Universo Bibliográfico y su gestión en el mundo online

En las últimas tres décadas de automatización de bibliotecas, los bibliotecarios han tenido la oportunidad de familiarizarse con los elementos básicos de los sistemas de gestión de bases de datos y su lógica. La mayoría de los sistemas de gestión de bases de datos en el universo bibliográfico se basan conceptualmente en el modelo entidad-relación (E-R). El modelo E-R permite capturar y conservar algunos de los aspectos importantes de la semántica del mundo real. Como la mayoría de los modelos de los sistemas de gestión de bases de datos, este modelo se basa en los conceptos de “entidad”, “relaciones” y “atributos”.

Aplicable también a las bases de datos bibliográficas, el enfoque E-R es un medio atractivo para la modelización conceptual dentro del universo bibliográfico y ha sido aplicado por varios bibliotecarios.

Algunas definiciones

Conviene definir brevemente algunos conceptos básicos que son importantes.

Entidad bibliográfica

Término general para designar una obra o cualquier manifestación o parte de una obra que contiene la creación intelectual o artística. El mismo es objeto de interés para los usuarios del catálogo y objeto de descripción en las bases de datos bibliográficas. La entidad también engloba a las personas, las entidades corporativas y los sujetos.

Universo bibliográfico

La totalidad de las entidades bibliográficas y sus relaciones. En cierto sentido, el universo bibliográfico está formado por todos los tipos de objetos intelectuales o físicos en cualquier formato que contengan obras de imaginación así como información.

Atributo

Propiedad o característica que es común a algunas o todas las instancias de una entidad. Es una pieza de información asociada a una entidad o a una relación. Por ejemplo, “título”, “idioma” y “nivel de lectura” son algunos de los atributos de la entidad “obra”. Las entidades se describen e identifican a través de sus atributos.

Relación bibliográfica

Asociación entre entidades bibliográficas que tienen características comunes, como la relación entre una persona y una obra o entre una obra y un artículo. El concepto también se aplica a las relaciones entre entidades y sus atributos y entre atributos.

El Modelo Entidad-Relación

En las últimas tres décadas de automatización de bibliotecas, los bibliotecarios han tenido la oportunidad de familiarizarse con los elementos básicos de los sistemas de gestión de bases de datos y su lógica. La mayoría de los sistemas de gestión de bases de datos se basan conceptualmente en el modelo entidad-relación. El modelo E-R permite capturar y conservar algunos de los aspectos importantes de la semántica del mundo real. Como la mayoría de los modelos de los sistemas de gestión de bases de datos, este modelo se basa en los conceptos de “entidad”, “relaciones” y “atributos”.

Aplicable también a las bases de datos bibliográficas, el enfoque E-R es un medio atractivo para la modelización conceptual dentro del universo bibliográfico y ha sido aplicado por varios bibliotecarios. No se han utilizado otros modelos conceptuales para ilustrar las entidades bibliográficas.

Problemas y complejidades del diseño de un modelo conceptual común

La cuestión de si se debe generalizar o no un modelo determinado suele plantearse a cualquiera que intente utilizar los modelos E-R como herramienta de análisis. Esto se debe en parte al hecho de que el propio universo bibliográfico es un entorno complejo que engloba varias entidades a diferentes niveles agregados. Además, cada categoría de materiales de la biblioteca (es decir, los artículos bibliográficos) es diferente en cuanto a su naturaleza y atributos. Por ejemplo, las monografías se diferencian de las publicaciones periódicas en que ciertos tipos de relación (por ejemplo, la equivalencia, la derivación y la parte entera) son más comunes en ellas que en las publicaciones periódicas. Dado que la naturaleza de cada tipo de material es diferente de la de los demás, los tipos de atributos y relaciones de cada categoría de material bibliotecario son diferentes y, por tanto, exigen tratamientos diferentes.

Entidades Bibliográficas

Una clara identificación de las entidades es un primer paso en el análisis conceptual del universo bibliográfico. Si vamos a identificar varios atributos de las entidades bibliográficas y las relaciones entre ellas en diferentes etapas y a crear registros bibliográficos de manera que puedan ser funcionales en una multitud de entornos, es decir, desde el creador hasta el editor, pasando por el impresor, el distribuidor y la biblioteca, y en un catálogo local, nacional o mundial, el primer paso es definir los diferentes constituyentes del universo bibliográfico, como las “obras”, las “expresiones”, las “manifestaciones”, los “artículos”, las “personas”, las “entidades corporativas”, etc. A continuación, será posible diseñar un marco conceptual para que las entidades bibliográficas se describan en cualquier entorno.

No existe una terminología definida para las entidades de los distintos niveles bibliográficos. Además, el vocabulario bibliográfico utilizado por cada comunidad es algo diferente al de otras comunidades. En el contexto bibliotecario los términos se han utilizado, y se utilizan, de forma intercambiable.

Existen al menos cuatro justificaciones para llegar a un consenso sobre la definición de las entidades bibliográficas:

1) El modelado conceptual de las entidades bibliográficas sería más fácil y comprensible,

2) La creciente posibilidad de que una misma obra se produzca en diferentes manifestaciones y formatos,

3) La proliferación de sistemas de catalogación compartidos y de bases de datos conjuntas que crean e intercambian registros bibliográficos, y

4) La tendencia a la creación y uso cooperativo de registros bibliográficos por parte de editores, proveedores de bibliotecas y bibliotecas, que exige definiciones sencillas y comprensibles para todos.

Obra

Es una entidad abstracta en forma de texto que consiste en una cadena de símbolos ordenados. El Grupo de Estudio de la IFLA  (Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas, IFLA, por sus siglas en inglés) sobre Requisitos Funcionales de los Registros Bibliográficos define la obra como una entidad abstracta. En general, la “obra” abstracta es la base de las expresiones y manifestaciones posteriores.

Expresión

Conceptualmente, la “expresión” indica el siguiente nivel en la jerarquía bibliográfica y proporciona un vínculo entre una “obra” y cualquier “manifestación” basada en esa obra. Es una presentación específica de la obra abstracta en forma de texto (es decir, secuencia de símbolos, palabras, frases) y/o ilustraciones, etc.

En el contexto de las “expresiones”, el término “edición” debe definirse claramente porque es un término muy utilizado en el tratamiento del universo bibliográfico. Definir lo que constituye una “edición” es uno de los requisitos más importantes para cualquier modelo conceptual del universo bibliográfico y también en la práctica de la catalogación; no existe un consenso general sobre dicha definición.

Términos como “edición”, “reimpresión”, “reedición”, “número”, etc., siempre han sido problemáticos para los catalogadores, especialmente en los sistemas de catalogación compartida. En la práctica, la decisión de crear o no un nuevo registro bibliográfico para el artículo catalogado depende de la definición de “edición”. Una nueva edición puede definirse como cualquier cambio significativo en el contenido intelectual o artístico o en la forma y/o disposición de una obra que la hace diferente de otra edición de esa obra. Las modificaciones, revisiones y traducciones son, por tanto, nuevas ediciones de la misma obra.

Manifestación

Conceptualmente, la “manifestación” muestra la transición de la entidad abstracta a la entidad física: cualquier expresión puede potencialmente encarnarse en diferentes formatos físicos. Así pues, manifestación es un término general que representa cualquier tipo de encarnación física de una expresión de una obra.

Cabe señalar aquí que el término “versión” se ha utilizado en la literatura indistintamente para las formas intelectuales y físicas en las que se produce y representa una edición para su uso. Por ejemplo, la misma expresión de una obra puede representarse en diferentes formatos físicos, como el impreso y el electrónico, o la misma obra puede producirse en varias formas literarias, por ejemplo, una versión de “Las mil y una noches” para jóvenes lectores. El problema de las “versiones múltiples” se refiere a la descripción de diferentes formatos físicos de (la misma) obra en un catálogo.

Atributos de las Entidades Bibliográficas

Las entidades y las relaciones se califican mediante atributos que representan sus propiedades descriptivas. Cada entidad tiene un conjunto de atributos. Los atributos pueden considerarse como elementos de datos asociados a las entidades bibliográficas para describirlas e identificarlas claramente durante los procesos de creación, publicación, producción y catalogación. Por ejemplo, el título de una obra es un atributo que da a conocer la obra a los lectores. Para identificar una entidad de forma única, se puede utilizar una combinación de atributos como el nombre del autor, el título, la edición y la fecha de publicación.

Incluso esta combinación puede necesitar más aclaraciones, como el formato (por ejemplo, ¿es la versión en papel o en microficha?). Una de las principales preocupaciones de los códigos de catalogación ha sido, y sigue siendo, cómo identificar y registrar el menor número de atributos necesarios para una adecuada identificación y acceso a las entidades bibliográficas en un catálogo. Por “identificación adecuada” se entiende la información suficiente, como el contenido, el nivel de lectura, el tipo de documento, la información de la publicación y el pie de imprenta, que ayuda a los usuarios a decidirse por un elemento concreto sobre otro y a confirmar que el elemento descrito es el que están buscando en el catálogo.

Atributos de las entidades bibliográficas en un entorno en línea

Cabe señalar aquí que muchos de los siguientes atributos se han utilizado, en un momento u otro, como puntos de entrada en algunos catálogos manuales. Sin embargo, el concepto de registro legible por máquina ha hecho posible la inclusión de nuevos atributos y/o nuevas formas de hacer que los antiguos atributos sean más fácilmente recuperables. Estos atributos pueden ser útiles en un entorno electrónico y ayudar a identificar, recuperar, organizar y mostrar los registros según las necesidades de los usuarios.

La lengua del artículo, el nivel de lectura (es decir, el público al que se dirige), el género/forma, el tipo de documento o la categoría de material, el formato físico, el código de área geográfica, los números normalizados y el número de registro son atributos que, debido a las limitaciones del catálogo manual, no se incluían en los registros bibliográficos o no solían ser elementos de búsqueda/recuperación.

Relaciones Bibliográficas

Las entidades no suelen existir de forma aislada, sino que están asociadas entre sí a través de diferentes tipos de relaciones. En su definición más simple, las relaciones bibliográficas son las asociaciones entre dos o más entidades en la jerarquía del universo bibliográfico. Cualquier estudio del registro bibliográfico debe tener en cuenta las relaciones que existen entre las entidades en el universo bibliográfico y en el catálogo que es un representante parcial de ese universo.  El resultado final de estas relaciones y el objeto de los registros bibliográficos es el acceso a la información adecuada y precisa, a las entidades que satisfacen las necesidades de información. El estudio de las relaciones bibliográficas es fundamental para comprender la naturaleza y la estructura del registro bibliográfico, el catálogo y, en última instancia, para el estudio de los principios de catalogación.

Tipos de relación

En un sentido amplio, las relaciones bibliográficas pueden clasificarse en dos tipos: las que se dan entre la entidad y sus atributos y entre los atributos (es decir, asociaciones internas); y las que se dan entre las entidades (es decir, relaciones externas). Los principios y reglas de catalogación se refieren a ambos tipos de relaciones.

Relaciones internas

En el primer tipo de relación, cuando una obra es creada por el creador (por ejemplo, el autor), se establecen relaciones entre el creador y la obra. Las asociaciones en los datos, como “un autor ha escrito un libro”, se denominan relaciones. En este caso, la relación entre la entidad “autor” y la entidad “libro” es “ha escrito”. Este tipo de relación bibliográfica forma la estructura del registro y es parte integrante del registro bibliográfico. No se puede incluir ningún atributo en un registro sin que tenga asociaciones con la propia entidad. Se trata de un tipo de relación simple pero muy importante en el universo bibliográfico y al que los códigos de catalogación dedican una atención considerable.

Algunos tipos de conexiones internas se presentan a su vez en el registro en la forma en que se muestran los elementos de datos en relación con los demás; por ejemplo, la relación entre el autor y el título se mantiene directamente mostrando el nombre del autor cerca del título, ya sea como el “encabezamiento principal de la entrada” encima del título o repitiéndolo con palabras relacionadas, como “por”, “escrito por”, “editor:”, etc., como la “declaración de responsabilidad” que sigue al título. Asimismo, en la portada o en la fuente principal de información, el nombre del autor suele aparecer cerca del título. Incluso si no lo hace, el catalogador trata de establecer esta relación en el registro.

Añadiendo más atributos

Se añaden más atributos cuando la “obra” abstracta se plasma en un “artículo”. En esta fase se introducen atributos como el lugar o lugares de publicación, el nombre del editor o editores, la fecha de publicación, la extensión y el tamaño del artículo y el número internacional normalizado del libro (ISBN). La tarea del catalogador es identificar varios tipos de relaciones y crear registros bibliográficos basados en una determinada estructura para la visualización de las relaciones entre la entidad y sus atributos y entre los atributos, es decir, los elementos de datos.

Relaciones externas

Otro tipo de relación importante, que se establece en la fase inicial pero que a menudo no es indicado claramente por el creador, es la relación entre entidades. Es el tipo de relación que el catalogador intenta distinguir y describir según las reglas previstas en los códigos de catalogación. La relación entre una obra de nueva creación y las obras de otros autores que se han utilizado como fuentes para la creación de la obra no suele definirse, salvo indicando una nota general como: “Incluye referencias bibliográficas”.

Relaciones Bibliográficas en un Entorno en Línea

Las relaciones bibliográficas son inherentes al universo bibliográfico, y en consecuencia a los catálogos, y no dependen del medio y del entorno en el que se crean, manipulan y hacen accesibles los registros para su búsqueda. La nueva tecnología ha hecho posible que las relaciones bibliográficas se mantengan y se muestren de forma más eficaz y flexible en el catálogo en línea de lo que era posible en el catálogo de fichas. En la última década ha renacido el interés por las relaciones bibliográficas y esto puede ser el resultado del impacto del entorno en línea en la estructura de los catálogos de las bibliotecas, las fichas bibliográficas y los índices dentro del catálogo.

Al pasar a un entorno en línea compartido, como los sistemas de catalogación compartidos, los catálogos colectivos y las redes nacionales o internacionales, la necesidad de expresar las relaciones bibliográficas y los tipos de asociaciones ha cobrado mayor importancia, ya que lo más probable es que, con el aumento del número de bibliotecas participantes y de fondos bibliotecarios, aumente el número de manifestaciones y ediciones de una obra.

Relaciones entre las Entidades

En este entorno, es importante que el usuario identifique la relación de las entidades entre sí y distinga el lugar que ocupan en la jerarquía bibliográfica. Por ejemplo, un problema para el usuario aparece cuando se relacionan los fondos con obras o artículos que pueden estar catalogados como colecciones o como partes separadas (por ejemplo, un artículo idéntico catalogado como parte de una serie a la que pertenece, o como una monografía por derecho propio).

Sin embargo, con la llegada de los catálogos informatizados, el concepto de dispositivos de enlace ha evolucionado poco; muchos de los dispositivos tradicionales se han plasmado en los catálogos en línea.

Cambios en relación con el método tradicional

La técnica tradicional utilizada para enlazar registros consiste en basarse en los datos de los registros para establecer las relaciones. En prácticamente todos los puntos de acceso, el contenido del campo del encabezamiento puede utilizarse para establecer la relación del registro con otros registros con idéntico encabezamiento. En los sistemas actuales, los datos de los campos de enlace rara vez se utilizan para establecer un vínculo directo entre los registros. Se espera que el buscador utilice la información sobre los elementos relacionados como base para la búsqueda posterior. Sin embargo, el formato admite una vinculación más directa, y las posibilidades merecen ser exploradas.

En un entorno en línea, cada tipo de relación (es decir, bibliográfica, de nombre, de materia y de puntos de acceso) puede establecerse de acuerdo con la estructura, el contenido y las capacidades de recuperación de búsquedas del catálogo informatizado. Los catálogos en línea tienen el potencial de proporcionar visualizaciones de registros bibliográficos relacionados, agrupados según el tipo de relaciones bibliográficas. Lo que se ha recuperado puede orientar al usuario en la búsqueda posterior.

Algunas Preguntas Pendientes

En lo que respecta al mantenimiento de las relaciones bibliográficas, así como a los tipos y formas de los dispositivos de enlace, se plantea la cuestión de si las reglas de los códigos de catalogación actuales son pertinentes para un entorno en línea: ¿dan instrucciones sobre cómo proporcionar los dispositivos más adecuados para enlazar registros relacionados? Dado que la tecnología de construcción del catálogo determina los tipos de dispositivos de enlace (abandonando algunos, por ejemplo, la entrada de guiones, o introduciendo otros, por ejemplo, los números estándar), ¿deberían los códigos de catalogación proporcionar reglas separadas para las relaciones bibliográficas y los dispositivos de enlace para aprovechar al máximo el entorno en línea?

Otra cuestión que parece relevante aquí es: ¿qué tipos de dispositivos de enlace para asegurar todos los tipos de relaciones bibliográficas son apropiados para un entorno en línea? Por ejemplo, la variedad de dispositivos de enlace para expresar las relaciones parte-todo puede ser un problema crítico para el catálogo en línea. ¿Es posible y pertinente reducir esta diversidad en el tratamiento de las relaciones en un entorno en línea? ¿Es posible hacer un registro para el todo y sus partes, o hacer registros múltiples? ¿Podemos hacer entonces que cada parte tenga un registro separado que cite al todo?

De esta manera, se trata de una cuestión importante en un entorno de red. Las políticas de las bibliotecas pueden diferir entre sí a la hora de describir las partes de un todo.

Problemas con el Formato MARC

El enfoque general para los registros bibliográficos construidos con los códigos de catalogación y los formatos MARC actuales (Registro Catalográfico Legible por Máquina, MARC por sus siglas en inglés) no es capaz de mantener y mostrar adecuadamente los diferentes tipos de relaciones. No existe un enfoque claro y uniforme para el tratamiento de los diferentes tipos de relaciones. En muchos casos, como se ha señalado anteriormente, se utilizan diferentes dispositivos para demostrar el mismo tipo de relación. Por ejemplo, la relación de equivalencia puede mostrarse mediante diferentes dispositivos de enlace, como entradas de guiones; notas para reconocer la copia equivalente; notas para reconocer el original; títulos uniformes compartidos y declaraciones de existencias para las copias.

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Fuentes Consultadas:

McGowan J, Sampson M: Systematic reviews need systematic searchers. J Med Libr Assoc. 2005, 93: 74-80.

Anders ME, Evans DP: Comparison of PubMed and Google scholar literature searches. Respir care. 2010, 55: 578-583.

Sampson M, Tetzlaff J, Urquhart C: Precision of healthcare systematic review searches in a cross-sectional sample. Res Synthesis Methods. 2011, 2: 119-125. 10.1002/jrsm.42.

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