Diagrama de Gantt

El Diagrama de Gantt, comúnmente utilizado en la gestión de proyectos, es una de las formas más populares y útiles de mostrar las actividades (tareas o eventos) contra el tiempo. En la parte izquierda del gráfico hay una lista de actividades y en la parte superior una escala de tiempo adecuada. Cada actividad está representada por una barra; la posición y la longitud de la barra reflejan la fecha de inicio, la duración y la fecha de finalización de la actividad.

¿Qué permite visualizar los Diagramas de Gantt?

El Diagrama de Gannt nos permite visualizar:

Cuáles son las distintas actividades

Cuándo empieza y termina cada actividad

Cuánto tiempo está previsto que dure cada actividad

Dónde se solapan las actividades con otras, y en qué medida

La fecha de inicio y finalización de todo el proyecto

En resumen, un diagrama de Gantt muestra lo que hay que hacer (las actividades) y cuándo (el calendario).

Historia del Diagrama de Gantt

El primer diagrama de Gantt fue ideado a mediados de la década de 1890 por Karol Adamiecki, un ingeniero polaco que dirigía una fábrica de acero en el sur de Polonia y que se había interesado por las ideas y técnicas de gestión.

Unos 15 años después de Adamiecki, Henry Gantt, un ingeniero y consultor de gestión de proyectos estadounidense, ideó su propia versión del diagrama y fue ésta la que se hizo ampliamente conocida y popular en los países occidentales. Por lo tanto, fue Henry Gantt el nombre que se asoció a este tipo de gráficos.

Al principio, los diagramas de Gantt se preparaban laboriosamente a mano; cada vez que un proyecto cambiaba era necesario modificar o redibujar el diagrama, lo que limitaba su utilidad, ya que los cambios continuos son una característica de la mayoría de los proyectos. Sin embargo, hoy en día, con la llegada de los ordenadores y los programas de gestión de proyectos, los diagramas de Gantt pueden crearse, actualizarse e imprimirse fácilmente.

En la actualidad, los diagramas de Gantt se utilizan sobre todo para el seguimiento de los calendarios de los proyectos. Para ello es útil poder mostrar información adicional sobre las distintas tareas o fases del proyecto, por ejemplo, cómo se relacionan las tareas entre sí, cuánto ha avanzado cada una de ellas, qué recursos se están utilizando para cada tarea, etc.

¿Quiénes utilizan los Diagramas de Gantt?

Hoy en día, casi todo el mundo puede utilizar un diagrama de Gantt para ayudarle a visualizar sus tareas. Como todo el trabajo difícil lo hace ahora el software de gestión de proyectos, cualquiera puede crear una simple lista de tareas, añadir fechas de inicio y finalización, y el software hace el trabajo al instante de mostrar sus tareas en una línea de tiempo del proyecto.

Cómo hacer un Diagrama de Gantt

Tanto si decides dibujar tus diagramas de Gantt, como si utilizas un software de gestión de proyectos o descargas una plantilla de diagrama de Gantt de Microsoft Excel, tendrás que seguir estos pasos básicos:

Haz una lista de tareas con todas las que se necesitan para completar tu proyecto

Definir las fechas de inicio y finalización de cada tarea

Crear un calendario del proyecto basado en la duración de las tareas

Identificar las dependencias de las tareas

Rellenar el cronograma de barras con las tareas

Asigne tareas a los miembros de su equipo

Establezca los hitos

Identificar la ruta crítica

Ahora que hemos cubierto la información que necesitarás sobre cómo hacer un diagrama de Gantt, vamos a repasar los dos métodos más populares, el software de gestión de proyectos y Excel.

¿Se puede crear un Diagrama de Gantt en Excel?

Crear un diagrama de Gantt desde cero usando Excel es un proceso largo y complicado que requerirá que hagas muchos formatos y uses fórmulas avanzadas.

Además de ser un proceso que requiere mucho trabajo, Excel no fue diseñado para hacer diagramas de Gantt y, por lo tanto, carece de muchas características. Estas son las principales desventajas de usar Excel para hacer diagramas de Gantt:

Tu diagrama de Gantt no tendrá capacidad de respuesta: es sólo un documento estático que debe actualizarse manualmente cada vez que necesites hacer cambios en el calendario del proyecto.

Los archivos de Excel deben ser compartidos con los miembros de tu equipo cada vez que se realicen cambios en el documento, lo que puede llevar a confusión.

No puedes colaborar con tu equipo en tiempo real utilizando diagramas de Gantt de Excel.

No puedes vincular las dependencias de las tareas, establecer hitos o identificar la ruta crítica.

Si no estás preparado para crear un diagrama de Gantt en Excel desde el principio, pero quieres probar los diagramas de Gantt de Excel, puedes utilizar una plantilla de diagrama de Gantt.

Plantillas de Diagramas de Gantt

Encontrará una gran cantidad de plantillas de diagramas de Gantt en línea, pero la mayoría de ellas se dividen en dos categorías principales: plantillas de Excel y plantillas hechas para herramientas específicas de gestión de proyectos como ProjectManager o Microsoft Project.

Con ProjectManager, por ejemplo, puedes importar archivos de Microsoft Project, CSV y Excel para crear diagramas de Gantt de primera categoría que puedes utilizar junto con todas sus funciones de gestión de proyectos.

Cómo utilizar un Diagrama de Gantt para colaborar con su equipo

A pesar de los rumores, es fácil incorporar a su equipo con la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos en línea. Una vez que haya invitado a los miembros de su equipo a la nueva herramienta de diagrama de Gantt, puede empezar a mejorar la gestión de tareas de un par de maneras diferentes. Puedes coordinar una llamada de grupo para elaborar juntos el plan del proyecto, directamente en la vista del diagrama de Gantt. O bien, puede rellenar previamente la lista de tareas en el diagrama de Gantt, ya sea con una sencilla función de importación o cortando y pegando la lista, de modo que las tareas y asignaciones ya estén rellenadas cuando su equipo se ponga en contacto.

Cómo configurar su Diagrama de Gantt

Las columnas más comunes del diagrama de Gantt son:

Nombre de la tarea

Como es lógico, se trata de una descripción de la tarea.

Fecha de inicio prevista

Es la fecha en la que se pretende empezar a trabajar en la tarea.

Duración prevista

Es un número único que refleja el número de días que hay entre la fecha de inicio prevista y la fecha de finalización prevista. Se basa en días laborables, por lo que si se planifica que una tarea dure una semana, reflejará 5 días (laborables) en el calendario del proyecto.

Esfuerzo planificado

Cuántas horas de trabajo llevará la tarea dentro de la duración. Piense en pintar una pared. Puede que sólo te lleve una hora pintar la primera capa, pero luego tienes que dejarla secar dos horas antes de la siguiente. Luego vuelves a pintar y lo dejas secar de nuevo. Son sólo dos horas de pintura real (esfuerzo) pero seis horas en total (duración).

Porcentaje de realización

Una cifra, casi siempre basada en una conjetura de la persona que realiza la tarea, de cuánto trabajo ha hecho y cuánto le queda por hacer.

Consejo profesional

Tenga cuidado con las tareas que permanecen al 80% de su ejecución durante demasiado tiempo. Esto es una señal de que el propietario de la tarea no sabe realmente cuánto trabajo queda por hacer. Cuando pidas actualizaciones, el porcentaje de finalización debería subir cada vez, a menos que no se haya realizado realmente ningún trabajo. Controlar el porcentaje de finalización es una buena manera de obtener una advertencia temprana sobre las tareas que podrían retrasarse.

Recurso Asignado

Esta columna le indica el nombre de la persona, personas o tipo de recurso (por ejemplo, desarrollador) que ha sido asignado para trabajar en la tarea. Al principio del proyecto, es posible que sólo tenga el tipo de recurso, pero a medida que vaya avanzando podrá sustituirlo por los nombres de los miembros reales del equipo.

Dependencias de las tareas

También puede mostrar las dependencias de la tarea en forma de números. Elija la columna “Vinculado desde” en la configuración de la columna. Esta suele ser una forma más fácil de averiguar rápidamente la ruta crítica y qué tarea está vinculada a dónde. Utilice los números de esta columna para rastrear las dependencias de las tareas – puede ser más rápido que tratar de trazar una línea de araña en el diagrama de Gantt.

Usuarios del Diagrama de Gantt por función

Los diagramas de Gantt son herramientas eficaces para estas funciones:

Directores de proyecto

Directores generales

Líderes de equipo

Directores de operaciones

Gerentes de programación

Directores de trabajo y marketing

Directores generales y técnicos

… y, cualquier persona que quiera tener una visión instantánea de la línea de tiempo de un proyecto.

Antes, los diagramas de Gantt eran la herramienta exclusiva de los gestores de proyectos con formación. Se trataba de personas que planificaban proyectos complejos, o proyectos en cascada, de todo tipo: construcción, ingeniería, militar, fabricación, infraestructura, TI y más. La creación de largas listas de tareas y complejos calendarios de proyectos con muchas partes móviles requería una formación en el arte y la ciencia de la gestión de tareas, el análisis del camino crítico, la definición de líneas de base, etc.

Aunque todavía se considera el ámbito de los gestores de proyectos, hoy en día, con la amplia gama de software de gestión de proyectos y herramientas de diagramas de Gantt, cualquiera puede utilizar diagramas de Gantt en línea.

Usuarios de Diagramas de Gantt por equipo

Debido a la naturaleza colaborativa de las aplicaciones de diagramas de Gantt en línea, cada vez son más los equipos que las utilizan para planificar y hacer un seguimiento conjunto de todo tipo de trabajos. Los diagramas de Gantt pueden ser utilizados por todo tipo de equipos, como por ejemplo:

Equipos de TI y de desarrollo

Equipos de gestión de proyectos

PMOs

Equipos de marketing, servicios profesionales, de ingeniería y arquitectura, construcción, de fabricación, desarrollo de productos, remotos, de telecomunicaciones, salud, Obras Públicas, industria del petróleo y el gas, Administración Pública.

Mientras que un proyecto solía tener un único gestor de proyectos que dirigía un único equipo para un único proyecto, ahora muchas personas de la organización gestionan proyectos con múltiples equipos de personas. Y muchas de esas personas trabajan en proyectos a las órdenes de distintos directores de proyecto.

Los equipos de proyectos de hoy en día a menudo tienen que planificar tareas y gestionar recursos en múltiples proyectos a través de diferentes equipos, también. Es importante asegurarse de que sus herramientas de diagrama de Gantt pueden apoyar la gestión de recursos, la gestión de la carga de trabajo y la gestión de tareas en todos los proyectos.

El Diagrama de Gantt cuándo se está trabajando el equipo

La duración y el esfuerzo planificados, así como los tiempos globales de inicio y finalización, tienen en cuenta el tiempo de trabajo.

Un software de Diagrama de Gantt extrae la información del tiempo de trabajo de las horas de trabajo de los recursos que usted ha establecido. Esto le da la opción de cambiar el tiempo de trabajo disponible para cada miembro del equipo, lo que puede ser útil si tiene personas que no pueden trabajar la jornada estándar de 8 horas exclusivamente en su proyecto. También puedes cambiar el horario de trabajo para todos, por ejemplo, si vas a cerrar la oficina para un evento del personal o quieres asegurarte de que nadie está programado para trabajar en un día festivo.

Los Software de Diagramas de Gantt en línea

Muchas personas que debaten los pros y los contras del software de diagramas de Gantt en línea frente al de escritorio se preguntan sobre la seguridad de los planes de proyecto en línea. Tenga la seguridad de que la mayoría de las empresas ofrecen seguridad y encriptación de nivel bancario con el software de gestión de proyectos en línea y cuentan con múltiples protocolos de seguridad para asegurar los datos y la recuperación de los mismos.

¿Puedo vincular tareas a riesgos y problemas?

Sí, puede vincular las tareas a los riesgos, los problemas y los cambios, lo que facilita la navegación en el software y pone de relieve cuándo un problema potencial puede requerir su atención. Puede configurar columnas para mostrar las tareas y los riesgos vinculados con un solo clic.

¿Puedo personalizar mi diagrama de Gantt?

Hay muchas maneras de personalizar el Diagrama de Gantt con los programas en línea para que se adapte a su forma de trabajar. Si no quiere que se muestren todas las opciones por defecto, o si quiere que se muestren aún más opciones, vaya a la configuración del diagrama de Gantt de su software de gestión de proyectos y seleccione lo que quiere ver.

Una de las cosas más fáciles y más comunes de manipular es la división del tiempo que se muestra en el diagrama de Gantt. Hay dos “niveles” de tiempo mostrados, normalmente la semana y luego el día. Puede cambiar el nivel superior para mostrar semanas, meses, trimestres o incluso años y hacer que el nivel inferior refleje la división del tiempo más pequeña.

También puede codificar las tareas por colores, sombrear el tiempo no trabajado y personalizar otros elementos para diferenciar por equipo, fase o cualquier otra cosa que desee.

¿Cómo imprimir un diagrama de Gantt?

Los diagramas de Gantt suelen ser difíciles de imprimir porque se extienden horizontalmente por varias páginas. Antes se solían ver los calendarios de los proyectos impresos y pegados con cinta adhesiva para luego colgarlos en la pared, pero hoy en día la mayoría de los equipos intentan ahorrar el papel y trabajar lo más posible en línea.

Por supuesto, a veces necesitarás imprimir tu diagrama de Gantt, o al menos un resumen del mismo. Aquí tienes 5 consejos:

Imprímelo todo en una página si es posible. Si eso hace que el texto sea demasiado pequeño para leerlo, entonces

Cambia las divisiones de tiempo para contraer la línea de tiempo general del proyecto (y por tanto el tamaño) tanto como sea posible. Por ejemplo, si su pantalla está configurada para mostrar todos los días, cámbiela para que las franjas de tiempo mostradas sean semanales o incluso mensuales. Eso hará que la parte del gráfico de barras apiladas del Gantt sea mucho más corta, para que no se imprima en tantas páginas.

Enrolla tus tareas, especialmente si ya están completas.

Utiliza la vista previa de impresión: es molesto imprimir un montón de páginas y luego darte cuenta de que te has equivocado. Compruébalo primero.

Imprime los números de página si puedes, para poder volver a unir el diagrama de Gantt si está en varias páginas.

Cuanto más utilice los diagramas de Gantt, más fáciles le resultarán y más confianza adquirirá en su uso

La mejor manera de sentirse cómodo utilizando un diagrama de Gantt es crear uno. Crea un proyecto en tu programa de planificación y juega con él. Practique con los diferentes ajustes para ver qué columnas le proporcionan la información que desea en el calendario del proyecto. Su archivo de proyecto de prueba también es útil si quiere probar una nueva función o vista antes de probarla en un calendario de proyecto “real”.

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Referencias Bibliográficas

Gantt.com (2016), What is a Gantt chart? En: http://www.gantt.com 

James M. Wilson (2003), Gantt charts: A centenary appreciation, European Journal of Operational Research, Volume 149, Issue 2, Pages 430-437, ISSN 0377-2217. 

Maylor H. 2010, Project Management’,London: Financial Times Prentice Hall, ed. 4th edition ‘This references is from one of the most known and used hand book of project managers nowadays.