Microsot Office y Open Office son programas ampliamente populares entre los estudiantes y los tesistas. Aunque ambos programas ofrecen la misma funcionalidad a los usuarios, tienen muchas diferencias entre ellos. Aunque si nos fijamos en la popularidad, Microsoft Office se utiliza más a menudo que Open Office.

Microsoft Office y OpenOffice ofrecen productos que se utilizan para fines similares. Sin embargo, ambos sistemas difieren entre sí. Microsoft Office es un conjunto de diferentes aplicaciones, servidores y servicios que fue desarrollado por la empresa Microsoft para los sistemas operativos Windows y Mac OS X en 1989.

OpenOffice es un software de código abierto y gratuito que está disponible en el mercado para su descarga. Microsoft Office pertenece a la empresa Microsoft, mientras que OpenOffice es un software de código libre, lo que significa que está abierto a los usuarios en general para su libre uso y desarrollo. Open Office sólo tiene una versión que se puede descargar gratuitamente. Por otro lado, Microsoft Office tiene muchas versiones, como Professional, Home y Student. A diferencia de Open Office, Microsoft Office no es gratuito. Veamos más a continuación.

¿Qué es Microsoft Office?

Microsoft Office es un conjunto de diferentes aplicaciones, servidores y servicios que fue desarrollado por la empresa Microsoft para los sistemas operativos Windows y Mac OS X en 1989. Microsoft Office es propiedad de Microsoft Corporation y es desarrollado, probado, comercializado y vendido por la empresa. Aunque al principio Microsoft Office sólo incluía Word, Excel y PowerPoint, ahora ofrece varias aplicaciones y programas diferentes como Outlook/Entourage, Access, InfoPath, OneNote, Project, Publisher, SharePoint Workspace (antes conocido como Groove), Visio, Office InterConnect y Office Picture Manager.

Por medio de Microsoft Word se creó el formato doc, que es el formato de facto para almacenar archivos de documentos en la computadora. Las nuevas versiones a partir de Office 2007 comenzaron a utilizar un nuevo formato basado en XML (docx). El sistema Office está disponible en diferentes versiones para diferentes usuarios, como Professional, Home y Student. Microsoft Office es el mejor software que se cree que está disponible en el mercado para los profesionales que requieren características y facilidades más avanzadas.

¿Qué es Open Office?

OpenOffice es un software libre de código abierto que está disponible para todo el mundo en el mercado. Open Office, antes llamado StarOffice, fue desarrollado originalmente como software propietario, similar a Microsoft Office, por StarDivision. En 1999, StarDivision fue adquirida por Sun Microsystems y en el año 2000 Sun anunció que iba a poner el código fuente de StarOffice a disposición de los usuarios para su descarga gratuita con el fin de crear una comunidad de desarrollo de código abierto para el software y como alternativa libre y gratuita a Microsoft Office. Su nombre pasó a ser OpenOffice.org. Sun Microsystems fue adquirida por Oracle en 2010, que continuó desarrollando el software y ahora se vende bajo el nombre de Apache OpenOffice.

Apache OpenOffice ofrece aplicaciones de software como procesador de textos, hoja de cálculo, presentación, gráficos, editor de fórmulas y aplicaciones de gestión de bases de datos. El formato de documento por defecto de OpenOffice es el OpenDocument Format (ODF) para archivos, aunque también tiene la capacidad de abrir y leer formatos de Microsoft Office. OpenOffice también ofrece la opción de guardar archivos y documentos en formatos de Microsoft Office 2009.

Open Office es de código abierto, lo que significa que el código fuente es público y puede ser modificado y personalizado por los usuarios. Por el contrario, Microsoft Office no es un código abierto y es un software propietario. Como tal, el público no puede hacer cambios o personalizarlo. Open Office ofrece soporte para todos los formatos de documentos de Microsoft Office. Sin embargo, sólo el nuevo Microsoft Office es compatible con los documentos de Open Office.

Interfaz

Las interfaces gráficas de usuario son diferentes en Microsoft Office y en Open Office. Las versiones más antiguas de Microsoft Office, como Office 2013, tenían un sistema basado en menús que era similar al de Open Office. Pero hoy en día, Microsoft Office utiliza una interfaz tipo cinta.

Muchos de los accesos directos de Microsoft Office son también los mismos que los de OpenOffice. Sin embargo, una desventaja de OpenOffice es que tiene características limitadas en comparación con la amplia gama de características que ofrece Microsoft Office. También será un poco difícil para los usuarios cambiar de Microsoft Office a OpenOffice ya que el diseño es diferente. Aunque muchos usuarios también han declarado que el OpenOffice Impress es mucho mejor en comparación con Microsoft Office PowerPoint.

OpenOffice es compatible con varias plataformas como Microsoft Windows, Linux, Solaris, BSD, OpenVMS, OS/2 e IRIX y también puede soportar más de 120 idiomas. Sin embargo, carece de la barra de herramientas tipo cinta y ofrecen una interfaz más tradicional, lo que los convierte en opciones interesantes para los partidarios incondicionales de Microsoft Office.

Esto no quiere decir que las aplicaciones de código abierto no estén mejorando su usabilidad. OpenOffice ha trabajado para simplificar sus menús y proporcionar controles más finos para los gráficos e imágenes en todas sus aplicaciones.

Requisitos del sistema

OpenOffice y Microsoft Office funcionan bien en la mayoría de las computadoras, pero si tu máquina es significativamente más antigua, más lenta o menos potente que la media de las máquinas modernas, encontrará que OpenOffice es más adecuados que Office.

Por ejemplo, Office requiere un mínimo de 2 GB de RAM y 3 GB de espacio en el disco duro. En cambio, OpenOffice solo necesita 256 MB de RAM (aunque ambos recomiendan 512 MB) y 1,5 GB de espacio en el disco duro. Sin embargo, ambas opciones de código abierto necesitan que se instale Java para aprovechar ciertas características, sobre todo Base. Office 2016 requiere al menos Windows 7 Service Pack 1, pero señala que Windows 10 ofrece la "mejor experiencia". OpenOffice funcionará en versiones anteriores de Windows, incluyendo XP o Vista y OpenOffice puede incluso funcionar en Windows 2003.

Además, ambas suites de código abierto funcionarán en la mayoría de las computadoras Mac con OS X 10.8 (Mountain Lion) o superior. Para ejecutar el nuevo Microsoft Office en un Mac, ya no es necesario suscribirse a Office 365, como se requería con Office 2013 por ejemplo. Sin embargo, necesitarás más memoria: 4 GB de RAM y 6 GB de espacio en el disco duro.

OpenOffice funcionará en un sistema Linux - y Linux funciona mucho más eficazmente que Windows 7 o XP en computadoras antiguas. Esto es especialmente cierto para las computadoras más antiguas que requieren aplicaciones adicionales (como los que se pueden encontrar en un laboratorio de informática público).

Soporte

Gracias al tamaño de la empresa Microsoft, hay más soporte para Office del que cualquiera podría aprovechar. Incluye el soporte oficial de Microsoft, el soporte autorizado de proveedores y consultores con licencia y los centros de llamadas profesionales. Además, hay docenas de libros e innumerables sitios web que ofrecen consejos y guías para modificar, configurar y utilizar el software de Office.

Sin embargo, algunos usuarios informan de que tienen dificultades para obtener soporte para Office con lo cual podríamos pensar que Microsoft está animando a los consumidores a cambiar a la suscripción de Office 365. Existen algunos recursos gratuitos específicos para las organizaciones sin ánimo de lucro, pero son muy limitados.

El soporte para OpenOffice está impulsado por la comunidad y generalmente es gratuito e incluye proyectos de documentación y foros de discusión dirigidos por voluntarios. En estos proyectos de código abierto, los problemas y los errores más comunes suelen solucionarse mediante actualizaciones. Los usuarios más familiarizados con el ecosistema de Microsoft pueden encontrar este modelo de soporte poco familiar y pueden sentirse más cómodos con la formación y el soporte de Microsoft Office.

Compartir documentos

En general, los archivos creados por las dos suites pueden ser leídos de forma intercambiable, aunque hay salvedades. En el caso de Office 2019, Microsoft ha establecido estándares de archivo de facto como .doc y .docx para documentos de Word y .xls y .xlsx para Excel. Si necesitas compartir archivos con alguien que ejecute Office 2013 o una versión anterior, es posible que tengas que convertirlos a formatos antiguos. Microsoft ofrece una utilidad gratuita para hacerlo.

OpenOffice, por otro lado, utiliza estándares abiertos para sus archivos nativos, pero pueden leer y escribir archivos con el formato de Microsoft. De hecho, los usuarios pueden elegir guardar automáticamente los archivos en formato .doc o .docx por defecto. La comunidad de código abierto ha invertido mucho esfuerzo en garantizar que los usuarios de Writer, Calc e Impress puedan compartir documentos con los usuarios de Microsoft y lo ha conseguido en casi todos los casos.

Si has creado documentos de Word que hacen un uso extensivo de columnas, formatos de cabecera o imágenes incrustadas, es probable que el archivo aparezca en Writer con pequeños problemas de formato. Estos problemas de formato tendrán que ser ajustados manualmente. Estos ajustes no suelen ser prohibitivos para un documento o dos, pero podrían llevar mucho tiempo para toda una biblioteca de plantillas y material colateral.

Office 2019 y sus competidores de código abierto también son incompatibles cuando se trata de macros o tablas dinámicas de hojas de cálculo. Las dos suites sí son compatibles con ambas funciones. Sin embargo, no podrás utilizar macros o tablas dinámicas creadas en Office 2019 con las herramientas de código abierto o viceversa. También puede tener problemas menores al traducir los gráficos entre los programas de hojas de cálculo de las suites.

OpenOffice puede abrir archivos que han sido guardados en versiones sustancialmente más antiguas de Microsoft Office que Office 2013. Open Space puede incluso abrir algunos archivos de Word corruptos que Office 2019 no puede.  Por último, las dos aplicaciones ofrecen la posibilidad de exportar cualquier archivo como PDF, lo que garantiza que los espectadores vean el documento exactamente como usted quería.

Acceso remoto

En Office 2019, Microsoft continúa con las características de colaboración web que introdujo en Office 2010 y Office 365. Su integración con OneDrive (antes SkyDrive) hace que los documentos sean portátiles y fáciles de editar en varios dispositivos. Office 2016 también tiene la capacidad de colaborar en tiempo real en una versión de escritorio de Microsoft Word o PowerPoint. Para aprovechar esta función, los usuarios deben pulsar el botón Compartir e indicar con quién quieren compartir el documento. También deben tener una carpeta compartida en OneDrive, un servicio de almacenamiento en línea de Microsoft.

Open Office se ha aventurado recientemente en el mundo móvil y online. Ofrece aplicaciones móviles y permite a los usuarios conectarse a algunos servicios de almacenamiento en línea. También ha prometido una versión en línea para competir con Office 365 y Google Docs.

Seguridad

Microsoft Office y OpenOffice son razonablemente seguros siempre que se sigan los procedimientos de seguridad estándar. Asegúrese de que usted instale las actualizaciones y los parches tan pronto como se publiquen y mantenga cortafuegos, antivirus y software antiespía.

La comunidad de código abierto hace públicos los posibles problemas de seguridad de ambas herramientas de código abierto, lo que permite a los usuarios protegerse y a los piratas informáticos aprovecharse de los problemas. Por el contrario, Microsoft mantiene los problemas de seguridad muy vigilados en un esfuerzo por evitar que los hackers los descubran.

En general, si se siguen las precauciones estándar, las dos herramientas son bastante seguras.

Integración del correo electrónico

Para muchos, una de las grandes ventajas de Office 2019 es su integración con Microsoft Outlook. (Outlook proporciona funciones de correo electrónico y calendario, entre otras cosas). Esta integración permite enviar documentos directamente desde las herramientas de Office. Por ejemplo, puedes enviar un documento de Word en un correo electrónico directamente desde la interfaz de Word. También puedes previsualizar los documentos de Office directamente en Outlook.

OpenOffice no ofrece clientes de correo electrónico nativos similares. Sin embargo, existen varias soluciones de correo electrónico de terceros y de código abierto que permiten enviar documentos por correo electrónico utilizando la aplicación de Office.

Ortografía y gramática

Tanto Microsoft Word como OpenOffice tienen herramientas de corrección ortográfica integradas. La herramienta de corrección gramatical de OpenOffice y otras herramientas lingüísticas son extensiones independientes. La comunidad de OpenOffice ha proporcionado algunos complementos que se pueden instalar para la revisión ortográfica y gramatical, pero generalmente son menos robustos que las opciones por defecto de Word.

Formato condicional

Los dos paquetes de hojas de cálculo ofrecen formato condicional, es decir, la posibilidad de dar formato automáticamente a las celdas en función de las propiedades de los datos que contienen. Sin embargo, Microsoft ofrece mucha más flexibilidad y control en este ámbito. Por otro lado, OpenOffice tiende a ser algo más sencillo de entender y puede exportar a formatos de archivo más útiles.

Interfaz amplia

OpenOffice ofrece una pasarela para acceder fácilmente a cualquiera de los componentes individuales, mientras que Office 2019 requiere que los usuarios abran cada aplicación por separado.

Tamaño de los archivos

En general, los formatos nativos de OpenOffice crearán archivos más pequeños que los de Office 2019. Sin embargo, cuando se guardan los archivos en formatos de archivo de Microsoft -por ejemplo, para crear archivos que puedan abrirse en Word- el tamaño de los archivos es similar al de Microsoft. Sin embargo, el tamaño de los archivos es menos problemático que antes, debido a la mayor capacidad de los discos duros, a que los clientes de correo electrónico permiten adjuntar archivos más grandes y a las opciones de almacenamiento en línea.

Producción de HTML

Las dos herramientas permiten a los usuarios crear y editar archivos en HTML, el lenguaje de codificación de Internet. Sin embargo, los puristas tienden a preferir el marcado HTML de Writer al de Word, aunque pocas personas con conocimientos de HTML utilizan cualquier programa de procesamiento de textos para producir páginas web. Para tareas sencillas, el Asistente Web de Writer hace que sea increíblemente fácil producir páginas web que incorporen HTML, archivos PDF e imágenes.

¿Qué paquete de productividad de Office debería adquirir?

En general, probablemente no deberías seguir utilizando Office 2013 o versiones anteriores: Microsoft terminó el soporte para estas suites junto con Windows XP.  Puedes usar OpenOffice que te resultarán más familiares (y completamente gratuitos), pero perderás algunas funciones avanzadas y la posibilidad de abrir sin problemas documentos con gran formato, gráficos, tablas dinámicas y macros que ofrecen las versiones actuales de Office.

Office 365

Office 365 es la versión de suscripción de software en línea de Microsoft Office. Ofrece todas las herramientas disponibles en la versión de escritorio de Office 2016 y muchas más que no están disponibles para su descarga. Los usuarios simplemente tienen una cuenta que les da acceso en línea a sus aplicaciones de Office y a los archivos creados en esas aplicaciones. Las organizaciones sin ánimo de lucro y las bibliotecas que cumplan los requisitos pueden obtener Office 365 de forma gratuita o con descuento, dependiendo del plan que elijan.

No es ningún secreto que Microsoft quiere que cada vez más personas se pasen a su modelo de software como servicio (SaaS), en el que las actualizaciones y las nuevas funciones son automáticas y los clientes están sujetos a un pago anual para utilizar su producto. A los críticos de Microsoft no les gusta la sensación de estar "encerrados" en pagos regulares y les preocupa perder el control de sus datos. Por supuesto, el Office basado en Internet también tiene ventajas, como la mayor capacidad de compartir documentos y acceder a ellos en múltiples dispositivos.

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Fuentes Consultadas

Battle of the Office Suites: Microsoft Office and LibreOffice Comparedby productivity blog Lifehacker compares Word, Excel, PowerPoint, and Access point by point with LibreOffice's Writer, Calc, Impress, and Base.

What's New: LibreOffice, written by LibreOffice, compiles a summary of the latest upgrades and innovations in LibreOffice.

Screenshot Tour: What's New in Office 2016, by How-To Geek, gives you screenshots and mini how-tos for the most important new Microsoft Office 2016 features.

Comparing Microsoft Office 2013 to Office 365, by Idealware, breaks down the differences between all editions of Microsoft Office 2013.

Microsoft Office y Open Office

Microsoft Office y Open Office. Foto: Unsplash. Créditos: Avel Chuklanov

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