Organizar carpetas y documentos en el desarrollo de tu tesis

Uno de los aspectos más sencillos y olvidados al momento de realizar tu tesis es la organización de las carpetas y documentos del ordenador. Cada vez que tienes que buscar un documento que no encuentras o tienes que hacer clics innecesarios para acceder a una carpeta, no eres tan productivo como podrías. Estás perdiendo un tiempo precioso que podrías utilizar haciendo algo que te ayude a avanzar en tus objetivos. Tu tiempo, una vez utilizado, nunca puedes recuperarlo y si no haces nada con tus métodos de organización de archivos, seguirás consumiendo tu tiempo simplemente escarbando. Tu lista de documentos no hará más que crecer constantemente, así que ahora es el momento de hacer algo al respecto.

No deberías sacrificar tu tiempo buscando archivos importantes. Deberías ser capaz de encontrar un archivo en cinco segundos, no en cinco minutos.

Organizar no tiene por qué ser difícil

Veamos algunas de las mejores prácticas para organizar los archivos y crear un sistema de archivado para obtener la máxima eficiencia y productividad.

Un archivador digital

La idea de un sistema de archivo se remonta a los viejos tiempos del archivador y de las carpetas de papel. La ventaja del sistema de archivo original en papel era que había que pensar realmente en dónde colocar los archivos para poder localizarlos fácilmente cuando se necesitaran. Cuando los archivos son digitales, no puedes verlos ni tocarlos. Resulta demasiado fácil tener archivos dispersos por todo el ordenador.

Como se trata de un desorden digital y no físico, a menudo no te das cuenta de que tienes un problema, ¡hasta que lo tienes! No sientes el dolor de un sistema desorganizado hasta que no puedes encontrar un archivo que necesitas.

Aunque la búsqueda es una herramienta poderosa, es necesario tener una estructura organizativa básica para que no tengas que depender únicamente de la búsqueda.

Los objetivos de un sistema de archivo digital

Hay tres objetivos generales para su sistema de organización de archivos:

Facilidad de archivo – No quieres que tu sistema de archivo sea un enorme laberinto jerárquico. Quieres que sea rápido y fácil de guardar los archivos para que tu sistema no cause fricción.

Fácil de encontrar – Quieres que tu sistema te facilite encontrar el archivo o la carpeta que necesitas, ya sea hurgando en las carpetas o utilizando la búsqueda.

Reutilizable – Siempre que sea posible, es conveniente utilizar plantillas y convenciones de nomenclatura reutilizables, que apoyan los dos objetivos anteriores.

Algunas reglas sencillas para organizar tus archivos

Comencemos con algunas reglas simples para la gestión de sus archivos y carpetas.

No pongas archivos en el escritorio

Se supone que tu escritorio debe estar limpio. También debe contener la papelera o el contenedor de reciclaje, y eso es todo. En ocasiones, puede ser útil poner uno o dos archivos en el escritorio para almacenarlos temporalmente si los consultas regularmente y no necesitas archivarlos todavía.

Limita la creación de carpetas

Cuando crees carpetas, piensa en lo mínimo. La mayoría de los archivos pueden caber en algún lugar de tu jerarquía si has hecho un buen trabajo de mapeo inicial.

En general, sólo crea nuevas carpetas si te encuentras con que vuelves repetidamente a guardar archivos similares en el mismo lugar, sólo para descubrir que aún no existe. Sabrás cuándo es el momento de crear otro nivel en la jerarquía en lugar de crear un extenso árbol de múltiples capas antes de que lo necesites. Quieres que tu estructura de archivos sea lo más sencilla posible.

Nombra tus archivos y carpetas estratégicamente

Uno de los objetivos de la organización de nuestros archivos es «Fácil de encontrar». Una forma clave de lograrlo es pensar un poco en cómo nombrar tus carpetas y archivos.

No tiene por qué ser nada complicado. Trata de imaginar la circunstancia en la que la necesitarás y qué palabras es probable que utilices al tratar de encontrarla. Piensa en guardar tu tesis. ¿Crees que tesis.pdf es un buen nombre? Probablemente no. TesisClimaOrganizacional.pdf no es mejor.

Así que cuando vayas a ponerle nombre a esa factura de teléfono, piensa en cómo podrías buscarla. Probablemente:

Por fecha (Tesis de julio de 20201)

Por tipo de documento (Tesis Clima Organizacional)

Así que un buen nombre te permitiría mirar los archivos de una carpeta y enseguida ver qué es cada archivo sin abrirlo. Te daría cosas que puedes usar para buscar.

Así que un buen nombre de archivo, en este caso, podría ser 2021-07-10TesisClimaOrganizacional.pdf

El mismo concepto se aplica a las carpetas. No es útil tener un montón de carpetas llamadas Tesis dentro de otras carpetas. Sería mejor llamar a la carpeta Tesis de Juan López (aunque esté dentro de una carpeta maestra de Juan López) para poder usar ese nombre para buscar después. Así es mucho más rápido y fácil de acceder con el teclado.

Dropbox y la sincronización de archivos

Los servicios de sincronización (incluidos los integrados en macOS y Windows 10) son herramientas increíbles para tener acceso a tus documentos importantes entre diferentes dispositivos y poder ser productivo estés donde estés. También son excelentes para compartir archivos digitales con otros.

Una de las más populares es Dropbox, pero mucha gente usa iCloud Drive o OneDrive, Box y Google Drive también son populares.

Las estructuras y estrategias de las que hablamos aquí se pueden utilizar en tu sistema de archivos local, o se pueden sincronizar con la nube si colocas la estructura de carpetas en la carpeta especial de tu servicio elegido.

La carpeta de documentos

Tanto si usas Windows como Mac, lo más probable es que utilices la carpeta /nombredeusuario/Documentos en tu ordenador. (Por supuesto, si usas Windows, la barra es un \ en lugar de un /).

Si haces tareas personales y de trabajo en tu ordenador, deberás crear dos carpetas para separar los elementos personales de los de trabajo.

Si usas Dropbox, podría ser así:

/Dropbox/Business

/Dropbox/Personal

/Dropbox/Tesis

Si no utilizas Dropbox, puedes hacerlo de forma similar:

/Documentos/Empresa

/Documentos/Personal

/Documentos/Tesis

Personal

Ahora bien, la forma de organizar la carpeta personal depende sobre todo de cómo divides mentalmente tu vida. Una división muy básica podría ser Educación, Empleadores, Familia, Finanzas, Salud, Hogar, Compras, Viajes y Vehículo.

A continuación, podría haber una cantidad moderada de subcarpetas bajo éstas. Por ejemplo, si gestionas la información de tus hijos y de tus padres, puedes dividir Familia:

/Documentos/Familia/Padres

/Documentos/Familia/Esposa

/Documentos/Familia/Hijos

Si tu mente va por este camino, también podrías hacer una división por áreas de la vida, como:

/Documentos/finanzas

/Documentos/social

/Documentos/juego

/Documentos/mente

/Documentos/salud

La regla general es elegir una estructura de carpetas que se adapte a tu forma de organizar las cosas. Si utilizas un sistema de gestión de tareas, probablemente no sea mala idea imitar la estructura que utilizas allí también.

Negocios

Tus documentos empresariales y la forma de organizarlos dependerán en gran medida de tu ocupación, sector, empresa y puesto de trabajo. La mayor parte de este flujo digital está compuesto por diferentes tipos de informe —ya sean técnicos, analíticos o persuasivos— que requieren carpetas raíz bien definidas para no perderse en el disco duro. Si estás en una organización grande, es probable que trabajes desde una unidad compartida, en cuyo caso la estructura de directorios suele estar bastante definida, por lo que no tienes que preocuparte demasiado.

Tesis

Si decides almacenar algunos archivos localmente o si no trabajas desde una unidad compartida, depende en gran medida de lo que hagas. Por ejemplo,  en el caso de tus tesis, tu estructura de directorios podría estar organizada así

/nombre del proyecto

/graficos

/tablas

/encuestas

/entrevistas

/bases teóricas

Ahorrar tiempo de búsqueda utilizando subcarpetas

La tesis tendría subcarpetas relacionadas con los diferentes capítulos de la misma, las partes interesadas o a quién se reporta. La carpeta /archivo es el lugar al que se trasladan los proyectos terminados cuando se han finalizado.

/introducción

/planteamiento del problema

/marco teórico

/marco metodológico

/análisis de resultados

/conclusiones

/recomendaciones

/bibliografía

/anexos

La forma de organizar los directorios relacionados con la tesis depende de cómo decidas dividir tu trabajo en capítulos.

Plantillas de carpetas

Una vez que empieces a analizar cómo trabajas con los archivos y las carpetas, te darás cuenta de que tienes ciertas carpetas y subcarpetas que utilizas una y otra vez.

Puede ser muy útil crear previamente una plantilla de carpetas con la estructura que desea utilizar. Luego, cada vez que llegue a una nueva revisión, puede simplemente copiar esa plantilla de carpetas.

Los beneficios de organizar con plantillas son los siguientes:

Ahorra tiempo. Con unos pocos clics de ratón o pulsaciones de teclas, tiene todo su árbol de carpetas creado.

Refuerza la coherencia. Sabes que tus carpetas se nombrarán siempre de la misma manera, lo que significa que es más probable que guardes las cosas en el lugar correcto, y hace que sea mucho más fácil encontrar rápidamente las cosas con la búsqueda.

Para crear una plantilla de carpetas, sólo tienes que configurar tu estructura de carpetas de muestra. Luego, cuando la necesites, puedes copiarla en Finder en macOS o en el Explorador de archivos en Windows y pegarla en tu nueva carpeta de cliente o proyecto.

Los accesos directos y los favoritos

¿Tienes carpetas específicas a las que accedes todo el tiempo? En lugar de tener que rebuscar siempre en tu estructura de archivos para llegar a ella, puedes arrastrar la carpeta a la barra lateral del Finder o del Explorador de archivos. Esto creará un acceso directo a esa carpeta, dándote acceso con un solo clic.

Pro-tip: Esta función es genial para aquellas carpetas a las que necesitas acceder permanentemente, pero también es excelente cuando estás trabajando en un proyecto. Arrastra tu(s) carpeta(s) de proyecto a la barra lateral mientras el proyecto está en marcha y quieres acceder rápidamente a la carpeta, y luego, cuando termines, puedes eliminarla. Los accesos directos pueden ser temporales.

Si eres de los que usan el teclado, aprende a usar un lanzador de aplicaciones como Alfred o LaunchBar en Mac o Listary en Windows. Puedes empezar a escribir el nombre de la carpeta que quieres y, con unas pocas pulsaciones, saltar hasta allí.

Organización automatizada

Ya hemos hablado de esto antes en el artículo, pero una vez que hayas configurado tu estructura de carpetas, puedes obtener un gran impulso de productividad configurando una herramienta de organización automatizada como Hazel en Mac o DropIt en Windows.

Si tienes que organizar archivos que son recurrentes y se te ocurre una forma de crear reglas para ellos (por ejemplo, «siempre se llama xyz» o «siempre contiene el texto abc»), puedes utilizar estas herramientas para autoarchivar los documentos por ti. Todo lo que tienes que hacer es escanear o descargar el documento, y tu herramienta lo renombrará y lo llevará a la carpeta apropiada.

10 consejos de gestión de archivos para mantener sus archivos electrónicos organizados

Mantener sus documentos electrónicos organizados puede ser una tarea bastante ardua en el mundo «conectado» de hoy.

Además de almacenar documentos localmente en ordenadores de sobremesa, portátiles o dispositivos móviles, cada vez más empresas utilizan la nube para las aplicaciones empresariales básicas y el almacenamiento de archivos.

Si se requiere un acceso móvil compartido, los documentos pueden almacenarse en la nube y compartirse asignando permisos de acceso.

El resultado de todo esto puede ser una pesadilla de gestión de archivos, con algunos de los documentos de una persona almacenados en la nube y otros localmente, e incluso documentos individuales almacenados sólo en un lugar u otro.

La organización es la clave de la gestión de archivos electrónicos

Independientemente de dónde se almacenen los documentos, es importante mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión de archivos electrónicos es garantizar que se pueda encontrar lo que se busca, incluso si se busca años después de su creación.

La organización adecuada de los documentos digitales es especialmente importante en un entorno compartido: si uno de tus empleados se ausenta (temporal o permanentemente) deberías poder localizar fácilmente cualquier documento creado o gestionado por esa persona.

Estos consejos de gestión de archivos le ayudarán a mantener sus archivos accesibles:

Utilice las carpetas de instalación por defecto para los archivos de programa

Utilice las ubicaciones de los archivos por defecto cuando instale programas de aplicación. En Windows, por convención, los archivos de programas de aplicación residen en el directorio (Letra de unidad:)->Archivos de programa. Instalar aplicaciones en otro lugar es confuso e innecesario.

Un lugar para todos los documentos

Coloque todos los documentos en una única carpeta «raíz». Para un solo usuario en un entorno Windows, la ubicación por defecto es la carpeta Mis Documentos.

En un entorno de intercambio de archivos, intente hacer lo mismo. Cree una única carpeta raíz (llamada «Documentos compartidos», por ejemplo) y almacene todos los documentos en subcarpetas dentro de la carpeta raíz. Tener una única ubicación para todos los documentos electrónicos facilita la búsqueda y la realización de copias de seguridad y archivos.

Cree carpetas con una jerarquía lógica

Son los cajones del archivador de tu ordenador, por así decirlo. Utiliza un lenguaje sencillo para nombrar tus carpetas; no querrás mirar esta lista de carpetas en el futuro y preguntarte qué significa «TFK» o cualquier otra abreviatura interesante que hayas inventado.

Anida las carpetas dentro de las carpetas

Crea otras carpetas dentro de estas carpetas principales cuando sea necesario. Por ejemplo, una carpeta llamada «Universidad» podría contener carpetas llamadas «2018», «2019» y «2020». Una carpeta con el nombre de un proyecto podría incluir las carpetas «bases teóricas» y «bibliografía». El objetivo es tener cada archivo en una carpeta en lugar de tener un montón de archivos huérfanos en la lista.

No cree estructuras de carpetas complejas y con muchas capas. Siempre que sea posible, utilice nombres de archivo descriptivos.

Siga las convenciones de denominación de archivos

Algunos sistemas operativos (como Unix) no permiten espacios en los nombres de archivos o carpetas, así que evite esto si su entorno informático es mixto.3 En su lugar, utilice los guiones bajos como delimitador (por ejemplo, Tesis_Clima_Organizacional_Anteproyecto.doc.) Otros caracteres como / ? < > \ : * | » ^ también están prohibidos en los nombres de archivos o carpetas en Windows.

Utiliza nombres de archivo descriptivos para facilitar la identificación y recuperación, pero no te excedas: los nombres de archivo/ruta tienen límites de longitud que varían según el sistema operativo.

En Windows, la longitud máxima de la ruta completa de un archivo (por ejemplo, la letra de la unidad + los nombres de las carpetas + el nombre del archivo) es de 260 caracteres. Utilice abreviaturas comunes siempre que sea posible, como Jan para enero o Corp para Corporación.

Sea específico

Asigne a los archivos electrónicos nombres lógicos y específicos, e incluya las fechas en los nombres de los archivos si es posible. El objetivo al nombrar los archivos es poder decir de qué se trata el archivo sin tener que abrirlo y mirar. Así, si el documento es una carta dirigida al tutor para recordarle que se ha retrasado en la revisión, llámalo algo así como «carta_20200115»; en lugar de algo como «carta».

Si compartes archivos por correo electrónico o dispositivos portátiles, es posible que quieras que el nombre del archivo incluya información más específica, ya que la información de la carpeta no se incluirá con el archivo compartido.

Archivar sobre la marcha

El mejor momento para archivar un documento es cuando lo crea por primera vez. Así que acostúmbrese a utilizar el cuadro de diálogo «Guardar como» para archivar el documento, así como a ponerle un nombre, colocándolo en el lugar correcto desde el principio.

Ordene sus archivos para su comodidad

Si hay carpetas o archivos que usas mucho, fuerza su colocación al principio de la lista de archivos renombrándolos con un ! o un AA al principio del nombre del archivo.

Elimine sus archivos con regularidad

A veces lo que es viejo es obvio, como en el ejemplo de la carpeta llamada «Facturas» de arriba. Si no lo es, mantenga sus carpetas despejadas eliminando los archivos antiguos.

No elimine los archivos relacionados con el negocio a menos que esté absolutamente seguro de que no volverá a necesitar el archivo. En su lugar, en su colección principal de carpetas bajo su carpeta raíz, cree una carpeta llamada «Antiguo» o «Inactivo» y mueva los archivos antiguos a ella cuando se encuentre con ellos.

Haz copias de seguridad de tus archivos con regularidad

Tanto si copias tus archivos en otra unidad como en una cinta, es importante que establezcas y sigas un régimen regular de copias de seguridad.

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Referencias Bibliográficas

Barry, Richard E. «Electronic Document and Records Management Systems: Towards a Methodology for Requirements Definitions.» Information Management and Technology 27, no. 6 (November 2014): 251-256.

Duff, Wendy. «Will Metadata Replace Archival Description: A Commentary.» Archivaria 39 (March 2005): 33-38.

Leeuwenburg, Jeff. «Metadata and Better Data.» Electronic Records Project Conference, Canberra, Australia, 22 May 1992. Canberra, Australia: Australian Archives, Dept. of Administrative Series, Unpublished paper 22 May 2012.