El presupuesto es una representación de las partidas (en forma de tabla) de los gastos asociados al proyecto propuesto. La justificación del presupuesto contiene detalles más profundos de los costos de las partidas, y a veces explica el uso de los fondos cuando no es evidente. Los ejemplos incluyen la necesidad de consultores, o la falta de disponibilidad dentro de la Universidad de un elemento de equipo propuesto para la compra. Los viajes al extranjero deben detallarse y justificarse específicamente, y no combinarse con los viajes nacionales. La necesidad de viajar a reuniones profesionales debe estar vinculada al proyecto propuesto, si es posible. Consulte el ejemplo de presupuesto (Duckett, 2002).

Las estimaciones de costos deben ser lo más precisas posible para cubrir los gastos propuestos en el proyecto. Los revisores observarán tanto las sobreestimaciones como las infraestimaciones.

El presupuesto debe elaborarse con el administrador de investigación de su departamento, en consulta con el representante del proyecto  correspondiente, según sea necesario. Los patrocinadores suelen especificar cómo deben presentarse los presupuestos y qué costos son admisibles. El resumen que se ofrece aquí es sólo una orientación preliminar.

Pasos para la elaboración de un presupuesto

He aquí cinco pasos para crear un presupuesto sencillo para su proyecto de investigación.

Enumere sus actividades

Haga una lista de todo lo que piensas hacer en el proyecto, y de quién lo va a hacer.

Tome su metodología y conviértala en un plan paso a paso. ¿Has dicho que vas a entrevistar a 50 personas? Escríbalo en su lista.

¿Va a realizar un análisis estadístico de tu muestra?  Escríbalo.

Piensa en las implicaciones de lo que vas a hacer. ¿Necesita utilizar un Thingatron? Anota que tendrás que comprarlo, instalarlo y ponerlo en marcha.

¿Y los viajes? Anota cada viaje por separado. Sé específico. No puedes ir simplemente al "Sudeste Asiático" para hacer un trabajo de campo. Tiene que ir a Kuala Lumpur para entrevistar a X número de personas durante Y semanas, y luego lo mismo para Singapur y Yakarta.

Ejemplo:

Tu lista de presupuesto podría ser así:

Voy a hacer 10 entrevistas en Kuala Lumpur; 10 entrevistas en Singapur; 10 entrevistas en Yakarta por mi cuenta.

Necesitaré permiso de enseñanza durante tres meses para el trabajo de campo.

Vuelos a KL, Singapur, Yakarta y de vuelta a Melbourne.

Necesitaré alojamiento durante un mes en cada lugar, más dietas.

El servicio de transcripción transcribirá las 30 entrevistas.

Yo analizaré los resultados transcritos. (No es necesario dar clases, lo haré con mi escaso tiempo de investigación).

Necesitaré un Thingatron X32C para hacer las pruebas.

Thing Inc tendrá que instalar el Thingatron. (Me pregunto cuánto tiempo llevará eso).

El asistente de investigación hará tres pruebas al mes con el Thingatron.

Tendré que contratar a un asistente de investigación (1 día a la semana durante un año en el nivel B1).

El asistente de investigación hará el análisis estadístico de los resultados del Thingatron.

Yo me encargaré de la redacción en el tiempo que me permita la investigación.

Al final, deberías sentir que has pensado en todo el proyecto en detalle. Deberías ser capaz de guiar a otra persona a través del proyecto, así que coge a un amigo crítico y léele la lista. Si hace preguntas, anota las respuestas.

Esto te ayudará a alcanzar el nivel de especificidad que necesitas para el siguiente paso.

Vuelva a consultar las normas

Ya ha leído las normas de financiación de su universidad, si es que existen.

Una vez que haya enumerado todo lo que quieres hacer, vuelva a leer las normas específicas de los presupuestos. ¿Qué está permitido y qué no? El plan de financiación no pagará el equipo, por ejemplo: tendrá que financiar su Thingatron de otra manera. Táchelo de la lista.

Algunos programas no financian a las personas. Otros no financian los viajes. Es importante saber qué necesita para su proyecto. También es importante saber lo que puede incluir en la solicitud que estás escribiendo ahora mismo.

La mayoría de los programas de financiación no financiarán la infraestructura (como los costos de construcción) ni otras cosas que no estén directamente relacionadas con el proyecto. Sin embargo, algunos sí lo harán. Si lo hacen, debes incluir los gastos generales (es decir, los costos generales que tu organización necesita para seguir funcionando). Esto incluye el costo de elementos básicos como la electricidad y la iluminación, los escritorios y las sillas, y el personal de limpieza y seguridad. También incluye áreas de servicio como la biblioteca de la universidad. Pida ayuda al responsable de finanzas. A menudo se trata de un porcentaje del costo total del proyecto (Bradley, 1996)

Si va a contratar personal, no olvide utilizar la tarifa salarial correcta e incluir los costos salariales. Son los costos adicionales que una organización tiene que pagar por un empleado, pero que no aparecen en su nómina. Pueden incluir cosas como la jubilación, la carga de las vacaciones, los seguros y los impuestos sobre la nómina. Una vez más, su responsable de finanzas puede ayudarle con esto.

Ejemplo:

Tu lista de presupuesto podría ser ahora así:

10 entrevistas en Kuala Lumpur, Singapur y Yakarta por mí.

Liberación de la enseñanza durante tres meses para el trabajo de campo.

Vuelos a KL, Singapur, Yakarta y vuelta a Melbourne.

Alojamiento durante un mes en cada lugar, más dietas, más seguro de viaje (regla 3F).

Transcripción de 30 entrevistas, por el servicio de transcripción.

Análisis de los resultados transcritos, por mí. No se requiere liberación de la enseñanza.

Compra e instalación del Thingatron X32C, por Thing Inc. No permitido por la norma 3C. Organizar el acceso al Thingatron a través de la organización asociada - se trata de una contribución en especie al proyecto.

Tres ensayos al mes con el Thingatron, por parte del asistente de investigación.

Análisis estadístico de los resultados del Thingatron, a cargo del asistente de investigación.

Asistente de investigación: 1 día a la semana durante un año en el nivel B1, más un 25,91% de costos salariales.

Gastos generales al 125% del total de la solicitud de efectivo, según la regla 3H.

Costo de cada artículo

Busque un costo razonable para cada elemento de la lista. ¿Va a entrevistar a las cincuenta personas y hacer usted mismo el análisis estadístico? Si es así, ¿necesitas tiempo libre de la enseñanza? ¿Cuánto tiempo? ¿Cuál es su salario para ese periodo de tiempo, o cuánto le costará contratar a un sustituto? No olvide los costos ocultos, como los costos salariales.

Si no va a hacer el trabajo ud mismo, calcule durante cuánto tiempo necesita un asistente de investigación. Sea realista. Calcule a qué nivel quiere emplearlo y averigue cuánto cuesta.

¿Cuánto va a costar su Thingatron? A veces, basta con buscar esas cosas en la web. Otras veces, tendrá que llamar a un proveedor, sobre todo si hay gastos de entrega e instalación.

Entre en un sitio web de viajes y busca costos razonables para viajar a Kuala Lumpur y otros lugares. Busque los costos de alojamiento para el periodo en el que piensas quedarte y calcula los gastos de manutención. Es posible que tu universidad o tu gobierno dispongan de tarifas de dietas para este tipo de viajes.

Anote de dónde ha sacado cada una de las estimaciones. Le será útil más adelante, cuando redactes la justificación del presupuesto.

Ejemplo:

10 entrevistas en Kuala Lumpur, Singapur y Yakarta por mi parte (ver más abajo los gastos de viaje).

Liberación de la enseñanza durante tres meses para el trabajo de campo = 25.342 dólares - asesoramiento del responsable de finanzas.

Vuelos a KL (775 $), Singapur (564 $), Yakarta (726 $), Melbourne (535 $) - Blue Sky airlines, ida y vuelta en clase económica.

Alojamiento durante un mes en cada lugar (KL: 3.500 $; Sing: 4.245 $; Jak: 2.750 $ - estancia larga, alojamiento de tres estrellas según TripAdviser).

Dietas durante tres meses (60 días x 125 $ al día - normas de viaje de la Universidad).

Seguro de viaje (norma 3F): 145 $ - calculadora del seguro de viaje de la Universidad.

Transcripción de 30 entrevistas, por el servicio de transcripción: 30 entrevistas x 60 minutos por entrevista x 2,75 dólares por minuto - Presupuesto del servicio de transcripción, tarifa de voces acentuadas.

Análisis de los resultados transcritos, por mí. No se requiere liberación de la enseñanza. (Contribución en especie de la universidad por valor de 2.112 dólares por una semana de mi tiempo - consejo del responsable financiero).

Comprar e instalar el Thingatron X32C, de Thing Inc. No está permitido por la regla 3C. Organizar el acceso al Thingatron a través de la organización asociada - esto es una contribución en especie al proyecto. (2.435 $ en especie - presupuesto de la organización asociada, a la tarifa de "cliente favorecido").

Tres pruebas al mes con Thingatron, a cargo de un asistente de investigación.

Análisis estadístico de los resultados del Thingatron, a cargo del asistente de investigación.

Asistente de investigación: 1 día a la semana durante un año en el nivel B1, más un 25,91% de costos salariales. 12.456 dólares - asesoramiento del responsable financiero.

Gastos generales al 125% del total de la solicitud de efectivo, según la regla 3H.

Ponerlo en una hoja de cálculo

Algunas personas trabajan de forma natural en hojas de cálculo (como Excel). Otras no. Si no le gusta el Excel, no se preocupes. Va a estar haciendo presupuestos de investigación durante el resto de tu vida investigadora.

Cuando trabaje con presupuestos, una hoja de cálculo es la herramienta adecuada para el trabajo, así que aprenda a usarla. Aprenda lo suficiente como para elaborar un presupuesto sencillo: sumar y multiplicar cosas le servirá para la mayoría. Haga un curso si es necesario.

Para empezar, su hoja de cálculo multiplicará cosas como 7 días en Kuala Lumpur a 89,52 dólares por día, y también sumará todos sus subtotales por ud.

Si su presupuesto no cuadra correctamente (porque, por ejemplo, lo has construido como una tabla en Word), ocurrirán dos cosas. En primer lugar, quedarás en ridículo. En segundo lugar, y más importante, la gente perderá la confianza en el resto de tus cifras. Si el total es erróneo, empezarán a cuestionar la validez del resto del presupuesto. Y eso es algo que no queremos.

Justificarlo

Todo presupuesto va acompañado de una justificación del mismo. Para cada partida del presupuesto hay que responder a dos preguntas:

¿Por qué necesitas ese dinero?

¿De dónde has sacado las cifras?

La justificación del presupuesto vincula el presupuesto con el plan del proyecto y viceversa. Todas las partidas del presupuesto deben figurar en la justificación, así que toma la lista del presupuesto y péguela en la justificación.

Para cada elemento, incluya un breve párrafo que explique por qué lo necesitas. Remítase al plan del proyecto y amplíe lo que allí figura. Por ejemplo, si ha incluido un asistente de investigación en su solicitud, esta es una oportunidad perfecta para decir qué hará el asistente de investigación.

Además, para cada punto, muestre de dónde ha sacado las cifras. En el caso de un asistente de investigación, esto puede significar hablar del nivel de responsabilidad requerido, para que la gente pueda entender por qué elegiste ese nivel salarial. Para un vuelo, puede ser tan fácil como decir: "Vuelo de ida y vuelta en clase económica de Blue Sky airlines".

Ejemplo:

El trabajo de campo: Kuala Lumpur

La experiencia anterior ha demostrado que un mes da tiempo suficiente para perfeccionar y localizar las preguntas de las entrevistas con los socios de la investigación en la Universidad de Malaya, probar el instrumento de la entrevista, reclutar a los participantes y realizar diez entrevistas de una hora con notas de campo. Además, la novedosa metodología se presentará en la CONF2022, que se celebrará en Malasia en febrero de 2022.

Las tarifas aéreas económicas entre Melbourne y Kuala Lumpur se basan en las tarifas actuales de Blue Sky Airlines. Hay que tener en cuenta que las tarifas aéreas se han mantenido al mínimo viajando de un país a otro, en lugar de regresar a Australia.

El alojamiento de un mes se basa en las tarifas de alojamiento de tres estrellas para estancias largas proporcionadas por TripAdvisor.

La tarifa de 30 días por día se basa en las tarifas universitarias estándar del sudeste asiático.

Utilice la misma nomenclatura en todas partes. Si incluyes un Thingatron X32C en tu presupuesto, llámelo Thingatron X32C en la justificación del presupuesto y en el plan del proyecto. En un mundo ideal, alguien debería poder pasar del plan del proyecto al presupuesto y a la justificación del presupuesto y viceversa y saber siempre exactamente dónde se encuentra.

Ejemplo:

Plan del proyecto: "¿Hacer un trabajo de campo en Malasia? ¿Dónde?" Pasa al presupuesto.

Presupuesto: "Un mes en Kuala Lumpur - OK. ¿Por qué un mes?" Pasa a la justificación del presupuesto.

Justificación del presupuesto: "Ah, el trabajo de campo tiene lugar al mismo tiempo que la conferencia. Ahora lo entiendo. Entonces, ¿qué van a presentar en la conferencia?" Vuelve a la descripción del proyecto...

Así que, ahí lo tiene: Haga una lista; compruebe las normas; calcule el costo de todo; haga una hoja de cálculo; y luego justifíquelo. Presupuesto hecho.

Costos del Presupuesto

Los estudiantes de posgrado asistentes de investigación que vayan a trabajar en proyectos de investigación durante más de la mitad de su tiempo, pueden tener parte de los costos de matrícula cubiertos por su unidad. El resto de los costos de matrícula deben incluirse como una partida en el presupuesto para el patrocinador.

Divisiones Típicas

Las divisiones típicas de la partida presupuestaria (tabular) son personal, equipos, suministros, servicios, viajes y costos indirectos (IDC). Pueden añadirse otras categorías según sea necesario. El presupuesto debe dejar claro cómo se alcanzan los totales de cada categoría de gastos. La información sobre los salarios, por ejemplo, a menudo debe especificarse con detalle: investigador principal, sueldos durante 3 meses a 80.000 dólares [nombramiento de 9 meses]) = 13.333 dólares. Aclare si los totales de los salarios implican dos tasas diferentes (por ejemplo, debido a un aumento anticipado del salario durante el período presupuestario).

La categoría de Personal incluye no sólo el sueldo o salario base de cada persona del proyecto, sino también (enumerado por separado) el porcentaje añadido para las prestaciones del personal. La cifra actual que se utiliza para calcular el costo medio de las prestaciones del personal es el 30% del total de los sueldos y salarios. Debe consultarse a los representantes del proyecto sobre el cálculo de las prestaciones del personal, ya que el porcentaje puede variar significativamente en función del tipo de personal implicado y de la opción de prestaciones seleccionada.

Costos Indirectos

Los costos indirectos (IDC) se muestran como una categoría separada, normalmente como la última partida antes del total general. Los costos indirectos se calculan como un porcentaje fijo de los costos directos totales (modificado por varias excepciones).  En el caso de las subvenciones financiadas con fondos federales, algunas partidas están excluidas de los costos indirectos, por ejemplo, el equipo (más de 5.000 dólares), la matrícula de los asistentes de investigación graduados y el saldo de los subcontratos de más de 25.000 dólares.

Si el patrocinador exige que se compartan los gastos, consulte con el administrador de investigación de su departamento para saber cómo indicarlo en el presupuesto. Esto debe ser aprobado por su presidente o decano.

Lista de comprobación de las partidas presupuestarias

Sueldos y salarios

  1. Personal académico
  2. Asistentes de investigación
  3. Estipendios (sólo becas de formación)
  4. Consultores
  5. Entrevistadores
  6. Programador informático
  7. Gestores o analistas de datos
  8. Administradores
  9. Asistentes de redacción
  10. Técnicos
  11. Coordinadores de estudios/clínicos
  12. Personal por horas
  13. Prestaciones del personal
  14. Aumentos salariales en propuestas que se extienden a un nuevo año, por ejemplo, aumentos por el costo de  la vida
  15. Acumulación y/o uso de las vacaciones

Equipo

  1. Equipo fijo
  2. Equipos móviles
  3. Equipos de oficina
  4. Instalación de equipos

Materiales y suministros

  1. Material de oficina específico para el proyecto
  2. Comunicaciones
  3. Materiales de prueba o muestras
  4. Formularios de cuestionario
  5. Acceso a los datos
  6. Animales
  7. Cuidado de los animales
  8. Suministros de laboratorio
  9. Cristalería
  10. Productos químicos
  11. Suministros electrónicos
  12. Materiales y suministros para informes

Viajes

  1. Conferencias profesionales
  2. Trabajo de campo
  3. Reuniones de patrocinadores
  4. Viajes de consulta y consultores
  5. Viajes de los participantes en la investigación
  6. Dietas
  7. Alquiler de automóviles, aviones y barcos

Servicios

  1. Uso de ordenadores/almacenamiento de datos
  2. Servicios de duplicación (informes, etc.)
  3. Costos de publicación
  4. Servicios fotográficos/gráficos
  5. Contratos de servicios
  6. Servicios ISR (por ejemplo, encuestas)
  7. Análisis de datos

Otros

  1. Alquiler de espacios
  2. Alteraciones y renovaciones
  3. Compra de datos, publicaciones periódicas, libros
  4. Sujetos/participantes en la investigación
  5. Reembolso a los pacientes
  6. Matrículas y honorarios
  7. Hospitalización
  8. Subcontratos

Funciones del representante del Proyecto

Esta lista de control sugiere muchos de los gastos que podrían ser apropiados para su presupuesto, pero es importante consultar con el representante del proyecto.

De acuerdo con Rubin (1994), él puede ayudar a garantizar:

(1) que en el presupuesto no se han omitido elementos de costo apropiados, como los gastos de servicio por el uso de determinadas instalaciones de la Universidad (por ejemplo, las encuestas realizadas por el Instituto de Investigación Social);

(2) que se han obtenido y registrado adecuadamente las estimaciones de construcción, reformas o instalación de equipos;

(3) que los costos no se dupliquen entre las categorías de costos directos e indirectos;

(4) que el presupuesto cumpla con los requisitos de reparto de costos del patrocinador;

(5) que se prevea el aumento de los costos según proceda; y (6) que los costos de todas las categorías se estimen de forma realista.

Referencias Bibliográficas

Rubin, Jeffrey. 1994. Handbook of usability testing: how to plan, design, and conduct effective tests.
New York: Wiley. 330 p.

Duckett, Bob. 2002. Review of Evaluating reference services: A practical guide, by Jo Bell
Whitlach. Library Review 51:56.

Bradley, Jana. 1996. Review of Research design: qualitative, quantitative, and mixed methods
approaches, 1st ed., by John Creswell. The Library Quarterly 66:225.

Presupuesto de la Investigación

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