Google se dedica a ofrecer las mejores soluciones de almacenamiento y creación de documentos para sus usuarios particulares y clientes empresariales. Sin embargo, muchas personas no están muy claras sobre las características de sus productos. Vamos a disipar parte de la confusión comparando Google Drive vs Google Docs y explicando algunas de las diferencias de cada uno de estos grandes productos.
Tanto Google Drive como Google Docs forman parte de G Suite, el conjunto de herramientas de productividad y colaboración de Google.
La confusión entre los dos productos es comprensible. Esperemos que las definiciones que aparecen a continuación aclaren sus diferencias para una mejor comprensión de sus características.
Google Drive: Google Drive es una solución de almacenamiento basada en la nube que amplía el almacenamiento de tu computadora. Proporciona un almacenamiento seguro y rentable para documentos, presentaciones, música, imágenes, vídeos y otros archivos.
Google Docs: Google Docs es un programa de procesamiento de textos y edición de documentos basado en la web que permite a varios usuarios crear, compartir y editar documentos, hojas de cálculo, formularios y presentaciones en tiempo real en cualquier lugar donde se pueda acceder a Internet.
¿Qué es el almacenamiento en la nube?
El almacenamiento en la nube permite guardar datos y archivos en una ubicación externa a la que se accede a través de la Internet pública o de una conexión de red privada dedicada. Los datos que usted transfiere fuera del sitio para su almacenamiento pasan a ser responsabilidad de un proveedor de nube externo. El proveedor aloja, asegura, gestiona y mantiene los servidores y la infraestructura asociada y se asegura de que usted tenga acceso a los datos siempre que los necesite.
El almacenamiento en la nube ofrece una alternativa rentable y escalable al almacenamiento de archivos en discos duros o redes de almacenamiento locales. Los discos duros de las computadoras sólo pueden almacenar una cantidad limitada de datos. Cuando los usuarios se quedan sin almacenamiento, tienen que transferir los archivos a un dispositivo de almacenamiento externo.
Google Drive
Hubo un tiempo en el que solíamos almacenar nuestros datos en discos duros para mantenerlos seguros y protegidos, pero muchas veces los datos de los discos duros solían corromperse o dañarse debido a los virus o de alguna manera los discos duros solían dejar de funcionar por otras causas.
Pero desde que la era del almacenamiento en disco duro ha quedado atrás, todos sabemos lo importante que es elegir una opción de almacenamiento fiable que no sólo almacene los datos, sino que haga que nuestro trabajo sea fácil de compartir y presentar los datos a diferentes personas, como nuestro tutor, el jurado de nuestra tesis de grado, el jefe de equipo, la junta directiva, así como los clientes y los equipos creativos y gráficos en una unidad de negocio.
Después de la introducción de las tecnologías y bajo el concepto de trabajo inteligente en lugar de trabajo duro, la gente comenzó a utilizar plataformas en línea para compartir, almacenar y crear archivos y datos en lugar de trabajo duro de papeleo y usos de disco duro.
Google Drive tiene características de almacenamiento de datos y compartirlo a través del enlace en pocos segundos después de cargar los datos particulares con el alto nivel de límite de almacenamiento de datos que hace que sea más preferible entre otras opciones de almacenamiento.
Funciones de Google Drive
Vamos a compartir algunas de las funciones más populares disponibles cuando se utiliza Google Drive.
Google Drive es una ubicación central para la colaboración. Un documento de Google, por ejemplo, se puede compartir en Google Drive y todos los miembros del equipo tienen acceso en tiempo real para colaborar y hacer comentarios, sugerencias e incluso cambios en el documento.
Google Drive facilita enormemente el trabajo a distancia. Todo lo que necesitas es una conexión a Internet para acceder a todo tu trabajo individual y compartido guardado en Google Drive.
Varios miembros del equipo pueden trabajar en el mismo proyecto en su tiempo libre accediendo a Google Drive y abriendo el documento guardado. Los cambios se guardan automáticamente en Google Drive y las versiones anteriores del proyecto pueden restaurarse rápidamente.
Algunas personas pueden pensar que Google Drive es una solución de almacenamiento de copias de seguridad. En realidad, no lo es. Cualquier cosa que ya esté en tu disco duro antes de usar Google Drive tendrá que ser respaldada. Cualquier cosa en la que trabajes en Google Drive es automáticamente respaldada en el almacenamiento en la nube cuando se guarda. Google Drive es una ampliación de almacenamiento, no una copia de seguridad de los archivos existentes.
Puedes adquirir más espacio de almacenamiento si es necesario con una suscripción mensual o anual a Google One. Si te quedas sin espacio, todos los archivos actuales permanecen, pero no podrás añadir nuevos archivos, enviar o recibir G-mail, o sincronizar y subir archivos. Sin embargo, puedes seguir creando documentos, formularios, hojas de cálculo y presentaciones.
Google Docs
Google Docs es un programa de procesamiento de textos basado en la web que no necesita una instalación de software como sus competidores. Docs sólo requiere una conexión a Internet y se puede acceder a él desde múltiples dispositivos.
Google Docs permite que varios miembros del equipo accedan, editen y comenten el mismo archivo.
Los creadores de documentos pueden asignar niveles de colaboración a los miembros del equipo con acceso al documento. Algunos pueden necesitar sólo acceso para ver y comentar, mientras que otros necesitan capacidades de edición.
Todos los cambios en un documento se marcan con el nombre de la persona.
Funciones de Google Docs
Se puede acceder fácilmente a las versiones anteriores de un documento en caso de que demasiados cambios hayan enturbiado la visión original.
Los miembros del equipo pueden añadir cambios cuando les convenga, lo que hace que la colaboración a distancia sea más accesible y productiva.
Los documentos guardados en otros modos de procesamiento de textos pueden cargarse y guardarse fácilmente en Docs para compartirlos y colaborar con ellos.
Asimismo, Docs puede guardarse en otros formatos como Word, Open Office, RTF, PDF, HTML o en un archivo comprimido.
Google Docs cuenta con multitud de formas de encontrar, ordenar y ver tus archivos, lo que supone una actualización más reciente respecto al Google Docs inicial.
Igualmente cuenta con una función de búsqueda de texto en archivos de imagen que ahorra tiempo y elimina la frustración de buscar archivos de imagen guardados por un número de imagen.
Google Docs vs Google Drive
Google Drive es un sistema de almacenamiento en la nube con capacidad para compartir documentos y proyectos, esencial para los miembros de un equipo que colaboran en un mismo proyecto. En general, Google Drive es una solución excelente para ampliar el almacenamiento y proporcionar un lugar para compartir documentos y proyectos entre varios miembros del equipo.
Google Docs es una plataforma de procesamiento de textos basada en la web y que se puede compartir, que envía documentos, hojas de cálculo y presentaciones, entre otros, a los miembros del equipo, que pueden comentarlos y editarlos. Del mismo modo, Google Docs es un formato de procesamiento de textos versátil con algunas de las mejores capacidades de intercambio y colaboración que se pueden encontrar. Sin embargo, algunos podrían argumentar que Google tiene un poco de trabajo que hacer cuando se trata de la privacidad.
A la hora de buscar respuestas a tus preguntas sobre almacenamiento y procesamiento de textos, Google Drive y Google Docs ofrecen unas credenciales sin precedentes.
Tanto si tus necesidades de almacenamiento de documentos y procesamiento de textos son para uso personal como si necesitas una solución para tu pequeña empresa, Google Drive y Google Docs son formidables contendientes.
Costo del Servicio
Como usuario individual, todo lo que tienes que hacer para acceder a Google Drive y Google Docs es crear una cuenta gratuita de Google. Esta cuenta también proporciona acceso a otros servicios de Google como Gmail, Google Calendar y mucho más.
Tanto Google Drive como Google Docs son servicios gratuitos para los usuarios individuales que crean una cuenta de Google y las empresas que necesitan estas herramientas pueden elegir entre tres opciones de bajo costo al adquirir licencias de G Suite, que desbloquean aún más funciones y opciones.
Seguridad de la Información
Como se indica en los Términos y Acuerdos, Google se otorga el derecho de escanear los archivos que almacenas en la nube con fines de marketing.
Además, la seguridad de los datos compartidos entre los miembros del equipo es un tema sensible porque no hay una protección automática con contraseña. Es cierto que la protección con contraseña complica el intercambio fluido de ideas en tiempo real, lo que disminuye la naturaleza completa del formato.
Sin embargo, la idea de que los documentos no protegidos por contraseña floten en la nube sigue siendo un tema sensible para algunos. Una solución es cifrar los archivos antes de compartirlos si la privacidad es lo más importante.
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Google Drive y Google Docs. Foto: Unsplash. Créditos: Sebastian Herrmann @officestock
