Un sistema de gestión de estudiantes (también conocido como sistema de información de estudiantes o SIS) ayuda a una universidad a gestionar los datos, las comunicaciones y la programación. Un sistema universitario genera y utiliza una gran cantidad de datos. Estos datos deben comunicarse adecuadamente a los estudiantes y al profesorado. Un sistema de gestión de estudiantes ayuda a los centros a almacenar, gestionar y distribuir esta información.

Algunos sistemas de gestión de alumnos están diseñados para satisfacer todas las necesidades de gestión de datos de los alumnos de un centro. Otros sistemas de gestión de estudiantes son especializados. Estas soluciones especializadas se dirigen a necesidades específicas, como las aplicaciones universitaria o el seguimiento del comportamiento de los alumnos.

Por qué utilizar un Sistema de Gestión de Estudiantes

Hoy en día todo está en línea. Los estudiantes querrán navegar por sus cursos en su sitio web, profundizar en los detalles de cada uno y, tras decidir si se comprometen con un curso, pasar por todo el proceso de inscripción, que termina con una firma electrónica. Esto incluirá tanto la inscripción como el pago, que puede ser en forma de un depósito inicial con tarjeta de crédito combinado con un plan de pagos.

Los sistemas de gestión de estudiantes proporcionan muchos beneficios a las instituciones educativas, principalmente derivados de la gestión centralizada de datos y la accesibilidad. Los profesores pueden introducir, gestionar y acceder más fácilmente a los datos de los alumnos. El cumplimiento de las normas estatales y otros requisitos reglamentarios también son mucho más fáciles de cumplir.

Todo esto podría hacerse en papel, pero sería un desperdicio de recursos valiosos. En lugar de ello, un SMS debería encargarse de todos los aspectos de la inscripción, incluyendo la comercialización de los cursos en el sitio web de tu empresa y la creación de un formulario de inscripción personalizado que recoja la información exacta que necesitas. A medida que los estudiantes se inscriben, el sistema recopila su información, donde un flujo de trabajo entra en acción y notifica a los equipos de ventas y finanzas, antes de enviar al estudiante su próximo programa de formación. Con un SMS, el proceso de inscripción debería requerir poco trabajo manual por parte del personal.

Gestión de estudiantes frente a sistemas de gestión universitario

El espacio de la tecnología educativa (EdTech) se ha vuelto más concurrido, con productos cada vez más superpuestos en las diferentes necesidades educativas. Por ejemplo, los sistemas de gestión universitarios y los de gestión de estudiantes se confunden a menudo y tienen muchas capacidades que se solapan. Sin embargo, hay que tener en cuenta algunas distinciones importantes.

Los sistemas de gestión de estudiantes se centran en la gestión de los datos de los estudiantes y basan sus estructuras de datos en el nivel individual de los alumnos. Esto es distinto de la gestión de la universidad, que abarca más factores como la gestión de las instalaciones, los procesos de adquisición de la cafetería y las funciones de contabilidad más específicas de la universidad.

Algunos proveedores de EdTech se han inclinado por el enfoque "todo en uno" de la gestión universitaria que incluye la gestión de los alumnos, así como todos los demás aspectos de la administración universitaria y la gestión de datos. Sin embargo, estas ofertas de plataformas pueden ser excesivas para algunas organizaciones y pueden no ofrecer las mejores capacidades en áreas específicas. Estas compensaciones hacen que los sistemas de gestión de estudiantes independientes sean atractivos para las organizaciones que necesitan las mejores capacidades de gestión de estudiantes y portales específicamente adaptados a los datos de los estudiantes.

Pilares modernos del sistema de gestión de estudiantes

Con la tecnología y la urbanización, las necesidades modernas crecen rápidamente. Con el fin de mantener el rendimiento del software racionalizado de acuerdo con las necesidades crecientes, siempre es mejor seguir añadiendo nuevas características a su pila de tecnología. A continuación se presentan las tres nuevas características integrales del día que deben ser incrustados en el Sistema de Gestión de Estudiantes:

Basado en la nube

El software basado en la nube tiene ventajas significativas en comparación con sus homólogos alojados localmente. Con el sistema en la nube, hay una necesidad mínima de soporte de TI, mantenimiento de hardware, y ofrece actualizaciones de software. Por lo tanto, hace que sea significativamente más accesible para la división de TI operar múltiples sistemas.

Seguridad de la información

Los datos son el aspecto más crítico y confidencial para todas las industrias, incluidas las escuelas y universidades. Por lo tanto, deben estar seguros, y debe haber una gestión adecuada para hacer copias de seguridad de estos datos. Porque el software de gestión de sistemas  universitarios también maneja una serie de información sensible, por lo que necesitan tener una capa de seguridad para salvaguardarla de hackers ilegítimos o usuarios desconocidos.

Integraciones

Las integraciones garantizan que los datos guardados dentro de su software sean coherentes y precisos en todas las bases de datos del sistema de software.

Características y capacidades de los sistemas de gestión de estudiantes

Los sistemas de gestión de estudiantes pueden abarcar una serie de características dependiendo del alcance de un producto en particular. Sin embargo, los productos líderes deben tener la mayoría o todas las siguientes áreas de características:

Datos de los estudiantes

Seguimiento de la asistencia de los estudiantes

Información sobre la salud de los estudiantes

Gestión del libro de notas

Información sobre los antecedentes del estudiante: datos sobre la familia, la edad y el comportamiento

Gestión de expedientes académicos

Administración de estudiantes y profesores

Integración con tecnología educativa de terceros

Gestión de las inscripciones en línea

Comunicaciones del distrito, como mensajes y alertas

Gestión de listas

Personalización de la plataforma

Autoservicio de los profesores

Seguridad de los datos de los estudiantes

Apoyo a la comunidad

Programación de clases

Informes a nivel estatal y nacional

Apoyo al cumplimiento de la normativa

Aplicación móvil para profesores

Áreas Críticas de los sistemas de gestión de estudiantes

Las características de un sistema de gestión de estudiantes deben cubrir una serie de áreas críticas, que se enumeran a continuación.

Cumplimiento

La formación acreditada está fuertemente regulada, lo que ayuda a mantener un excelente nivel de educación, haciendo de nuestro país uno de los lugares más populares del mundo para estudiar. Para seguir cumpliendo con la normativa, las organizaciones de formación acreditada deben realizar un informe anual, para demostrar la coherencia y exactitud de sus datos.

Al ser una de las tareas de cumplimiento más complicadas, un SMS debe ofrecer una herramienta de informes intuitiva para facilitar el proceso, incluyendo la capacidad de validar errores y solucionarlos antes de enviar los datos. Esta característica es absolutamente esencial para que los RTOs sigan cumpliendo la normativa.

Además de los informes, deben enviar periódicamente encuestas de compromiso del alumno a sus estudiantes, para identificar las áreas de mejora de su formación. Para cumplir con los requisitos de los indicadores de calidad, un SMS debe incluir una herramienta de encuestas que le permita crear y distribuir estas encuestas a sus alumnos, así como crear objetivos y tareas a partir de los comentarios: acciones concretas para la mejora de la organización de la formación.

Auditoría

Además, existe la posibilidad de ser auditado, que basa sus auditorías en cinco áreas clave de una organización de formación, exigiéndole que demuestre la eficacia de su empresa de diversas maneras. Para mantener un alto nivel de exigencia, su SMS debe proporcionar informes potentes, funciones de supervisión completas, la capacidad de crear y gestionar objetivos/tareas, almacenamiento de documentos, registros de auditoría y mucho más.

Gestión de Competencias

Otra herramienta vital para el cumplimiento de la normativa es la que gestiona las competencias de los formadores, lo que ayuda a mantener a sus formadores plenamente cualificados y conformes con las normas. Debería ser fácil ver qué formadores han completado qué competencias, y qué competencias están a punto de caducar, con el sistema recordando a los formadores que las completen antes de que llegue la fecha de caducidad. Los formadores deberían poder cargar directamente en el sistema las pruebas de competencia, que los administradores pueden revisar, comentar y aprobar.

Criterios de Evaluación Nacionales

La mayoría de los problemas de incumplimiento están relacionados con la evaluación, por lo que es otra área vital para simplificar los sistemas de gestión de estudiantes. Cada evaluación tiene que cumplir con los criterios especificados por el gobierno, y cada pregunta aborda un componente de formación único de training.gov.au. Para seguir cumpliendo con la normativa, las preguntas de una evaluación deben corresponder a uno o más de estos componentes, lo que demuestra el cumplimiento de los criterios gubernamentales para cada pregunta, y demuestra que el estudiante entiende la materia.

Antes de que aparecieran los SMS, la gente realizaba esta tarea en hojas de cálculo. Hoy en día, los SMS agilizan el proceso al permitirle asignar fácilmente las preguntas a los componentes de la formación, visualizar las relaciones de asignación y realizar cambios rápidos para seguir cumpliendo con la normativa.

Evaluaciones en Línea

Antes de poder asignar los componentes, la evaluación debe crearse con una herramienta de autoría, para incluir los diversos modos de evaluación necesarios -cuestionarios, listas de verificación, respuestas cortas o largas, etc.- con métodos de calificación personalizables, como la puntuación numérica, las escalas, los porcentajes, etc. Los estudiantes deben poder completar las evaluaciones en línea, recibiendo los resultados inmediatamente, o una vez que el formador haya marcado la evaluación, lo que debería poder hacer en bloque.

Las evaluaciones rara vez son independientes, a menudo se combinan con otras evaluaciones en un curso de formación, lo que hace que la creación de planes de evaluación personalizados sea una característica necesaria de un SMS. Esto incluye la creación de planes para los estudiantes, a los que se les notifica automáticamente las fechas clave, como la publicación de la información de resumen de la evaluación, la fecha de inicio, la fecha de vencimiento y la fecha de resultados. Un potente SMS automatizará gran parte de esto por ti, lo que te permitirá disponer de innumerables horas para centrarte en los profesionales más importantes de la empresa.

Cursos e inscripciones

La creación de cursos es una característica obvia de un SMS: poder establecer cursos de distinta duración, desde cualificaciones completas hasta cursos cortos. Cada curso se desglosa en unidades y evaluaciones, y debe cumplir con unidades de competencia específicas, permitir el registro y el seguimiento de la asistencia de los estudiantes, la finalización de la unidad y el curso, y la acreditación otorgada en forma de certificados de marca personalizada. Los administradores de los cursos necesitan una visión general intuitiva de cada uno de ellos y deben poder realizar cambios en los cursos o cambiar a los estudiantes según sea necesario.

Calendario y programación

Con tantos cursos, cualificaciones, unidades, estudiantes, formadores y salas que gestionar, una herramienta de programación excepcional es esencial para un sistema de gestión de estudiantes.

A medida que se crean los cursos, el sistema debe crear automáticamente eventos para cada componente del curso y enviar invitaciones a los estudiantes. Los eventos deben incluir información vital como fechas y horas, lugares, activos (por ejemplo, una televisión), invitados y descripciones. El sistema también debe ser lo suficientemente inteligente como para resaltar los conflictos de programación (una fecha, un entrenador, una sala o cualquier otra cosa), ofreciendo soluciones alternativas para solucionarlos. En teoría, debería ser capaz de organizar todos sus cursos utilizando la función de calendario, con cada curso situado cómodamente dentro de su rango de fechas, sin ningún conflicto. Además de la gestión de los estudiantes y los cursos, el sistema de calendario es ideal para organizar las reuniones internas de la empresa.

Los eventos deben poder verse en un diseño de calendario tradicional, con vistas de día, semana y mes, y opciones para filtrar la información según sea necesario. Debería poder ver todos los cursos y citas programados de un vistazo.

Finanzas

La recepción y el seguimiento de los pagos es otro ejercicio que consume mucho tiempo para los RTO, con depósitos, planes de pago, acuerdos de financiación personalizados y estudiantes internacionales que complican el proceso.

Las funciones financieras de un SMS deben incluir la generación de facturas, notas de crédito y reembolsos con la marca, con opciones para enviarlas a estudiantes individuales o a clases enteras. Los pagos únicos pueden realizarse durante la inscripción o como transacciones únicas cuando sea necesario. Para los cursos más largos y costosos, los planes de pago son esenciales, incluyendo la capacidad de personalizar las fechas e importes de facturación, y de tomar automáticamente los pagos regulares a lo largo del año. Por su parte, para gestionar acuerdos de financiación complejos, el sistema debe incluir una función que permita crear modelos financieros, con opciones para establecer concesiones y variaciones basadas en reglas.

Para estar al tanto de sus finanzas, los informes preconfigurados, como las cuentas por cobrar vencidas y las conciliaciones, son imprescindibles, y un resumen financiero debería permitirle ver el estado de cada estudiante, profundizando en las facturas únicas y viendo lo que se debe.

Automatización

Muchos de los procesos de una organización se repiten, y donde hay repetición, hay una oportunidad de automatizar. Este fue uno de los principales motivos de la invención de los ordenadores: conseguir un objetivo siguiendo una serie de acciones preprogramadas.

Un SMS debería permitirte crear flujos de trabajo automatizados que se encarguen de las tareas repetitivas y laboriosas que devoran tu tiempo como monstruos insaciables. Puede ser el envío de información sobre el curso a los alumnos después de que se hayan matriculado (por correo electrónico o mensaje de texto), avisos de asistencia si faltan a las clases o encuestas de mejora de la calidad cuando hayan terminado la formación.

También puede enviar facturas automáticamente, guardar informes o exportar datos a su sistema de contabilidad. Si la herramienta de automatización del flujo de trabajo merece la pena y permite la creación de reglas, condiciones y resultados personalizables, debería poder automatizar todas las tareas repetitivas y ahorrar miles de horas. Las tareas habituales de las organizaciones de formación deberían estar configuradas para usted, que puede activar rápidamente para empezar a ahorrar tiempo.

CRM

Un sistema de gestión de estudiantes debe tener un CRM básico para capturar contactos como estudiantes, formadores y clientes, con información comercial vital registrada en cada uno de ellos, como direcciones, inscripciones, notas, comunicación y facturas. Dado que ya hay CRMs completos (HubSpot, Salesforce, etc.) en el mercado, el SMS debería integrarse con uno de esos sistemas populares, extrayendo datos valiosos de los clientes y fusionándolos con sus propios registros.

Gestión de recursos

Las organizaciones de formación tienen mucha documentación que gestionar, desde la multitud de materiales relacionados con la formación para los cursos, hasta la identificación de los estudiantes, las políticas de la empresa, las estrategias de formación y evaluación, y cualquier otra cosa que deba ser documentada y controlada por versiones. Disponer de un lugar para almacenar toda esta información es esencial, incluyendo la capacidad de categorizar, hacer un seguimiento de los cambios, establecer fechas de revisión, etc.

Aprendizaje en el trabajo

El aprendizaje basado en el trabajo (WBL) es una forma eficaz de que los estudiantes adquieran conocimientos en el trabajo, aplicando lo que han aprendido en el salón de clases en una empresa del mundo real. El aprendizaje basado en el trabajo adopta la forma de puestos de trabajo, aprendizajes, períodos de prácticas y desarrollo profesional, y todos ellos requieren una cuidadosa planificación logística para tener éxito.

Un estudiante que complete un programa WBL necesita un rápido acceso móvil a los detalles de su curso, a su progreso, a su asistencia y a la ubicación del lugar donde va a trabajar. Necesita poder comunicarse con los formadores, los empleadores y los administradores del curso para resolver cualquier problema. Los formadores necesitarán el mismo acceso y más, además de poder capturar el trabajo del estudiante, mientras están en ello. Las organizaciones anticuadas utilizarían papel para esto, que luego hay que introducir manualmente en el SMS, perdiendo un tiempo precioso. Pero un SMS moderno debería incluir una función para capturar el trabajo del estudiante mientras lo hace, en forma de fotos, vídeos y notas, todo ello tomado desde una aplicación de teléfono móvil, y guardado en el sistema como prueba de la competencia del estudiante.

Integraciones

Naturalmente, un sistema de gestión de estudiantes no puede hacerlo todo. Siempre habrá otras empresas de software expertas en sus campos, con recursos para mejorar constantemente sus aplicaciones. Por esta razón, es importante que un SMS se integre con aplicaciones populares que puedan gestionar operaciones empresariales críticas, como la contabilidad (Xero, MYOB, Quickbooks), los pagos (eWay, Ezypay), los LMS (Canvas, Moodle) y los CRM (Hubspot). La integración con estas aplicaciones de calidad permite a una organización de formación seguir beneficiándose de ellas, extrayendo datos valiosos en su SMS.

Comparación de los Sistemas de Gestión de Estudiantes

A la hora de comparar diferentes sistemas de gestión de estudiantes, tenga en cuenta lo siguiente:

Gestión de estudiantes vs. Gestión de la universidad

¿Necesita la organización un sistema específicamente para gestionar los datos de los estudiantes, o también otras funciones universitarias? Considere el alcance del caso de uso en cuestión para determinar si es mejor una solución puntual o una plataforma más amplia.

Integraciones

¿Se integra cada SMS con los demás sistemas EdTech existentes que utiliza la organización? Evitar los silos de datos es crucial para la gestión y la escalabilidad a largo plazo, por lo que los compradores deben asegurarse de que los datos pueden fluir fácilmente desde el producto SMS a los otros sistemas de su pila tecnológica, y viceversa.

Caso de uso

¿Es la organización un centro de enseñanza primaria y secundaria, una institución de educación superior o una organización de desarrollo/certificación profesional? Muchos sistemas de gestión de estudiantes se adaptan a uno de estos tres grupos, aunque algunos productos pueden servir a más de un grupo.

Ventajas de utilizar un sistema de gestión de estudiantes

Mejora el rendimiento general de los estudiantes

Uno de los mantras para mejorar el rendimiento académico es el seguimiento constante de su ritmo. Por lo tanto, con la ayuda del software de administración de la universidad, los estudiantes utilizan su tiempo en los estudios y todas las demás tareas, a diferencia de mantener el seguimiento de su rendimiento; mantener los registros todos son manejados por el software de SMS.

Ayuda a agilizar todas las tareas

Anteriormente era demasiado difícil para los profesores hacer un seguimiento de todas las actividades y tareas asignadas a cada estudiante, y a veces se pasa por alto. Pero la vida se ha vuelto fácil con el software de gestión universitaria. Gracias a su eficiente panel de control, los profesores pueden mantener, supervisar y seguir fácilmente el rendimiento de cada estudiante y, finalmente, tomar las medidas apropiadas para completarlo.

Comunicación mejorada

Durante una tanda física, cuando un profesor imparte cualquier lección, es probable que algunos alumnos no capten la lección perfectamente y tengan sus dudas. Pero con esa fuerza, a los alumnos les resulta imposible aclarar sus problemas.

Además, algunos estudiantes son introvertidos por naturaleza y pueden sentirse tímidos para preguntar cosas delante de la clase. SMS ha sido diseñado de tal manera que puede atender a los problemas anteriores. La mayoría de los programas tienen portales de discusión incorporados que permiten a los estudiantes comunicarse con sus profesores y aclarar sus dudas.

Gestión y organización bien organizada de los programas

El horario de una clase es organizado por el departamento de administración de la universidad y transmitido a los profesores y a los alumnos. A pesar de estar comprometidos con su responsabilidad, nunca se relaciona, y siempre hay un choque de clases. Con este software, el departamento de administración congela el horario en línea, evitando todos los errores de coincidencia. Además, todas las partes, incluidos los estudiante y los profesores, pueden acceder fácilmente a él.

Ayuda a mantener el registro de todos los estudiantes

No sólo los académicos, la universidad monitorea la preparación de la personalidad en general, incluyendo los deportes, la música, la danza, etc. El Sistema de Gestión de Software mantiene un seguimiento adecuado y la documentación de las actividades extracurriculares, asegurándose de que el registro de cada estudiante está intacto.

Reducción de la mano de obra, los papeles y la carga de trabajo

El coste y el tiempo invertidos en la contratación de personal para dirigir todos los actos cotidianos de la universidad es un coste adicional que podría reducirse fácilmente con la implantación de esta nueva tecnología de gestión administrativa de código abierto. También disminuye el uso de material escrito, los errores humanos y la carga de trabajo del personal.

Proporcionar una gestión de biblioteca incorporada

El sistema de gestión de estudiantes tiene un sistema de gestión de la biblioteca incorporado dentro de sí mismo que ayuda a los estudiantes y al profesorado a realizar un seguimiento del proceso de gestión de los libros y emite toda la operación, a diferencia de la devolución, la penalización del libro, la fecha de emisión, la fecha de devolución, etc.

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Referencias Bibliográficas

Maciek Fibrich, 2018, The Compliance Risk Putting your RTO in Jeopardy.

Lavín, S.; S. Del Solar; M. Fisher y J. C. Ibarra (2002): La Propuesta CIGA: Gestión de Calidad para Instituciones Educativas, LOM Ediciones, Chile.

Namo de Mello, Guiomar (1999): Nuevas propuestas para la gestión educativa, Ed. SEP, Biblioteca para la actualización del maestro, México.

Sistemas de Gestión de Estudiantes

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