
No es necesario guardar muchas versiones diferentes.
Sólo una persona trabaja con los archivos.
Siempre se accede a los archivos desde una sola ubicación.
El control de versiones consiste en guardar nuevas copias de los archivos cuando se realizan cambios, de modo que se pueda volver atrás y recuperar versiones específicas de los archivos más adelante.
Guardar varias versiones permite decidir posteriormente que se prefiere una versión anterior. Entonces puedes volver inmediatamente a esa versión en lugar de tener que volver sobre tus pasos para recrearla.
Este método de versionado requiere que te acuerdes de guardar las nuevas versiones cuando sea oportuno. Este método puede resultar confuso cuando se colabora en un documento con varias personas.
Google Drive
El software de procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones de Google Drive crea automáticamente versiones a medida que se edita.
Cada vez que editas archivos creados en Google Drive, se guardan nuevas versiones a medida que avanzas.
La información de la versión incluye quién editó el archivo y la fecha y hora de creación de la nueva versión.
También puedes ver los cambios realizados de una versión a otra (o entre la versión actual y cualquier versión anterior) y volver a una versión anterior en cualquier momento.
Ventajas: La función de edición en tiempo real significa que Google Drive funciona bien para colaborar en archivos con varias personas. Y como los archivos están en Google Drive, son accesibles desde cualquier lugar.
Contras: estás restringido al software proporcionado por Google, que puede no tener todas las campanas y silbidos de tu procesador de textos, hoja de cálculo o software de presentación de escritorio.
Planes de gestión de datos
Un plan de gestión de datos (PMD por sus siglas en inglés) es un documento escrito que describe los datos que espera adquirir o generar durante el curso de un proyecto de investigación, cómo gestionará, describirá, analizará y almacenará esos datos, y qué mecanismos utilizará al final de su proyecto para compartir y preservar sus datos.
Es posible que ya haya considerado algunas o todas estas cuestiones en relación con su proyecto de investigación, pero escribirlas le ayuda a formalizar el proceso, identificar los puntos débiles de su plan y proporcionarle un registro de lo que pretende hacer.
La gestión de datos se aborda mejor en las primeras etapas de un proyecto de investigación, pero nunca es demasiado tarde para desarrollar un plan de gestión de datos.
Creación de un PMD
Un plan de gestión de datos es un documento vivo. La investigación se basa en el descubrimiento, y el proceso de investigación a veces requiere que se cambie de marcha y se revise el camino previsto. Tu PDM es un documento vivo que puedes necesitar modificar a medida que cambia el curso de tu investigación. Recuerda que cada vez que tus planes de investigación cambien, debes revisar tu PDM para asegurarte de que sigue satisfaciendo tus necesidades.
Preparación para redactar un PMD
Antes de sentarse a escribir su plan de gestión de la investigación, es conveniente que reflexione un poco. Los siguientes documentos proporcionan orientación sobre los tipos de cuestiones que puede necesitar considerar al comenzar el proceso de escribir su PMD.
Incluir los costes de TI en las subvenciones de investigación
Almacenamiento de datos y copias de seguridad
Mejores prácticas de datos
Creación de metadatos
Trabajar con datos sensibles
Compartir datos
Licencia de los datos
Conservación de datos
Agunas Recomendaciones Finales
Copia y pega tus cadenas de búsqueda (especialmente las que dieron buenos resultados) en un documento, y anota qué bases de datos te dieron los mejores resultados (puede que tengas que volver a buscar).
Cada vez que encuentres algo que te parezca remotamente interesante, anótalo para poder volver a él más tarde. Esto te ayudará a altas horas de la madrugada cuando intentes desesperadamente recordar dónde leíste algo.
Recuerda que si utilizas la información de otra persona, tienes que citarla. Si no puedes citarla, no puedes utilizarla, así que toma nota de quién dijo qué.
Lo más sencillo (y lo mejor) que puedes hacer es anotar siempre los detalles de la referencia principal cada vez que leas algo, y dejar unas cuantas notas para recordar de qué se trataba (y tomar nota de cualquier cosa que te llame la atención, aunque no creas que sea especialmente útil para ti en ese momento). Es muy probable que te encuentres tratando de recordarlo en medio de la noche, cuando necesites terminar alguna tarea.
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Referencias Bibliográficas
Chervenaka, Ann, Ian Foster, Carl Kesselman, Charles Salisbury, and Steven Tuecke. «The Data Grid: Towards an Architecture for the Distributed Management and Analysis of Large Scientific Datasets.» Journal of Network and Computer Applications 23, no. 3 (2000): 187-200. https://doi.org/10.1006/jnca.2000.0110
Childs, Sue, Julie McLeod, Elizabeth Lomas, and Glenda Cook. «Opening Research Data: Issues and Opportunities.» Records Management Journal 24, no. 2 (2014): 14-162. http://dx.doi.org/10.1108/RMJ-01-2014-0005
Figueiredo, Ana Sofia. «Data Sharing: Convert Challenges into Opportunities. » Frontiers in Public Health 5, no. 327 (2017). https://doi.org/10.3389/fpubh.2017.00327.
Gestión de Datos en la Investigación. Foto: Unsplash. Créditos: Brooke Cagle
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