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PDF es la abreviatura de Portable Document Format. Se trata de un formato de archivo versátil creado por Adobe que ofrece una forma fácil y fiable de presentar e intercambiar documentos, independientemente del software, el hardware o los sistemas operativos que utilicen de aquellos que necesiten ver el documento. El formato PDF es ahora un estándar abierto, mantenido por la Organización Internacional de Normalización (ISO). De la misma manera, os documentos PDF pueden contener enlaces y botones, campos de formulario, audio, vídeo y lógica empresarial.

Como los PDF no dependen del software que los creó, ni de ningún sistema operativo o hardware en particular, tienen el mismo aspecto independientemente del dispositivo en el que se abran. El formato se utiliza ampliamente y está establecido en todos los sectores. El estándar PDF y la disponibilidad de un gran número de visualizadores (como Adobe Acrobat Reader) garantizan la legibilidad del formato PDF. El estándar PDF proporciona toda la información necesaria para su visualización en un visor compatible con PDF y está garantizado en el futuro.

Antecedentes de su creación

En 1991, el cofundador de Adobe, el Dr. John Warnock, lanzó la revolución de la transformación del papel al ámbito digital con una idea que llamó «Proyecto Camelot». El objetivo era permitir a cualquier persona capturar documentos desde cualquier aplicación, enviar versiones electrónicas de estos documentos a cualquier lugar y verlos e imprimirlos en cualquier máquina. En 1992, Camelot se había convertido en PDF. Hoy es el formato de archivo en el que confían personas y empresas de todo el mundo.

A menudo verá manuales de productos, libros electrónicos, folletos, solicitudes de empleo, documentos escaneados, folletos y todo tipo de documentos disponibles en formato PDF. Las páginas web pueden incluso guardarse en PDF, con su formato completo, para su posterior consulta.

PDF es una norma ISO

Un estándar ISO representa un consenso internacional sobre las mejores prácticas para ajustarse a una especificación o estándar. Así, PDF es una norma ISO desde octubre de 2005. Se estableció para cumplir los requisitos específicos del archivado a largo plazo. Resaltamos que al ser un estándar abierto, PDF es independiente de plataformas y proveedores.

Cómo abrir un archivo PDF

La mayoría de las personas se dirigen directamente a Adobe Acrobat Reader cuando necesitan abrir un PDF. Adobe creó el estándar PDF y su programa es sin duda el lector de PDF gratuito más popular que existe. Sin embargo, este es un programa que contiene un gran número de características que puede que nunca necesites o quieras usar.

En tal sentido, la mayoría de los navegadores web, como Chrome y Firefox, pueden abrir PDFs por sí mismos. Puede que necesites o no un complemento o extensión para hacerlo, pero es bastante práctico tener uno abierto automáticamente cuando haces clic en un enlace PDF en línea.

Al respecto, las aplicaciones SumatraPDF, Slim PDF Reader o MuPDF son muy populares, contienen un gran número de funciones y son totalmente gratuitos.

Cómo convertir un archivo al formato PDF

Si quieres que un archivo cualquiera sea un archivo .PDF, puedes utilizar un creador de PDF. Este tipo de herramientas pueden tomar imágenes, libros electrónicos creados en Power Point o documentos de Microsoft Word y exportarlos como PDF, lo que permite abrirlos en un lector de PDF o de libros electrónicos.

Guardar o exportar de algún formato a PDF se puede conseguir con un creador de PDF gratuito. Algunos incluso sirven como impresora de PDF, lo que permite «imprimir» prácticamente cualquier documento a un archivo .PDF. En realidad, es una forma sencilla de convertir prácticamente cualquier documento.

Transformando un archivo PDF en otros tipos de documento

Convertir un PDF en un archivo de Microsoft Word (DOC y DOCX) permite abrir el archivo no sólo en Word, sino también en otros programas de edición de documentos como OpenOffice y LibreOffice. Utilizar este tipo de programas para editar un PDF convertido es probablemente algo mucho más cómodo en comparación con un editor de PDF desconocido.

Algunos de los programas de los enlaces anteriores se pueden utilizar de ambas maneras, es decir, se pueden usar para convertir PDFs a diferentes formatos y para crear PDFs. Calibre es otro ejemplo de programa gratuito que permite convertir a y desde un formato de libro electrónico. EasePDF es un convertidor online de PDF a Word que puede guardar el archivo en DOCX. Además permite guardar el PDF en varios formatos para que sea compatible con Word, PowerPoint, Excel o AutoCAD. También puedes convertir las páginas del PDF en GIFs o en un único archivo de texto. Los PDF pueden cargarse desde Dropbox, Google Drive o tu computadora. CleverPDF es una alternativa similar.

Además, muchos de los programas mencionados también pueden fusionar varios PDF en uno, extraer páginas específicas del PDF y guardar sólo las imágenes del mismo. PDF Merge por ejemplo, es una aplicación en línea para fusionar rápidamente varios PDF en uno solo.

Otra conversión que puedes hacer es de PDF a PPTX. Si utilizas PDFConverter.com para convertir el documento, cada página del PDF se dividirá en diapositivas separadas que podrás utilizar en PowerPoint o cualquier otro software de presentación que admita archivos PPTX.

Los metadatos estandarizados se incrustan directamente en el documento

Toda la información utilizada para describir un documento (los llamados «metadatos») se incrustan directamente en el documento PDF en un formato estandarizado e intercambiable (XMP o XML estándar). Los metadatos de otros formatos, como PNG, PostScript o TIFF, pueden transferirse fácilmente al documento PDF.

Los documentos PDF permiten realizar búsquedas de texto completas

La capacidad de realizar búsquedas de texto completo en los documentos PDF también forma parte del estándar. El texto del contenido generado digitalmente se conserva en el documento. Lo mismo ocurre con los documentos escaneados que han sido sometidos a un reconocimiento óptico de caracteres (OCR). El archivo PDF guarda tanto el texto reconocido (como Unicode) como la imagen originalmente escaneada, que conserva el aspecto visual pero permite la función de búsqueda.

Todo está incluido para una reproducción auténtica

Los archivos PDF son autocontenidos: todos los elementos (fuentes, perfiles de color, etc.) necesarios para una reproducción impecable y auténtica están incluidos en el archivo PDF. Un documento PDF no puede contener referencias a contenidos o recursos externos. Sin embargo, se permiten las referencias informativas simples, como los enlaces a páginas web.

PDF ahorra espacio

Aunque los documentos PDF contienen más información que las imágenes (como las TIFF), los archivos PDF suelen ser más pequeños debido al uso de algoritmos de compresión eficientes.

Seguridad óptima con firmas digitales

La combinación de PDF y firmas digitales es la forma perfecta de verificar que el documento PDF no ha sido manipulado y que además es auténtico. Esto proporciona una seguridad jurídica óptima para el archivado a largo plazo.

PDF puede cumplir los requisitos de accesibilidad

El estándar PDF contiene subestándares. Al respecto, contiene variantes más detalladas que requieren información específica para ayudar mejor a las personas con ciertas discapacidades. Por ejemplo, el texto puede almacenarse como Unicode para que los motores de conversión de texto a voz sean compatibles pero debe incluirse la estructura del documento, el orden de lectura y las descripciones de las imágenes. Los ámbitos de aplicación típicos son los documentos escaneados y las conversiones de documentos digitales en PDF.

Los documentos PDF siguen siendo válidos sin límite de tiempo

El comité de estándares amplía el estándar existente cada dos o cuatro años con modificaciones significativas. Esto no significa que los documentos PDF existentes deban migrar a esas nuevas enmiendas del estándar. Los documentos PDF existentes siguen siendo conformes a perpetuidad. A diferencia de otros estándares, la ISO no puede retirar el estándar PDF.

PDF es ampliamente aceptado

En Europa y Asia, PDF se recomienda o se exige en algunos casos en incluso se legisla en varios gobiernos, organizaciones y empresas. También en Norteamérica existen estas recomendaciones en los ámbitos de la jurisdicción y las bibliotecas y la demanda de este estándar crece continuamente. La PDF Association desempeña un papel fundamental en el apoyo al estándar PDF.

Hoy en día se dispone de herramientas fiables

Gracias a la larga experiencia con PDF y a la rápida respuesta de los principales proveedores de tecnología PDF, ya existen en el mercado muchas herramientas de software compatibles con PDF. La Asociación PDF ha desarrollado un conjunto de pruebas que permite validar de forma fiable los productos de software de validación de PDF. Un validador ayuda a comprobar si un documento se ajusta al estándar PDF o no.

Cómo editar un archivo PDF

Aunque como hemos señalado, Adobe Acrobat es el editor de PDF más popular, Microsoft Word también puede facilitar esta opción. También existen otros editores de PDF, como PhantomPDF y Nitro Pro, entre otros.

PDFescape, DocHub y PDF Buddy son otros editores de PDF en línea de uso gratuito. Estos tienen la particularidad que facilitan la creación de formularios, como los que a veces se ven en una solicitud de empleo o un formulario de impuestos. Sólo tienes que cargar tu PDF en el sitio web para hacer cosas como insertar imágenes, texto, firmas, enlaces, etc. y luego descargarlo de nuevo en tu computaodra como PDF.

Un editor de PDF en línea similar, llamado Pdfill, es recomendado si sólo necesitas añadir una firma al PDF. También admite la inclusión de casillas de verificación, fechas y texto normal, pero no se puede editar el texto existente con él ni rellenar fácilmente los formularios.

Cómo proteger un archivo PDF

Asegurar un PDF puede incluir requerir una contraseña para abrirlo, así como impedir que alguien imprima el PDF, copie su texto, añada comentarios, inserte páginas entre otros.

Algunos de los creadores y convertidores de PDF enlazados desde arriba y otros como PDFMate, SmallPdf, PrimoPDF, FreePDF Creator, Soda PDF y FoxyUtils, son algunas aplicaciones gratuitas de las muchas que pueden cambiar este tipo de opciones de seguridad.

Soda PDF puede proteger los PDF con contraseña de forma gratuita. Permite cargar desde tu computadora o cargar el archivo directamente desde tu cuenta de Dropbox o Google Drive.

Smallpdf es muy similar, salvo que utiliza por defecto el cifrado AES de 128 bits. Una vez cargado el PDF, el proceso de encriptación es rápido y puedes guardar el archivo en tu computadora o en tu cuenta de Dropbox o Google Drive.

FoxyUtils es otro ejemplo de sitio web que te permite encriptar PDFs con una contraseña. Sólo tienes que subir el archivo desde tu computadora o desde un sitio de almacenamiento en la nube, elegir una contraseña y, opcionalmente, poner una marca en cualquiera de las opciones personalizadas, como permitir la impresión, las modificaciones, la copia y la extracción y el llenado de formularios.

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Fuentes Consultadas

What does PDF mean and how do I save a file as a PDF? En: https://nwtc.libanswers.com/faq/212721

Everything you need to know about the PDF. En: https://www.adobe.com/acrobat/about-adobe-pdf.html

Portable Document Format (PDF). En: https://whatis.techtarget.com/definition/Portable-Document-Format-PDF

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Cómo convertir un documento al formato PDF

Cómo convertir un documento al formato PDF. Foto: Unsplash. Créditos: Jeremy McKnight @jeremymcknight

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