Atrás han quedado los días en los cuales las tesis se imprimían, incluso en varios tomos. Esto con la finalidad de ser archivadas en las diferentes bibliotecas de la Universidad donde se obtenía el Título de Grado. Y es que los beneficios de las tesis digitalizadas son muchos. La impresión es costosa e inconveniente, ya que requiere cartuchos de tinta y papel de impresora, insumos a menudo costosos. De la misma manera, no puede acceder al documento cuando se está fuera de la biliblioteca y si existe solo una copia, la biblioteca puede quedar sin el acceso, si a la misma llegara a sucederle algo.
La impresión era necesaria cuando las computadoras eran grandes aparatos no portátiles. Ahora caminamos prácticamente con las computadoras en nuestros bolsillos, con teléfonos inteligentes con acceso a todo tipo de documentos, tabletas que pueden aproximarse al tamaño de una hoja de papel y servicios en la nube que pueden hacer copias de seguridad y sincronizar todos los documentos en todos sus dispositivos. Además existe ahora la facilidad de que los estudiantes de todo el mundo, mediante las tesis digitalizadas, pueden acceder a estos documentos y las mismas se convierten en un importante medio de difusión de la investigación.
¿Qué es un entorno sin papel?
Una entorno sin papel, es un entorno de trabajo (ya sea público o privado) que utiliza papel físico en su mínima expresión y en su lugar utiliza principalmente documentos digitales. Las personas usuarias de este entorno han eliminado o reducido en gran medida el uso del papel. Cabe destacar además que el proceso de convertir archivos en papel en archivos electrónicos se conoce como digitalización.
La Digitalización, según el Diccionario de la Lengua Española (2014), supone convertir o codificar en números dígitos datos o informaciones de carácter continuo, como por ejemplo una imagen fotográfica, o un documento, o un libro. Esta idea ha existido desde que las computadoras personales se convirtieron en la base del lugar de trabajo moderno. Esto aunado a la prevalencia de documentos y correos electrónicos. Hay muchos beneficios en dejar de usar papel, desde ahorrar recursos hasta aumentar la seguridad. Sin embargo, aún algunos folletos en universidades y otros documentos todavía giran en torno al papel.
Beneficios de la Digitalización sobre el Uso de Papel
Ahorra tiempo
El tiempo dedicado a archivar, organizar y buscar documentos en papel es tiempo que puede dedicarse a tareas más productivas. Los documentos digitalizados se almacenan en un repositorio central, que es básicamente un archivador digital donde se encuentran todos los documentos. Las Universidades con bibliotecas de tesis digitalizadas, las archivan además de su correspondiente búsqueda por título, con palabras claves para ser usadas en la búsqueda.
Con un sistema de gestión de documentos digitales, se pueden aprovechar las mismas potentes capacidades de búsqueda que usa Google. Esto significa que las personas pueden encontrar archivos con solo hacer clic en un botón. Ese proceso es mucho más rápido que la laboriosa búsqueda manual de una tesis e específico, primero en un fichero, luego llenar la ficha correspondiente y posteriormente la búsqueda física del documento. Este tiempo puede ser usado en ampliar la búsqueda en otras bibliotecas que usan procesos similares.
Ahorro de Espacio
El papel ocupa mucho espacio, al igual que los archivadores. Las tesis y las estanterías son voluminosas. Y lo que es peor, los documentos siguen acumulándose y a menudo se acumula más rápido de lo que se puede clasificar y organizar.
Según Proakis y Manolakis (2007) la digitalización de archivos permite almacenar todos los documentos en un servidor local o en la nube. Las computadoras de escritorio y servidores físicos (si se llegaran a utilizar), ocupan mucho menos espacio que un archivo de registros físicos.
Ahorro de dinero
La digitalización mejora la eficiencia del proceso y ahorra dinero. Los entornos sin papel pueden procesar un volumen de papeleo mucho mayor en comparación con los entornos tradicionales en la misma cantidad de tiempo.
Además, para el alumno la digitalización reduce el dinero gastado en papel, impresoras, tinta y tiempo para imprimir. El ahorro de tiempo se vuelven especialmente valioso en lo que respecta a tareas repetitivas y a la posibilidad de búsqueda de mayor información.
Facilita la transferencia de información
El software de gestión de documentos ofrece un proceso simple. El software compila fácilmente documentos digitales importando cualquier tipo de archivo (.docx, .pdf, archivos de imagen). Muchas aplicaciones de uso común, como Microsoft Office y Adobe Acrobat, se integran con sistemas de administración de documentos y tienen complementos nativos que permiten archivar el documento con solo un clic.
Promueve el medio ambiente
La fabricación de productos de papel produce gases de efecto invernadero, lo que provoca la deforestación y el calentamiento global. El reciclaje de papel que muchos profesan puede compensar parte del impacto ambiental, pero no en gran medida. La mayoría del papel finalmente termina en un vertedero. Además, la tinta y los tóners contienen compuestos volátiles y sustancias no renovables que son perjudiciales para el medio ambiente. Es mucho más sostenible simplemente reducir el uso de papel por completo al cambiar a un entorno sin papel.
Aumenta la seguridad
Los documentos físicos pueden perderse, archivarse erróneamente o destruirse. También puede ser difícil controlar el acceso, la impresión y la copia de archivos confidenciales. El software de gestión de documentos tiene capacidades de seguridad avanzadas que pueden abordar estos desafíos. Los administradores del sistema pueden configurar derechos de acceso que asignan permisos a nivel de documento, nivel de usuario o nivel de sistema.
La implementación del software de gestión de documentos también permite a las organizaciones aprovechar las firmas electrónicas, redactar información confidencial, crear pistas de auditoría y más.
Cómo no imprimir y elaborar las Tesis Digitalizadas
La Generación Millennial dejó de imprimir innecesariamente desde hace mucho tiempo. Pero hay muchas personas que todavía imprimen correos electrónicos y páginas web con regularidad, debido a que no conocen esta una nueva forma de guardar y organizar información de forma digital. Al respecto se recomienda cuando se esté realizando la tesis para sustituir la impresión:
Crear un archivador digital
Primero, tienes que decidir dónde guardarás las cosas en lugar de imprimirlas. Ayuda a tener una ubicación separada por capítulo de la tesis. Recomendamos algún tipo de servicio en la nube que se sincronice en todos tus dispositivos para que puedas acceder a ellos en tu teléfono inteligentes, tabletas, así como en la PC. Puedes optar por guardar en un servicio de almacenamiento en la nube como Dropbox o Google Drive. Si prefieres el almacenamiento local, puedes guardar tus archivos en varias carpetas en la PC, pero debemos asegurarnos de hacer una copia de seguridad. También se sugiere para tomar notas la aplicación Evernote
Imprimir en PDF
Todo lo que desees imprimir, ya sea un recibo, documento, correo electrónico o página web, se puede imprimir en un archivo PDF. Obtendrás un archivo que puede almacenar en Dropbox o Google Drive.
Impresión de correos electrónicos
Los correos electrónicos se pueden imprimir en PDF de la misma manera. También puedes destacarlos (si usas Gmail) o agregarlos a una carpeta o etiqueta especial donde puedes consultarlos más adelante.
Impresión de páginas web
Las páginas web también puedes imprimirlas en PDF. Igualmente puedes marcarlos para verlos más tarde (estos marcadores pueden sincronizarse en todos tus dispositivos).
Impresión de mapas
No deberías tener que imprimir mapas si tienes un teléfono inteligente con GPS. Para usar Google Maps, puedes iniciar sesión en la aplicación tanto en el teléfono inteligente, tablet o PC. También puedes imprimir el mapa en PDF, si lo deseas.
Cuando alguien insiste en documentos impresos: Lamentablemente, algún tutor pueda insistir en documentos impresos. Si el asesor no cuenta con acceso a internet, podemos entregarle los archivos en un dispositivo USB o CD-Rom.
Beneficios Ambientales de las Tesis Digitalizadas
Al elegir digitalizarse. también se elige ser ecológico debido a los beneficios medioambientales que van de la mano.
La impresión digital reduce y previene el desperdicio.
Si bien la impresión digital aún requiere el uso de materiales de papel, generalmente usa mucho menos papel que la impresión tradicional. Cambiar las técnicas de impresión puede eliminar hasta el 100% del desperdicio de papel.
Las pruebas se pueden enviar y aprobar electrónicamente.
A través de Adobe y programas similares, el documento se ve de igual forma cómo se vería el producto final sin ninguna impresión. Igualmente permiten la inserción de correcciones y comentarios. Además es fácil producir documentos con amplia cantidad de colores sin desperdicio.
La impresión digital utiliza menos productos químicos tóxicos.
En la impresión tradicional, se necesitan muchos productos químicos tóxicos para producir una pieza impresa. Además de todos esto, genera subproductos dañinos como cartuchos vacíos y papel usado.
Conclusiones
El entorno sin papeles es un objetivo al que cada vez más organizaciones apuntan. Pero más allá de los ahorros de costos obvios y la contribución a la reducción del impacto ambiental de una empresa, dejar de usar papel tiene otras ventajas. La tesis digital impacta positivamente el medio ambiente al reducir gran parte de los desechos físicos y químicos que prevalecían en la impresión tradicional. Entonces, si la rentabilidad, la alta calidad y la confiabilidad son importantes para ti y para la universidad, agrega un beneficio más a su lista de razones para elegir la versión digital: es una solución ecológica. En Online-Tesis.com, entregamos la tesis en su formato digitalizado en la versión que necesites, con la finalidad de que pueda ser revisada por el tutor y el jurado de la forma más conveniente.
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Referencias Bibliográficas
Real Academia Española y Asociación de Academias de la Lengua Española (2014). (23.ª edición). Madrid: Espasa.
Proakis, John G.; Manolakis, Dimitris G. (2007) Digital Signal Processing. Pearson Prentice Hall.
Rivas Vaciamadrid (2013). Digitalización de documentos. Madrid: Anroart.
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Beneficios de la Elaboración de Tesis Digitalizadas
