Cómo preparar una presentación

¿Tienes que dar la presentación de tu tesis o una conferencia en tu universidad y te preguntas cuándo debes comenzar a prepararla? ¿Qué tan pronto debes comenzar a trabajar en tus láminas y en la estructura de la misma? ¿Serán suficientes uno o dos días? ¿Debes prepararla una semana antes o más?

Si le preguntas a otros compañeros de la universidad, probablemente escucharás todo tipo de consejos: algunos comienzan a trabajar muy temprano en su presentación, otros una semana antes y algunos sólo el día anterior. También puedes escuchar que algunas personas no preparan sus presentaciones en absoluto. Por lo tanto, a veces puede ser complicado obtener consejos significativos sobre cuánto tiempo se necesita para preparar una presentación.

Tipos de presentación

Sólo hay unos pocos oradores que tienen el talento suficiente para hacer bien una presentación con una pequeña cantidad de preparación. Si no perteneces a este grupo, te recomendamos que inviertas un poco más de tiempo. Los presentadores profesionales hacen que todo parezca tan fácil como si no tuviera esfuerzo. Pero ellos invirtieron tiempo para que se viera así y por eso son profesionales.

Piensa en el objetivo de la presentación y quienes serán tu audiencia. Al respecto, podemos señalar varios tipos de presentación:

Presentaciones ad-hoc

Una presentación ad-hoc es una presentación que no se planeó con anticipación. ¿Cuál podría ser esa situación? Imagina lo siguiente: tu tutor llega a su oficina, no solo, sino con un visitante invitado que está en la universidad por uno o dos días. Tu tutor quiere informar al visitante sobre la investigación que estás realizando y te pregunta si podrías decirle brevemente al visitante algo sobre tu investigación.

Una presentación ad-hoc es una tarea difícil. No hay tiempo para preparar nada. A menudo viene como una sorpresa total. Puedes pensar, obviamente no hay nada que puedas hacer con respecto a la preparación de una presentación ad-hoc debido a la falta de tiempo.

Es demasiado tarde para comenzar a preparar algo una vez que se te ha pedido que ofrezcas la presentación. Entonces, ¿qué hay de prepararse para tal situación antes de que realmente suceda? ¿No causaría una impresión espléndida en el visitante (y en tu tutor) si pudieras exponer cada capítulo de la tesis de forma clara pero breve?

En una presentación ad-hoc, no se espera que hables durante 15 minutos y tengas una presentación de diapositivas estelar que la acompañe. Hablas probablemente durante 3 a 5 minutos y el contenido se trata de lo que estás haciendo en este momento. Entonces ¿cómo puedes prepararte para esta ocasión?

Cuando tengas tiempo libre, dedica 60 minutos para pensar en lo que podrías decir en 3-5 minutos sobre tu trabajo, para que otras personas obtengan una impresión favorable de la investigación. Idealmente, podrías hacer un resumen de palabras clave y tener una o dos imágenes listas para mostrar. También puedes crear una presentación corta de 3 a 5 diapositivas donde coloques estas palabras clave y las imágenes principales. Ten un esquema siempre a mano y puedes guardarla incluso en tu teléfono móvil para que siempre puedas acceder a ella. Todo esto se puede hacer con poco tiempo de antelación. No se necesita mucho tiempo para prepararse. Es mucho mejor tener esta mini presentación que estar totalmente sorprendido y desprevenido y apostamos a que te ayudará a causar una buena impresión.

Presentaciones de última hora

Una presentación de última hora puede ser similar a una ad-hoc, pero la diferencia es que puede haber un poco más de tiempo para prepararse antes de tener que presentarla. Imagina una situación como esta: tu universidad está organizando una miniconferencia en la que se informa sobre las investigaciones en curso. Tu tutor se te acerca y te pregunta si podrías participar y presentarla por la tarde.

Esto es de nuevo una situación un poco difícil. Probablemente se espera que expongas durante unos 10 minutos, por lo que tiene que ser más sustancial. Por lo tanto, puede sentirse aún más estresante estar en una situación así en comparación con la presentación ad-hoc. Probablemente te queden algunas horas para prepararte, pero si no tienes nada a lo que recurrir, las próximas horas serán estresantes (y probablemente habías planeado pasarlas de otra manera).

Entonces ¿cómo podrías prepararte para tal presentación? Hay un enfoque de 2 pasos que puede ayudarte: el primer paso se realiza antes de una solicitud anticipada para una presentación de último minuto. El segundo paso llenará parte del tiempo desde que recibes la solicitud hasta que se llevará a cabo la charla.

En el paso 1: Asigna una tarde, alrededor de 3-4 horas, para pensar en la estructura y el contenido de una presentación de tu investigación que dure alrededor de 10 minutos. Haz una presentación corta y usa de 5 a 8 diapositivas. Dedica parte de la tarde a delinear un objetivo y una estructura de presentación significativos. Asegúrate de que haya un mensaje, crea algunas diapositivas para ayudarte en su presentación y usa al menos media hora para ensayar dos o tres veces para ver si todo encaja. Mantén este esqueleto de presentación listo para cuando lo necesites.

En el paso 2: dependiendo de cuánto tiempo puedas dedicar a este paso antes de tener que exponer, usa aproximadamente 2 h para revisar el esqueleto de tu presentación y actualizarlo, ajustarlo y ensayarlo para la misma.

Presentación ante un jurado

Esta suele ser una presentación interna de 15 a 20 minutos frente a otros profesores, compañeros, miembros del jurado, etc. Se espera que brindes un informe sobre tu propia investigación. A menudo se sigue con preguntas y un tiempo de discusión de aproximadamente la misma duración.

A diferencia de la presentación ad-hoc y la de última hora, la presentación ante un jurado no es un evento sorpresa. Por lo general, se sabe con bastante anticipación, a menudo dos semanas o más. Esto te coloca en una mejor situación, ya que puedes planificar el uso de tu tiempo hasta la entrega.

Si es posible, comienza por lo menos dos semanas antes de la defensa con la preparación. Por supuesto, no se espera que trabajes estas dos semanas sólo en tu presentación, sino que comiences tan pronto para que mantengas la presión baja y te dé tiempo para reflexionar sobre lo que quieres presentar:

La primera semana se utiliza para intercambiar ideas, plasmarlas en papel y, probablemente, hacer un bosquejo aproximado de cómo debe estructurarse la defensa.

La segunda semana se utiliza para trabajar más intensamente el contenido, el mensaje, las diapositivas y cualquier otra herramienta que quieras utilizar, así como ensayar tu exposición.

Si completas todo dos días antes de su presentación, tendrás suficiente tiempo para digerir la charla y relajarte. Esto te calma los nervios y te da tiempo para un ensayo de última hora.

Presentación para una conferencia

La presentación de una conferencia es similar a la presentación de una tesis con algunas diferencias importantes: la audiencia suele ser más grande, no conocerás a la mayoría de la misma y la presentación puede que se lleve a cabo en otro lugar, no en tu universidad.

La mayoría de las conferencias se planifican con mucha anticipación y debes registrar tu charla aproximadamente de 3 a 9 meses antes del evento. Por lo tanto, hay un tiempo de preparación amplio. En términos del impacto de tu presentación, este tipo es probablemente el más importante. Por lo tanto, debes dedicar el tiempo suficiente para una preparación adecuada. Si es posible, comienza de 4 a 6 semanas antes de la conferencia para planificar y preparar tu charla. Hazte una idea de lo que quieres presentar y lo que necesitarás para hacerlo bien. Luego, asegúrate de tener suficiente tiempo para obtener los resultados, los datos, las imágenes o cualquier otra cosa que puedas necesitar.

Pasos preparar una presentación

Elaborar estrategias

Si descuidas este paso inicial, el resto de etapas se vuelven más difíciles ¿Quién estará en la audiencia? ¿Cuál es tu propósito?.

Este paso requiere planificación: dependiendo de la complejidad del tema, podría tomar semanas. Incluso para una presentación relativamente simple, no te pierdas este paso incluso si sólo cuantas con unos días antes de la exposición.

Lluvia de ideas

Considera todo lo que podrías decir sobre el tema de su presentación, luego redúcelo a tres puntos que mejor satisfagan las necesidades de la audiencia. Esto se conoce como estar centrado en la audiencia. Puedes usar herramientas online de mapas mentales para que puedas organizarlas en un esquema.

Validación

Realiza un recorrido preliminar de tu esquema antes de sumergirte en la preparación de diapositivas.

Puedes mostrarlo a algunas personas para obtener comentarios: a veces, revisar la historia con destinatarios reales de la presentación asegurará que no te desvíes de tu objetivo.

Si las transiciones son incómodas, este es el momento de modificarlas ya que no se ha realizado ningún trabajo definitivo.

Construye un esquema

Aunque tengas a alguien que te ayude a crear las diapositivas, a menudo no es suficiente. Y es que el tiempo invertido aquí es oro, ya que esto puede ahorrarte horas de reelaboración y frustraciones posteriores.

Incluso si lo estás construyendo tú mismo, piensa qué punto estás tratando en cada diapositiva y cómo pretendes ilustrarlo. Ponte en los zapatos de la audiencia para verificar si el contenido resonará o podrían aburrirse o no entender.

Crear las diapositivas

En esta etapa, comienza el trabajo de diapositivas real, pero puede ser mucho más sencillo si se han completado las etapas anteriores. El constructor de las diapositivas debe tener una idea clara de lo que se necesita. Aquí es donde entran en juego el diseño, la estética y la creatividad. A menudo, se recomienda usar plantillas de diapositivas para evitar quedar atrapado en demasiados detalles.

Enviar lecturas previas

Es muy profesional y respetuoso con la audiencia si les envías lecturas previas del contenido. También te obliga a evitar una situación de último minuto y crea el tiempo y el espacio que necesitas para tomar un respiro y prepararte para el acto real.

Crea tu ayuda visual

Ahora es el momento de construir tu ayuda visual. Recuerda que tu ayuda visual no debe ser tu esquema o guión. La ayuda visual debe servir como un indicador de algunos puntos clave en cada diapositiva. Usa imágenes grandes con títulos breves de 5 a 7 palabras.

Tus diapositivas deben ser un recordatorio en miniatura de lo que vas a decir, no un resumen. De lo contrario, sería ineficaz como presentador, ya que su audiencia solo te verá decir lo que ya está escrito en las diapositivas.

Ideas para acelerar el tiempo de preparación de tu presentación

Estas son algunas de las mejores prácticas a seguir al crear una presentación increíble en menos tiempo.

Concéntrate en la parte más importante

La parte más desafiante de la construcción de su presentación será decidir en qué enfocarse. Es fundamental tener una premisa única para construir tu presentación.

Es fácil sobrestimar el alcance de tu presentación o sentirse abrumado por la cantidad de material que deseas entregar. Elegir un solo concepto en el que centrarse brinda claridad al crear tu discurso y te ayuda a eliminar contenido innecesario. También te da una estructura narrativa que su audiencia encontrará más fácil de entender.

Investigación y verificación de hechos

Tómate el tiempo para investigar adecuadamente el tema de tu presentación y asegúrate de que cada punto sea técnicamente correcto y fácil de entender. Esto te colocará en una mejor posición para recibir consultas y participar en una discusión en profundidad sobre su tema. Tu discurso será más seguro y persuasivo si tienes un buen conocimiento del tema.

Apelar a cómo las personas aprenden las mejores historias

Una historia puede agregar significado a tu presentación y elevarla por encima de las estadísticas, los datos y las diapositivas deslumbrantes. Construir tu presentación en torno a una historia clara y fácil de entender  ayudará a que tu información sea más atractiva.

Tu presentación solo durará unos minutos, pero la narrativa que cuentes permanecerá con tu audiencia por mucho más tiempo, porque las historias naturalmente ayudan a comprender y retener información más fácilmente.

No te saltes las sesiones de práctica

Incluso si tu presentación dura sólo cinco minutos, no debes tratar de improvisar. El tiempo de tu audiencia es importante y practicar tu presentación antes de dársela te permitirá aprovecharlo al máximo.

Todos, desde los profesores hasta estudiantes, pueden beneficiarse de practicar sus presentaciones con anticipación, independientemente de su nivel de confianza.

Relájate y no te apresures

Mantén una actitud tranquila durante tu presentación y evita las distracciones, como que alguien te recuerde que sólo te queda un minuto.

Incluso si por lo general tienes miedo de hablar en público, concentrarte en tu presentación mejorará tu desempeño y te dará mayor confianza.

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